通识课_现代办公动化实务101(概述).pptVIP

1.1.4推行OA的重要性和必要性： ３、企业办公日益从过去的文秘型向自我服务型转变。OA为用户提供的正是自我服务的支持，这正说明了OA已成为一种潮流，一种趋势、一种更好的企业办公方式。 ４、传统的管理思想和方法急需改进。很多中国企业早在80年代初就着手建立企业的管理信息系统（MIS）。近30年过去了，我们没有看到中国企业管理水平质的飞跃，其中，除了技术能力局限的原因外，还有观念、认识方面的原因。 1.2 办公自动化的发展 1.2.1 办公自动化系统的发展过程 1.2.2 办公自动化系统的现状 1.2.3 办公自动化系统的未来 1.2.1 办公自动化系统的发展过程 第一代（以数据为处理重心） 第二代 （以工作流为重心） 第三代（以知识管理为重心） 第一代办公自动化系统 第一代办公自动化是以数据为处理中心的传统MIS系统，其最大特点是基于传统的关系型数据库的应用，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。其不足是客户机负担过重，管理、维护及培训费用较高，无法在企业局域网上建立统一的集成办公平台，而且系统自适应差，只局限于内部信息的管理等。 第二代办公自动化系统 第二代办公自动化是以工作流为中心的办公自动化系统。 办公应用系统的主要任务是企业内部各种消息（办公信息、文件及函件等）的发布与传递、工作流的管理、档案资料的管理，也承担与信息服务系统进行双向信息交互的任务。它涉及的技术包括协同工作、文档数据压缩与存储、工作流管理、安全控制、多媒体、视频会议及数据库等内容。通过该系统，用户可以采用全双向及多媒体形式获取和发布信息，通过与Internet的互联，实现办公活动不受时间和空间的限制，从而提高企业运行的效率和质量。 什么是工作流？ 工作流概念起源于生产组织和办公自动化领域，是针对日常工作中具有固定程序活动而提出的一个概念，目的是通过将工作分解成定义良好的任务及相应角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对其进行监控，达到提高工作效率、更好的控制过程、增强对客户的服务、有效管理业务流程等目的。 工作流软件应用的范围非常广泛，凡是各种通过表单逐级手工流转完成的任务均可应用工作流软件自动实现，可以考虑在以下一些方面推行工作流程自动化。 　　行政管理类： 出差申请，加班申请，请假申请，用车申请，各种办公工具申请，购买申请，日报周报，信息公告等凡是原来手工流转处理的行政性表单。 　　人事管理类： 员工培训安排，绩效考评，新员工安排，职位变动处理，员工档案信息管理等。 　　财务相关类： 付款请求，应收款处理，日常、差旅、娱乐报销，预算和计划申请等。 　　客户服务类： 客户信息管理，客户投诉、请求处理，售后服务管理。 　　其他业务流程：订单、报价处理， 采购处理， 合同审核，客户电话处理等等。 第二代办公自动化系统有3个显著特点： 1、以网络为基础 2、强调协同工作 3、把工作流作为实现业务自动化的技术手段。 第三代办公自动化系统 第三代办公自动化是以知识管理为核心的办公自动化系统，它强调以知识管理为核心，能够提供丰富的学习功能与知识共享机制，确保每一个使用者都能随时随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高企业与机构的整体创新和应变能力。 知识管理： 是一种新型信息化应用，它以企业网络和信息系统为基础，帮助企业发现和组织已经获取的信息，定位于拥有专门技能的人，通过协作和企业培训传递这些知识，让整个组织能有效利用知识，建立知识门户和快速响应系统。 通俗地讲，知识管理是指在恰当的时间，将正确的知识传给合适的人，让他们采取最恰当的行动，以避免重复错误和重复工作，它关注的是如何充分收集分布在不同地方的知识。 1.2.2 办公自动化的现状 一些发达国家已实现较高程度的自动化。以美国和日本为例，办公室已高度自动化，办公自动化系统已实现智能化，以网络为基础将办公自动化与全球范围的信息系统结合起来，形成统一的大型信息管理系统。 但是也应该看到，由于政治、经济等方面的原因，一定程度上影响了办公自动化的普及和发展，办公自动化在全球范围的发展是不平衡的。 1.2.3 办公自动化的未来 办公自动化设备向高性能、多功能、复合化和系统化发展； 办公系统向数字化、智能化、无纸化、综合化发展； 多媒体技术在办公自动化领域中将得到进一步发展； 随着全球网络体系将逐步完善，网络通信在办公自动化系统中的地位进一步加强。 伴随移动信息技术的飞速发展