洪屏抽水蓄能电站C4标档 案管理制度.docVIP

江西洪屏抽水蓄能电站下水库土建 工程项目档案管理制度 1 目的 为了加强洪屏抽水蓄能电站下水库土建工程项目档案的收集、立卷、整理、归档工作，充分发挥档案在经营管理、施工生产中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《江西洪屏抽水蓄能电站项目档案管理办法》及有关规范和标准，特制订本办法。 2 适用范围 本办法适用于江西洪屏抽水蓄能电站下水库土建工程项目各部门所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。 3 档案管理机构与职责 3.1项目档案管理领导小组 ⑴ 项目经理为项目档案管理领导小组组长，负责项目部档案的全面工作。 ⑵ 项目总工为项目档案管理领导小组副组长，主管项目部档案工作。 ⑶ 项目副经理及三总师为项目档案管理领导小组成员，协助管理项目部档案工作。 ⑷ 项目部档案管理领导小组接受江西洪屏抽水蓄能有限公司（以下简称洪屏公司）、国网新源建设有限公司洪屏工程建设管理部、水利水电建设工程咨询公司西北公司的指导和检查。 3.2综合办公室 ⑴ 综合办公室为项目部及所属各部门所有往来文件（文函）的归口管理部门。 ⑵ 业主、监理、设计来往文函，综合办公室对文件的原件进行归档，并根据文函涉及的内容，及时发放到有关部门。项目部对业主、监理、设计及友协单位的行文和回函，综合办公室除对文件原件归档外，也要按所涉及到的部门及时进行复印发放。 ⑶ 综合办公室应设置专职档案员，负责工程建设全过程文件材料的监督、检查及收集，严格登记，妥善保管，做好立卷、归档工作。 ⑷ 综合办公室负责检查和协助各部门做好文件资料的形成、积累、整理和立卷归档工作。对各部门档案管理的质量好坏，给予奖励和处罚。 ⑸ 专职档案管理员必须参加单位工程及重要设备开箱的文件材料验收工作，掌握资料形成动态。 3.3项目部各职能部门 ⑴ 有关工程技术、工程质量、经营结算方面的文件、图纸表格、合同的管理按业务对口由各职能部门管理。 ⑵ 项目部各职能部门均应指定1人为兼职档案员，负责文件材料的收集、整理及移交工作，并保持该人员的相对稳定，人员变动应及时通知档案管理室备案。 ⑶ 各部门接受档案管理室的业务指导和检查，在工作中接受专管领导和综合办公室负责人的领导。 4文件材料的管理 4.1文件的编制、审批和发放 ⑴ 项目部所发放与工程管理、安全施工、生产、计划合同管理、物资设备管理及后勤工作有关的管理性质的文件，由各职能部门负责编制，项目部主管领导审批签发后，综合办公室统一编写文号、打印，原稿校核、批准后发放。 ⑵ 各职能部门的业务对口编发文号的文件（包括：报告、计划、来函回复等）由各职能部门负责编写，并经部门领导审核签发后，由综合办公室统一编写文号发放。 ⑶ 各职能部门单列发出的施工组织设计(技术文件、施工方案、设计图纸及资料)，经营结算报表、材料报表等，由各职能部门负责编制，部门领导审核，其中重要的须经项目部主管领导审阅，由各职能部门打印、发放。 ⑷ 文件发放时，档案管理员应填写“文件发放记录表”，受主部门或个人应在“文件发放记录表”上签收。当需增加领用相关文件时，应向综合办公室提出，经批准后发放；各部门人员不得私自复印文件。复印的文件也应办理发放审批和签收手续。 4.2文件的归档管理和利用 ⑴ 项目部根据本工程档案的数量，设置符合要求的专用档案库房和相应的档案设施，按有关标准严格管理档案，保证档案安全，防止档案的破损、霉变和散失，任何部门和个人不得伪造和擅自销毁档案。 ⑵ 文件原稿由档案管理员填写“文件归档登记表”，并列入“文件清单”中。存入计算机的文件也应由档案管理员进行归档登记，以防丢失。 ⑶ 项目建设过程中，各部门如需借用相关资料，应到项目部档案管理室办理借阅手续，填写借阅登记表，使用完后，立即归还。 ⑷ 档案管理员应经常检查文件的时效性，发现问题及时处理，防止使用失效或作废的文件。 ⑸ 在工程建设期间，对档案的综合管理以及单项管理成绩突出的单位和个人给予精神和物质奖励。 4.3外来文件的管理 ⑴ 凡收到外来文件，应先交由综合办公室登记签收。文件签收后，及时附上“收文处理签”，核定阅文范围，送相关人员批示或传阅。已批阅文件由综合办公室分转处理。 ⑵ 凡正式文件均由项目部领导阅批后分送承办部门阅办。综合办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人处理。不得将文件压放分散，如需备查，应征得综合办公室同意后，方可复印，原件应及时归档。 5 照片类资料的采集与管理 ⑴ 照片由各相关部门进行采集，施工管理部、质量保证部和安全环保部主要负责照片的采集工作。 ⑵ 各相关部门主要采集反映施工过程中安全质量控制主要活动和关键环节，以及人员培训教育、现场安全文明施工“六化”标准执行情况、施工工艺亮点、外观质量的数码照片。 ⑶ 采集的照片应能全面反映单位工程中单元、分部工程的质量验