电子档案归档管理制度.docVIP

电子档案归档管理制度 　　为了加强中队电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和 有效开发利用，更好地为中队发展服务，根据《中华人民国档案法》等有关文件，结合本队实际， 特作如下： 　　1． 电子文件是开设的一种的档案门类和载体， 它和其他档案一样，应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中 　　2．电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而电子文件的完整、真实和有效利用。 　　3．电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。 　　2．根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类（信息类和类）组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。 　　序号、 题名、 责任者、文号、每份文件机读时间及、密级、保管期限、硬件和软件 等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。 　　1．入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。 ２．随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。 　　1．封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防 范措施和可靠的监管保障。 　　2．电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制清册，监销人、人签名盖章。 　　1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。 　　2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。 　　3、各部门及各项目承办人员应项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，项目结案后及时归档。 　　2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。 　　3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。 　　1、归档前应由文件形成部门按照的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录a表)。 　　2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录b的表)，以各文件夹为单位填写续页(见附录b的表)。 　　3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。 　　3、电子文件类别代码：t（text）— 文件；i（image）— 图像文件；c（chart）— 图形文件；v（video）— 影像文件；a（acoustical）— 声音文件；h(hypermedia)— 超链结文件；p（program）— 程序文件；d（data）— 数据文件。 　　5、对于非以上通用格式的电子文件，如无法转换为通用格式且在存档电脑上无法打开，则必须在存档电脑上安装相关软件。 　　3、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行 　　1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者需填写《归档电子文件借阅单》(见附录d的表)，报主管人员批准后，方可借阅。未经批准，任何部门或人员不允许擅自复制电子文件。 　　2、借阅时，应由档案管理人员将资料拷贝件存放在共享文档各借阅人专用文件夹，借阅人应在当天将借阅档案剪切另存，以免增加共享文档的负担。 　　1、档案管理人员应对储存电子档案的专用电脑设置用户名及密码，填写《档案电脑用户名及密码登记表》(见附录e的表),并提交总经理备案。 　　3、档案管理人员应对涉及公司机密的文件夹进行加密，填写《加密文件登记表》(见附录e的表),并提交总经理备案。 　　档案能够充分展现工作的，对已完成的工作留下痕迹，并为以后的工作提供历史资料，是工作管理的宝贵组织过程资产。如何能够管理运用好这些资料，使已存档文件都能快速的查找，做到清楚明了，是分行工作管理的一个重要工作，现将档案管理经验介绍如下： 　　首先，梳理资料类型，建立科学的查询目录。因实际工作需要，目前很多工作文档等都还是纸质文件，这造成科技资料繁多且杂乱。根据日常使用规律，将存档资料