董事会、股东大会召开工作流程.docVIP

董事会会议工作流程 （内部适用） 时间 工作安排 注意事项 完成情况 T-15 收集会议议题 确定会议时间地点 T-11 确定会议议题、制作议案 T-10（临时T-3） 发出会议通知和议案 T-5（临时T-3） 预定会议室 根据参加会议的人数，预定合适的会议室。 T-2 提前安排、确定董事行程 如有董事在外出差，或有其他会议、事务，需提前确认并安排其行程； T-1 参会人员的会前提醒 电话提醒董事及列席人员（监事、高管）会议的时间、地点；根据实际情况，电话提醒需参会的高管； 会议资料准备 准备以下会议资料，并将相关会议资料装订成册： 会议通知； 会议议程（如有）； 会议议案、附件资料； 签到表； 表决票； 会议决议（草稿）； 会议纪要（草稿）； 公告（草稿）； 独立董事意见、保荐机构意见草稿（如有）。 1、制作会议PPT； 2、准备会议决议、纪要的签字页； 3、议案所需特殊格式的决议文件（如综合授信申请等需要）。 会议准备、会议室提前调试 根据参加会议人数，预定合适的用餐地点 1、通知行政部采购水果、茶点； 2、领取瓶装水； 3、准备茶具、茶叶、咖啡（如需要）。 4、调试会议室：调试空调、音响、投影仪。 T 会场布置、会议安排 提醒司机接送参会董事及其它参会人员（如需要） 1、打开空调、音响； 2、打开PPT； 3、摆放好会议资料、茶点、水果、茶水。 1、安排司机接送预定的酒店就餐； 2、会议期间添加茶水。 安排并检查董事签署签到表、表决票、会议决议、会议纪要等文件。 会议完成后整理会场、归还所借物品 T—T+2 会后重要事项 1、完成会议决议、纪要； 2、将会议决议传至深交所备案； 3、完成公告（如有）。 会议资料整理归档 会议资料内容包括： 1、会议通知；会议审批单；通知邮件；非直接送达电话确认情况表； 2、会议议案、附件资料； 3、签到表； 4、表决票； 5、会议决议； 6、会议纪要； 7、授权委托资料（如有）； 8、独立董事意见（如有）； 9、保荐机构意见（如有）； T++ 决议执行跟踪 1、制作会议决议事项执行情况记录表； 2、将会议决议送达给相关执行部门、执行人，并由其在决议事项执行情况记录表上签收。 1、跟踪决议执行进度； 2、记录决议执行结果。 … … … 股东大会会议工作流程 （内部适用） 时间 工作安排 注意事项 完成情况 收集会议议题 确定会议议题、制作议案 预定会议室 根据可能参加会议的人数，预定合适的会议室。 预约见证律师、保荐机构 提醒律师，股东大会需由两名律师见证。 董事会审议通过关于召开股东大会会议的通知 T-15（年度T-20） 对外公告会议通知和议案 通常和董事会决议一起公告； 会议通知应确定股权登记日及会议登记日。 T-10 安排制作会议礼品或纪念品（如需要） T-5 申请截止日的股东名册 在股权登记日之前向中登公司申请 T-2 参会人员的会前提醒 1、电话提醒董事、监事、高管、律师、保荐人会议的时间、地点； 2、确定出席会议的股东、董事、监事、高管、律师、保荐机构等人员； 3、将议案发给律师，并提醒律师准备好法律意见书的签字盖章页（两名见证律师及事务所负责人签字，加盖公章）。 提前安排外地股东、董事、高管行程 1、给在外地的股东、董事、高管预定机票、酒店、安排接送司机（如需要）； 2、确定在外地的股东、董事、高管的行程，并提醒做好相关接待及后勤工作；将相关安排通知外地股东、董事、高管。 T-1 停牌申请 通过业务专区，向深交所提交停牌申请 会议资料准备 1、制作会议PPT；准备股东名册； 2、准备签字笔、纸、名牌。 准备以下会议资料： 1、会议通知； 2、会议议案、附件资料； 3、会议议程、规则； 4、签到表； 5、表决票； 6、会议决议（草稿）； 7、会议纪要（草稿）； 8、公告（草稿）。 会议准备、会议室提前调试 1、通知行政部采购水果、茶点； 2、领取瓶装水； 3、准备投票箱。 调试会议室：调试空调、音响、投影仪、电子牌。 T 会场布置、会议安排 提醒司机接送参会人员（如需要） 1、打开空调、音响、投影仪、电子牌； 2、摆放好会议资料、茶点、水果、水。 资料准备 会前资料准备：PPT、通知、议程、表决票、决议、纪要的签名页。 股东签到 1、仔细核对身份证和股东代码卡； 2、授权委托的，需核对营业执照复印件、授权委托书、法人代表证明书、股东卡等资料。 统计到会股东人数及股份数额 会议开始前统计完成股东人数、持股数、持股比例等并提交给主持人宣布 分发表决票 将表决票发给参会股东 纪要 纪要股东发言要点 收取表决票 投票箱 计票、监票、统计票数 注意股东签到人数和表决票数及总股份数是否相符 完成决议、纪要、法律意见书 完成会议决议、纪要、法律意见书 主持人宣读决议并询问股东是否有异