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文书与档案管理电子教案潘春胜 主编 第一章 绪论 ［教学目的、要求］ 通过本章教学，使学生们熟悉文书与档案管理的组织机构，明确文书档案人员的基本素质与技能要求；掌握文书与档案，文书工作与档案管理的含义及相互关系。 ［教学重点和难点］ 文书工作与档案管理的基本含义及相互关系，工作要求。 ［知识结构图］ 第一节 文书与档案 ［教学重点与难点］ 1.文书与档案的含义 2.文书与档案的联系和区别 一、文书与档案的含义 （一）文书的含义 文书是国家机关、团体、企事业单位和个人在社会实践活动中，为了一定的目的而形成的具有一定格式，用以处理各种事务，沟通各种关系而形成的所有文字材料的总称。 从文书的含义中可使学生了解以下四点： 1.?文书是一种书面材料 2.?文书具有一定的格式 3.?文书具有实用性 4．文书的主体主要是党和国家机关、团体、企事业单位和个人。 文书的含义，用示意图表示为： 档案是机关组织和个人在社会活动中直接形成的，作为原始记录保存起来的对日后工作有一定查考利用价值的文字、图表、照片、声像及其他各种方式和载体的记录材料。 从档案的含义中，可使学生了解以下四点： 1．档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的 2．档案是保存起来的有查考利用价值的记录材料 3．档案信息的记录方式和载体是多种多样的 4．档案是人们的社会活动的原始记录 档案的含义，用示意图表示为： 二、文书与档案的相互关系 （一）文书与档案的联系 1．二者的功用相同。文书是现实活动的记录，用于处理各种事务，沟通各种关系；档案是保存起来的历史活动记录，用于日后工作的查考和利用。 2．二者的物质载体相同。历史上文书与档案的主要载体是龟甲、兽骨、羊皮、竹木、绢帛、纸张等，现代发展到胶片、磁带、磁盘、光盘等，由于二者载体相同，记录在载体上的方法也相同。如印刷、晒制、摄影、录音、录像等。 3．二者的内容和格式相同。档案直接来源于文书，档案是由文书转化而来的，人们常说，“今天”的档案就是“昨天”的文书，“今天”的文书可能就是“明天”的档案，这句话概括了档案与文书之间的密切关系，因此说，两者的内容与格式完全相同。 4．二者互为条件。文书与档案是密不可分的有机整体。文书是档案的前身，档案是文书的延续。没有文书也就没有档案。在某些情况下，文书也要通过查考档案后才能形成和制发，档案为文书的形成提供了依据和参考。 （二）文书与档案的区别 1．二者的性质不同。文书是具有现行效用的信息，在处理公务方面具有针对性、指导性和执行性；档案是机关组织和个人在社会活动中积累、保存起来的信息，具有原始记录性。在日后工作查考、科研方面具有凭据性、参考性和借鉴性，并向全社会提供利用，发挥着实际效益。 2．二者的形式不同。文书是在处理现行事务中不断产生的，档案是为了今后应用，将处理现行事务的有关材料按一定的规律组成和保存起来。文书是一份一份的，其表现形式为单份的、零散的；档案是将一份一份的文书按一定方式组合起来的，是多份的，整体的。 3．二者的效用不同。文书是进行公务活动，处理现实事务的重要工具，通用文书是具有法定的权威和行政约束力。因之，文书具有现实效用；档案，作为真实的历史记录，具有凭证和参考价值，可以提供利用，发挥其历史效用。 第二节 文书工作与档案管理 ［教学重点与难点］ 1﹒文书工作与档案管理的含义 2﹒文书工作与档案管理的联系和区别 一、文书工作与档案管理的含义 (一)?文书工作的含义 文书工作是指文书工作人员运用科学的原则、程序和方法完成文书的收发、文书的撰写、文书的制发、文书的处理和文书的管理等一系列工作。文书工作在机关工作活动中是一项最主要、最大量的日常工作，它通过文书的制发、处理与管理等一系列相互衔接的程序和环节，构成机关信息运转与处理的流程。 文书工作含义用示意图表示为： （二）档案管理的含义 档案管理也称档案工作，它是指用科学的原则、方法和组织制度管理档案，为党和国家提供各种服务的工作。它的工作内容主要有档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供、利用等工作，这就是通常所说的档案工作的六环节。 档案管理的含义用示意图表示为 二、文书工作与档案管理的相互关系 (一)文书工作与档案管理的联系 1．二者的工作对象相同。文书工作与档案管理工作的对象都是文字材料（档案工作还有其他材料）。文书工作是形成和处理文字材料，是对文字材料的前期处理，并实现其现行效用；档案工作是有规律的保存了文字材料，是对文字材料进行了后期处理，并实现其备考利用价值。档案是由文书转化而来的。 2．二者的主要工作环节相同。文书的整理与归档是文书工作的最后一个环节，但同时又是档案工作的第一个环节——收集。归档和