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《电脑迷》2012年1月下（编辑有删改） 让幻灯片和Word文档转换自如 江苏 姚文连 在我们参加各种培训、聆听各类讲座的过程中，常常都要和PowerPoint演示文稿打交道。对于讲授者而言，为了投影所讲的主要内容，需要提前将很多文字内容插入到幻灯片当中，有时制作一个讲座的PPT文件，可能需要花费很长时间。对于学员和听众而言，为了提高学习效果，往往还需要将演示文稿打印出来，直接通过PowerPoint的讲义方式打印，虽然能在每一张纸上打印多张幻灯片内容，但如果每一张幻灯片都包含图片和文字段落格式，相邻幻灯片之间又会自动保留一定的间距，如果碰到文字内容比较多的幻灯片，打印后的阅读效果常常不能令人满意（如图1）。其实，我们可以利用演示文稿和Word文档之间的相互转换功能，提高幻灯片的制作速度，改善演示文稿内容的打印效果。 一、轻松提取幻灯片中的文字 对于没有备注内容的幻灯片文件，我们可以借助PowerPoint本身提供的文件转存功能，将幻灯片转存为RTF格式的文本文件，稍加排版之后再打印，就可以显著地改善阅读效果。这里以PowerPoint 2007为例，首先打开要提取文字的幻灯片文件， 例如“经典故事.ppt”,执行“Office-另存为”命令,在“保存类型”的下拉列表中选择“大纲/RTF文件（*.rtf）”文件格式选项，单击“保存”按钮，即可将幻灯片文件转存为RTF格式的文本文件（如图2）。双击转存后的RTF文件，系统默认会启动Word软件来打开文件，再进行排版打印就很方便了。 通过幻灯片文件转存RTF文件的方法，只能提取幻灯片正文大纲页面中的文字，如果幻灯片中还包含许多备注文字，则需要借助“幻灯片文字提取程序”这款绿色小软件（下载地址：/soft/4007.html)，具体操作方法如下：首先同时打开Word 2007和PowerPoint 2007软件，然后运行“幻灯片文字提取程序”，将目标幻灯片文件拖放到主程序窗口的转换框当中，单击“开始”按钮，软件就会自动打开每一页幻灯片，依次复制文本框和备注中的文字内容，并按原来顺序粘贴到Word文档窗口当中，通常只需要一两分钟就可以完成提取工作并自动退出程序，最终形成一个名为“×××.ppt.Convertor.doc”的Word文档，其中“ ×××.ppt”为原来的幻灯片的文件名称（如图3）对该文档稍加编辑,同样可以得到我们真正需要文本内容。 小提示：如果在转换前勾选“转换时加分隔标志” 项，则转换后的Word文档中将会自动添加文字来源的幻灯片页码（英文标识为Page No.X）、文字来源于备注页面（英文标识为WordsFromNotePage）等文本分隔符号，以上文字提取操作在Word 2003和PowerPoint 2003当中同样可以实现。 二、快速将Word文档转换成幻灯片 在我们制作演示文稿的过程中，常常需要将Word文档中的文字内容依次复制粘贴到PowerPoint当中，如果文字内容较多，插入样式又比较接近，就可以使用Word 2003提供的文件发送功能，将Word文档内容直接发送到PowerPoint幻灯片当中，从而节省下大量复制粘贴的繁琐操作时间。 这里通过上例中提取到Word文档中的经典故事的发送操作为例，首先运行Word 2003，打开对应的文档,一手按住键盘上的Ctrl键不放，一手按住鼠标左键，依次拖动选中不连续的故事内容，然后执行“格式-项目符号和编号”命令，选择任意一种项目符号，单击“确定”按钮。如果文档内容较多，还可以分批选中每个小故事的内容，分别执行上述命令，插入同一种项目符号（如图4）。 接下来，执行“文件-发送-Microsoft Office PowerPoint”命令，系统会自动打开PowerPoint，将每一个故事单独放置在一张幻灯片中，故事名称在标题文本框中，宋体44磅，居中对齐；故事正文在内容文本框中，宋体32磅，左对齐，如果故事内容太多，常常会超出内容文本框的显示范围，还需要对幻灯片进行必要的编辑修改操作。 由于PowerPoint自动版式模板中有两个文本框，系统会以回车换行符号（直接按回车键，又称段落符号），作为文本框的分隔符号，设置了项目符号的文本内容，会自动插入内容文本框，否则就插入到标题文本框。如果文本内容包含多个段落，可以将回车换行符号替换为人工换行符号（同时按下Shift键和回车键），对文本内容进行人工换行操作（如图5）。 最后，回到PowerPoint 2003，对自动生成的幻灯片进行编辑操作，首先执行“格式-幻灯片设计”命令，选择一种合适的幻灯片设计模版，并应用于所有的幻灯片。然后执行“视图-母版-幻灯片母版”命令，通过母版视图设计界面，对自动版式标题和内容区的文本框进行必要的格式设置，如字体、字号、对齐方式等，最后单