某公司文件编号及格式规定.docVIP

Shaanxi Huayang Solar Co.,Ltd. 陕西华扬太阳能有限公司 文件编号及格式规定 操作规程 文件编号 批准日期 生效日期 GD/ZD2011-001 2011年1月1日 2011年1月1日 等级 保密 版本 第A版 修改状态 A/0 总页数 07 正文 05 附录 01 编制 审核 批准 关 联 文 件 编 号： Shaanxi Huayang Solar Co.,Ltd. 陕西华扬太阳能有限公司 文件编号及格式规定 共 08 页 第 02 页 版 次：A/0 页版号：002 修改记录 页号 页版 修改内容 修改人 批准人 修改日期 编 号： Shaanxi Huayang Solar Co.,Ltd. 陕西华扬太阳能有限公司 文件编号及格式规定 共 08 页 第 03 页 版 次：A/0 页版号：003 1 目的 规范文件编写，以求文件格式与风格的统一。 2 范围 适用于本公司除外来文件、图纸、工艺文件等之外的所有文件的编号与编写。 3 职责 3.1管理性文件，体系文件，技术文件的文件管理负责人由管代、技术负责人担当； 3.2一般性文件，通知，会议记录等的文件管理负责人由关联部门领导指定的人员担当； 3.3文件管理负责人负责对文件进行编号，并对编号的唯一性负责。并保证文件编号、书写符合本规范。 4 工作内容 4.1文件编号的标记方法 4.1.1标记在显眼的位置。原则上为纸的右上角。 4.1.2原则上当一个文件有多页时，每页都要标记上编号。 4.1.3原则上在版面的右上角还应标上版次，左上角标上页号。 4.2文件种类的划分 表1文件种类 文件的种类 对象文件 类别代码 性质 编号方法 体系文件 质量手册、程序文件、质量环境管理方针、目标 见表2 一级文件 见 §4.3 规程文件 操作规程、规范 见表2 二级文件 见 §4.3 作业标准 通用标准（含外来文件） 见表2 二级文件 见 §4.3 设计文档 图表、规范书、说明书、设计书等 SM 二级文件 见 §4.3 质量记录 产品质量环境记录、通用记录 JL 三级文件 见 §4.4 其它 业务通知 行政通知，人事通知 财务通知， 市场，商务，支撑通知 质量检查通知，技术通知等 TZ 三级文件 见 §4.4 技术报告 技术报告、普通报告、调查报告等 BG 三级文件 培训资料 公司内培训资料 顾客培训资料 PX 三级文件 目录、手册 销售资料（产品手册等） 其它资料（公司介绍手册等） ML 三级文件 上记以外 的文件 产品业务文件 产品外业务文件（联络书，说明书，议事录发送件，报告书等） NT 三级文件 4.3 体系文件的编号办法 4.3.1 体系文件必须按本规定进行编号，编号应便于识别，统一打印在文件的右上角。 4.3.2 体系文件编号规定 编 号： Shaanxi Huayang Solar Co.,Ltd. 陕西华扬太阳能有限公司 文件编号及格式规定 共 08 页 第 04 页 版 次：A/0 页版号：004 SHY/??- ?? - ?/?     文件版次 A/n  文件顺序号（01、02……）  质量体系文件类别代码（见表2）  “陕西华扬”汉语拼音缩写 4.3.3文件类别代码按表2规定（本节编号仅覆盖以下文件） 表2文件类别代码 代 号 性 质 文件名称 备 注 SC 一级文件 质量手册 体系文件 CX 一级文件 程序文件、质量环境管理方案 程序文件 GC 二级文件 操作规程 检验规范、设备操作规范， 工艺文件、作业指导书 BZ 二级文件 通用标准 企业内部标准、外来标准 ZD 二级文件 管理制度 管理制度、规定 4.4 其他文件编号方法 4.4.1其他文件的编号规则按以下规定进行。 SHY /??- ??-? 文件顺序号（001、002……） 文件类别（见4.2） 部门代码（见表3） “陕西华扬”汉语拼音缩写 4.4.2部门代码 表3部门代码 部