公文处理暂行办法.doc

雨润建设集团新业务板块 公文处理暂行办法 一、总 则 为使雨润建设集团新业务板块（以下简称“本集团”）公文处理工作规范化、制度化，提高本集团公文处理工作的效率和公文质量，有效规避企业管理风险，特制订本办法。 二、适用范围 本规定适用于子集团机关及下属各单位、项目部。本规定中所指公文指以子集团和子集团部门名义发文、来自子集团以外单位的公文（统称外来信函）。 三、主要工作流程 外来文件 外来文件 文秘或资料员分送 文秘签收/登记 部门文秘或资料员签收登记 办公室负责人提出拟办意见 经办部门拟稿 填文件审批 会签单 主管领导阅示 相关人员 阅办 办公室负责人审核 办公室 负责分发 总裁或主管领导签 发 办公室 保存原件 办公室 编号/打印 收文 发文 办公室存档 部门文秘或资料员摘录重要批示内容 办公室存档 相关部门 会签/定稿 部门负责人 签署意见 部门文秘或资料员登记 项目外来文件 文秘/资料员 收文登记 专业公司/项目经理 批 阅 文秘/资料员 分 送 相关部门 阅办处理 文秘/资料员整理归档 项目竣工 移交档案室 项目 四、收文管理 1、外来文件 除标有收件人姓名的一般性业务函件、传真外，本集团及各部门收到的文件一律要交由办公室文秘/资料员进行收文登记，加盖收文章。 收文分送 登记后的文件要经办公室负责人进行批阅并提出拟办意见后，办公室文秘或资料员根据拟办意见送相关领导批示，或直接分送相关部门签收阅办和执行以及签署事务办毕意见，原件存办公室。 3、电子文档 本集团收到的电子文档，等同于纸质文件，各部门须发至办公室专用邮箱，经主管领导批复后再行转发。办公室发至集团各部门和各下属单位的电子文档，由相关主管部门和各单位文秘或资料员进行转发。需要或是重要的电子文档应打印保存并送主管领导批示。控股集团及其本集团相关部门的电子文档，各部门应转发至办公室信箱，由办公室进行收文处理和信息综合。 4、文件传阅 4.1需传阅的文件（含部门会签文件）一律经各部门文秘或资料员之间进行传递，各部门文秘或资料员要做好相应的登记工作，以避免文件丢失。 4.2进入传阅程序的文件，在各部门停留时间原则上不应超过4小时； 4.3需办理和转发的文件，主办部门办文时间不应超过2个工作日。确需延长时间的，应留存复印件，原件交办公室存档。 4.4紧急或机密级以上文件的传阅，原则上要实行旁站式立即阅办、催办并反馈。 4.5未经本集团总裁许可，任何人不得摘录、复印、翻拍密级文件，或将密级文件带离受控的办公区域。 4.6办公室有责任对本集团领导在公文上批示内容的落实情况进行监督、检查，各部门文秘或资料员应做好文件的催办工作。 4.7为提高办文质量，文件拟办传阅分工如下： 4.7.1业务类文件，由主管部门拟办传阅。 4.7.2管理类文件，由企管部拟办传阅。 4.7.3其余文件，由办公室统一拟办传阅。 4.8所有经总裁签署批准后的文件或信函统一由办公室存档。 发文管理 1、发文种类及适用范围 1.1本集团发文：用于发布本集团重要的决定、通知、规章、制度，转发上级文件，向上级机关请示有关问题，办理申请，批转、批复分管机构的请示、报告，通知重要会议，传达本集团领导重要批示等。 1.2部门发文：各部门用于通知、发布、批复部门职责范围内的业务事项，转发上级对口业务主管部门的文件，催要有关情况、材料、报表、联系工作等。 1.3会议纪要：用于记载、传达本集团主要领导主持的会议情况和议定事项。 1.4签报：各部门用于向领导请示、报告工作，通报本集团重要情况，工作动态等。 1.5其他公文：便函、介绍信等。 2、公文文体 2.1决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。 2.2通知：适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章制度，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，员工的任免和聘用等。 2.3通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。 2.4报告：适用于向上级单位或本集团内部汇报工作，反映情况，提出建议或答复上级单位的询问。 2.5白头报告：适用于不便或不必正式行文，而又需上级部门或领导同志批示、批复或阅知的事项。 2.6请示：适用于向上级单位请求指示、批准的事项。 2.7批复：适用于答复下级单位请示事项。 2.8意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 2.9函：于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准等。 3、发文程序 3.1拟文 3.1.1拟文应使用本集团《文件审批/会签单》；文件标题应简要概括文件的主要内容，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文中使用简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。