新木桶理论严把科技查新质量关-公共图书馆研究院.doc

以新木桶理论严把科技查新质量关 田艳玲 中北大学图书馆 山西 太原 030051 [摘 要]文章探讨了如何利用新木桶理论来保证科技查新质量的方式方法。 [关键词]新木桶理论 科技查新 质量 [分类号]G25 Pledge the Quality of the Sci-tech Novelty Retrieval with “New Bucket Principle” Tian Yanling Library of North University of China，Taiyuan，Shanxi 030051 [Abstract] This paper researches the bucket principle of economics, and probes into how to improve the quality of the sci-tech novelty retrieval with new bucket principle. [Keywords]New bucket principle; Sci-tech novelty retrieval；Quality 众所周知，管理学中有一个著名的木桶理论，是说一个木桶的最大容量是由其最短的一块桶帮来决定的。笔者所说的新木桶理论是指：①短板不一定要自己来补，其他桶的长板可以为我所用；②随着新木桶的搭建，原有的桶底将随之变化，与其共有长板的其他桶也将取得最大容量；③长板（资源）的无缝整合需要有合适的黏合剂和桶箍。[1] 美国质量管理专家朱兰曾预言“21世纪将是质量的世纪”。科技查新要为用户提供有价值的参考文献，为项目申报、审批以及鉴定部门提供强有力的情报依据，必须严把质量关，视质量为生命。质量是查新机构发展的永恒主题，严把科技查新质量关就必须整好桶底的核心板（管理体系）和地基板（工作流程），运用各种途径补齐短板，保持独特优势的长板，利用高效的黏合剂（凝聚力）和桶箍（审核评估制度）搭建一个坚实牢固的新木桶（高质量的科技查新）。 1新桶底——合理的业务流程和科学的管理体系 木桶底板是木桶能否容水的基础，一个完整的木桶，除了木桶中长板、短板，木桶还有底板。正是这谁也不太重视的底板，决定这只木桶能不能容水，能容多大重量的水。底板正是提高科技查新服务质量的基础，即科技查新工作架构、制度建设和流程管理。笔者认为标准化的管理是提高科技查新服务质量的重中之重。俗话说 “没有规矩不成方圆”，提升质量，标准先行。 同时，要不定期的检查承载科技查新服务质量的这个“木桶”的桶底是否坚实，各类质量标准的不断完善以及用户对查新质量的要求日益增高，使得这只新木桶容纳的水越来越多，为木桶底板带来巨大挑战。特别是目前新理论、新技术不断涌现，边缘学科、交叉学科相互依赖、相互渗透，研究项目逐步向高难度、跨学科、集簇化、多元化方向发展，查新质量的标准也随之变化，如果不时时关注底板，最后可能导致查新质量下滑。 查新工作管理体系是桶底的核心板。只有建立标准化的查新工作管理体系，才能保证查新工作的高质量。ISO9000 质量管理体系要求“组织应按本标准的要求建立质量管理体系, 形成文件, 加以实施和保持,并持续改进其有效性”[2]。作为一个查新组织, 就应当遵循该思想, 在科技查新活动中以此标准保证查新质量。同时，中华人民共和国科技部2000 年 12 月发布的《科技查新规范》中规定“查新机构可根据《科技查新机构管理办法》和本规范制定机构内部的查新规章制度。查新咨询工作实施细则就是查新机构必须制定的确保查新过程的有效运行和控制所需的准则和方法之一”[3] 。这些都充分证明了查新工作管理体系是查新质量得以保证的核心和重要意义。 查新人员是桶底的弹性板。查新质量需要查新人员来保障，标准化的管理能更好的发挥其的支柱作用。查新工作是信息深加工的过程，体现了查新人员创造性的劳动，因此标准化管理将有助于提高查新质量，让这支弹性板发挥最大的作用。加强查新人员的管理，其一要制定标准化的管理体制，做到有据可依。其二要选拔培训管理人员。其三要运用经济学方法制定科技查新考核体系。 查新业务流程是桶底的地基板。所有的查新工作均要严格按照此流程来完成，以保证查新质量。科技查新应是一个系统的、标准化的服务过程。一方面要有合理的工作流程，另一方面要用现代的技术来保障工作流程的实现。[4] 在我国，大部分查新机构是查新人员个人对查新质量负责，查新机构并不介入。[5]然而查新人员的个人因素对查新质量的影响巨大，要减少这种影响，就必须有一套系统的、标准的、细化的和科学的工作流程来保障。同时查新机构要运用现代的技术手段来保证工作流程的实现。 2 补齐短板，用好长板 科技查新质量做成新木桶，那么，影响查新质量的众多因素就是这个新木桶的桶帮，