文书整理讲义-汉中档案局.pptVIP

归档文件整理方法 文书档案整理方法 第一节 文书档案整理工作概况 一、文书档案定义： 又称管理性档案，是指机、团体、部队、企业事业单位等在领导和行政 管理活动中形成的具有保存备查价值的文件 转化而成的档案材料。文书档案整理，是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。 文书档案整理方法： 新的整理方法——以件为管理单位； 传统整理方法——以卷为管理单位。 二、整理档案一般程序 从文书档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗—全宗内档案分类—立卷（或按件装订）—案卷（或件）的排列与编号—编目—排架等步骤。 1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。 2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。 3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。 4、案卷的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。 5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。 三、档案整理工作的原则 已办理完毕的，有保存价值的； 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系； 区分不同价值； 便于档案的保管和利用。 保持文件之间的有机联系 是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方面的联系。 如：一个单位及其内部机构； 一定的历史阶段、一个年度； 一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调查、承办一个案件、召开一次会议； 不同的文种、载体材料等。 区分不同价值 要依照《机关文件材料归档与不归档范围》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。 如：保存价值大——重点整理和保管； 保存价值小——根据条件区别对待； 无保存价值——不需归档、销毁。 便于档案的保管和利用 是档案整理工作的基本出发点和根本目的。 当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充分考虑档案保管和利用的方便。 第二节 归档文件整理工作概述 2000年以来的文书档案整理方法——以件为管理单位 《归档文件整理规则》DA\T22-2000 《规则》本着“需要、可能、合理、科学”的原则，以“简化整理，深化检索”为宗旨，在充分调研国内外归档文件整理方法和借鉴传统立卷方法合理性的基础上，适应档案管理现代化的需要，对归档文件整理工作的原则和具体方法作出了规定，提出了完全不同于传统立卷方法的“文件级”整理方法。 一、基本概念 1、档案 《中华人民共和国档案法》所称的档案是指国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 档案的两个重要特性： 一是原始性。档案继承了文件的原始性。 二是历史再现性。档案是再现历史真实面貌的原始文献。 2、文件 是指国家机构、社会组织和个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。这里的“文件”是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。 档案与文件的区别 文件材料转化成档案要有三个条件： ①具有保存价值是最基本的转化前提条件； ②履行归档手续； ③相对集中地管理。 文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基 础，档案是文件的精华。 3、归档文件 立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 4、归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 5、件——归档文件的整理单位 件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。但实践中文件的情况很多，要用以下标准来确定件。 ①文件正本与定稿为一件； ②正文与附件为一件； ③正文与文件处理单等为一件； ④原件与复制件为一件（对制成材料或字迹材料不利于长期保管的、以及破损的文件，要复制后与原件一起归档）； ⑤转发文与被转发文为一件； ⑥来文与复文可各为一件（指请示与批复、报告与批示、函与复函） 。 ⑦报表、名册、图册等一册（本）为一件； ﹡一本会议记录、介绍信存根应作多件处理（整本会议记录、介绍信存根不必拆开，以每次会议记录、每份介绍信各作为一件）。 *成套的会议材料各为一件（一个会议的材料不能简单作一件