行政部岗位说明书1.docVIP

行 政 部 岗 位 说 明 书 一、行政秘书岗位说明书 部门 行政市场部 岗位名称 行政秘书 定员人数 1人 任职人 骆祥艳 直接上级 行政市场部经理 工作分析日期 2006年 岗位概述 负责公司前台接待、电话转接、办公耗品、店面营运物品的管理、办公环境监督、商品库存汇总和月末相关工资资料汇总工作、常用公文的拟稿 工作准则 细心、耐心、诚心；日事日毕 职 责 一 职责表述：负责客户来电、来访的接待、公司文件、政策及相关资料的上传下达 工作任务 衡量标准 公司总机的接听及转接和各部门传真件的收发 电话铃响三声之内接听，并报“你好，日上！”准确转接 熟悉了解各部门各员工的工作职能 传真件收发工作须在半小时之内完成，将收到的传真件准确地将给相关人员（见附件1） 总部客户来访接待 面带笑容，主动起立接待来访客户。（见附件2） 使用礼貌用语， 五指并拢向客户指引去处 负责办公室白板上通知、文件的粘贴和取收 通知文件在下发后半小时内粘贴，通知过期后即取下，文件在公布后一周内取下 公司各类文件、资料、通知的收发工作 发放工作须在一个工作日内完成，如遇紧急文件、通知等须在半个工作日内完成（见附件3） 各类常规通知（培训、会议和盘点等）和证明（介绍信、通讯类证明）的拟稿和传达 1、语句通顺，无错别字和漏字，表达的意思清晰明确 2、每月29或30日下发放储运部盘点通知，一般情况是30或31日停货盘点；如遇季末或节日就为月末30或31日晚上或月初1日晚上进行盘点，不可工作日停货盘点 根据产品经理给出相关业务（如新品发布等信息）内容用短信平台（企信通）发送短信 短信内容简洁明晰，字数不超过70字。接到短信发送任务后当天内完成。（见附件4） 职 责 二 职责表述：负责相关资料的汇总管理工作 工作任务 衡量标准 负责全体员工当月考勤情况的监督和汇总；每月末最后一天下午，将总部及电科店面的每位员工新考勤打卡纸填写好名字插在卡座上 保证1日上午每位员工上班时打卡时都有新卡使用 员工通讯录的制作和发放 1、当有新员工入职公司，接到资料后立即将电话号码和生日录入在通讯录中。 2、收到员工的电话号码进行更换的信息后次日完成通讯录的修改工作，并在白板上注明更换信息。 职 责 三 职责表述：负责办公耗品管理和营运物品收发工作 工作任务 衡量标准 办公耗品、店面工作服、销售小票、验收、登记、保管与发放 及时补充库存量，保证各部门正常使用量。耗品及店面营运物品在购回后一个工作日内完成入库工作；登记工作应在员工领用后的一个工作日内完成（见附件6） 负责将各部门办公耗品和礼品领用情况进行费用汇总统计及分配 次月2日前汇总完毕并报财务部，做到数据准确无误 公司礼品库管理 严格按照礼品领用流程管理和发放礼品 每月末最后一天对库存的办公耗品和礼品进行盘点并做好盘点表 实物数量应与帐本数量完全吻合 公司图书目录的整理和借阅手续办理 在购回新书的当日于半个工作日内将录入新目录，并在白板上写出新书入库的通知 员工名片的印制 收到名片印制通知后二天内完成并送达员工处，保证内容无误，及时做好名片印制的登记和追踪工作，便于行政干事月末与供应商核算结帐（见附件7） 提货单、资金请用单、市内（外）出货通知单、工休单、请假单等办公单据的速印 保证各类单据的正常使用量。提货单、资金请用单、市内（外）出货通知单由天马速印；工休单和请假单自行复印即可（天马电话：） 员工培训、开会时快餐盒饭的订购和结算 熟悉了解各快餐店的电话 电科门禁卡的保管、登记和发放 门禁卡领用台帐清晰，保管数量准确无误 职 责 四 职责表述：负责公司总部办公环境的保洁、营造，复印机、饮水机办公设备的日常维护 工作任务 衡量标准 负责维护501办公室、会议室、洽谈区卫生环境，并协助和监督保洁员做好清洁工作 合理安排，时刻保持地面无污迹，保持总经理室、会议室和洽谈室无杂物，客户离开上述地点后及时（不超过半小时）清理水杯、烟蒂等物品。 定期对办公室摆放的花卉进行更换；及时定购饮用水，定期对饮水机进行清洁 1、一季度更换一次花卉品种，每周进行花卉护理。 2、保证饮用水的正常供应量，每月清洁一次；每季度对外询问市面价格一次，尽量保证水价的合理性 协助各部门员工正确使用复印机 对复印机使用量进行预估，做好加碳粉的准备工作，保证复印机的正常使用 职责五 职责表述：本部门及其他部门员工工作协助；完成公司高层交办的其他事宜 岗位权限 公司总部的卫生工作的监督检查权、督促权和处罚权 公司图书库，办公易、损耗用品监控权 任职条件 教育水平 中专以上、专业不限 技能技巧及知识 熟练使用word/excel办公软件，打字速度达60字/分钟， 具备常用公文写作知识 具备基本的电脑、网络知识 培训 公文写作、办公室及接待礼仪、行政管理 个人素质 具有计划与执行