xx公司集团文件控制与管理制度1.2.docVIP

莲花温泉旅游集团行政管理制度系列 PAGE 5 莲花温泉旅游集团内部备忘录 文件名称：Subject： 莲花温泉旅游集团文件控制与管理制度 拟 稿 From 总经办 级 别 Classified 受 控 审 核Verify 集团总经理： 类别/档号Folio 旅[2011]0001号 批 准Approve 集团总经理： 签发日期Date 2011-1-9 收 件TO 集团各公司、各职能部门 页/份Page 3＼8 呈 送CC 万家园集团董事长：邢清鑫 版本号Edition A＼0版 1.目的 为理顺行政管理程序，逐步实现旅游集团文件管理的规范化、科学化、国际化标准的管理模式，为度假村今后实施IS0的认证和运行打下基础，争创管理绩效的最大化，实现文件的拟稿、审核、批准、发放、执行、保管、修改、作废等格式及流程的统一，保持旅游集团制度的吻合性、统一性，避免文件的重复、误用、相互矛盾、上下不一致，现就旅游集团文件的控制及管理做出如下规定。 2.适用范围 本制度适用于旅游集团所有部门。 3．文件的种类 3.1内部文件 3.1.1内部A类文件：是指旅游集团 3.1.2内部B类文件： 3.1.3内部C类文件： 3.1.4内部D类文件：是指旅游集团各分公司部门类并 3.2外来文件:是指本旅游集团之外的组织或单位的文件。 4．文件的级别 4.1受控文件：是指涉及到旅游集团经营管理秘密、只限于发放和传达到某一层级管理人员、某一部门，不准越级传达，不准复印，张贴、转抄、传真、外借、不准通过电子计算机复制，受到严格控制的文件。 4.2非受控文件：是指可适度放宽传达层级和发放范围及文件处置方式的文件。 5.文件的拟稿、审核、批准程序 5.1内部文件 内部A类文件：由旅游集团运营管理部综合办或旅游集团总经理指定人员拟稿，旅游集团分管领导审核，旅游集团总经理批准。重大决策类文件呈报董事长批准。 内部B类文件：由旅游集团职能部门负责人或其指定人员拟稿，由分管副总经理审核，旅游集团总经理批准； 内部C类文件：由各分公司行政或人事职能部门负责人拟稿，分管副总经理审核、分公司总经理批准，必要时，可由分公司总经理根据情况，报旅游集团总经理批准。 内部D类文件：由各分公司部门第一负责人指派专人拟稿，部门第一负责人审核、分公司分管副总经理批准。 注：A、B、C、D类文件在拟稿前，首先要由所在单位的行政部门依据文件的清单，检索是否已有相关文件，部门类文件由拟稿人进行检索，并按下列规定处理： A．原来已有的文件，不需再次编写。 B．需要更改、补充完善的文件，要按文件更改规定（本文6.8至6.11条）进行更改。 C．各分公司各部门制订的文件，必须遵循旅游集团的企业理念，相关制度、政策、原则和精神，保持高度的一致，不能相抵触或背道而驰。 D．凡涉及旅游集团内产品价格、营业收入、经营决策等文件，需执行内部文件控制和管理规定。 E．所有文件都必须注明共几页第几页。 5.2 外来文件 外来文件由集团运营管理部综合办公室文秘负责收取,对文件进行编号，拟写处理意见，呈交旅游集团总经理签阅批示后,转交使用或执行部门签阅后交回综合办公室进行统一保管。旅游集团综合办公室要编制《外来文件收文登记表》定期检查外来文件的修订，换版情况，以保证采用该文件的最新版本，掌握其法律法令、指示精神和相关内容及条款的改变情况。 6.文件的复印、发放、签收、保管、更改、作废的控制及管理 6.1文件的管理工作均由行政部门负责。 6.2旅游集团、各分公司、各部门要建立《文件发放登记本》，编写文件签收部门或人员的编码，按照发放文件的名单和要求，进行文件的发放，办理签收手续。 6.3如果是发放换版的文件，要同时收回旧版本文件，做好收回、发放记录，以保证文件的使用部门或场所都能得到文件的最新有效版本。 6.4 各类文件由行政部门按文件编号规则进行编号，呈相关领导批准后登记、复印、发放、签收、保存其正本。 6.5外来文件按本文“5. 6.6行政部门负责建立《旅游集团文件总览表》，各部门还应建立《部门文件一览表》，以控制文件的有效版本和修改状态。 6.7当文件损坏影响使用时，文件使用部门或使用人应向行政部门申请，办理文件更新手续，并交回损坏文件（尤其是绝密和受控文件）由行政部门按作废文件处理。 6.8各部门的文件要置于易于取用和学习的位置，要有专人保管，如有丢失，应查明原因，追溯责任人，并向行政部门申请补发。 6.9作废的文件由行政部门统一收回处理，对有保留价值的作废文件，加盖“保留文件”的印章方可保留，不需保留的应销毁，以防止文件误用。