办公用品及共性礼品管理办法.docVIP

PAGE 6 办公用品及共性礼品管理办法 1 目的 规范办公用品与接待用共性礼品的管理，降低费用开支。 2 范围 适用于全公司。 3 定义 3.1 本办法所指办公用品是单位价值500元以下的物品，分为易耗品和耐用品两种。 3.1.1 易耗品：包括铅笔、圆珠笔、签字笔、白板笔、荧光笔、各色墨水、胶水、浆糊、大头针、回形针、订书针、笔记本、文稿纸，复写纸、标签、便条纸、信封、信纸、夹子、拉杆夹、橡皮擦、笔试擦、修正液、电池、一次性纸杯等耗材。 3.1.2 耐用品：包括剪刀、笔筒、订书机、起订器、打孔机、计算器、铁夹装订机、塑料尺、文件夹、三栏文件栏、裁纸刀、开水瓶、手电筒等耐用品。 3.2 本办法所指共性礼品为公司行政接待用通用性的物品。 4 职责 4.1 行政管理部门是文具类办公用品与共性礼品的归口管理部门，负责制订文具类办公用品与接待用共性礼品管理的基本规则，并做好公司高管、直属部门所需文具类办公用品与接待用共性礼品的采购、保管和发放等管理工作。 4.2 市场管理部门是办公用品与共性礼品及包装视觉形象的归口管理部门，负责办公用品、接待用共性礼品及包装的VI设计等相关管理工作。 4.3 各经营单元自行负责本单元办公用品与礼品的管理工作，并可结合本单元实际制定相应的细则。 5管理内容 5.1行政管理部门会同公司预算管理部门，结合公司经营状况制订直属部门办公用品人均年度费用控制标准并及时公告。各经营单元可参照制订本经营单元办公用品人均年度费用控制标准。 5.2采购 5.2.1办公用品 1）按需采购，市场常用品一般不备库存；消耗量大且价值不高的办公用品可适当备库存，但库存量应控制在一个月的用量范围内。 2）办公用品的进货价格由归口管理部门根据品牌、规格、型号分类定期按规招标或审计，确定有供货商名称及价格的“预供目录”，并与相关供货商签订阶段期预供“协议”。 3）需求部门每月25前提交书面计划报归口管理部门，归口管理部门结合库存编制月度批量采购方案，按公司《财务收支审批制度》报批后执行。 5.2.2 共性礼品 归口管理部门对市场进行调研，广泛收集礼品市场新品资讯，建立品种、供货商数据库，并根据公司定位及接待需求、库存情况进行选型、选样后采购。 5.3 保管与领用 5.3.1 办公用品 1） 有公司VI或LOGO的定制品由采购部门办理入库手续；库管部门按规保管；通用的办公用品须由采购部门按审批的计划衔接供货商直接送到需求部门，各需求部门凭部门负责人审批的领料单直接领用，归口管理部门根据下达的配送计划和领料单办理结算。 2）工作岗位跨部门变动时，易耗办公用品无须移交，耐用办公用品须办理移交。 3) 除单人间办公室外，耐用办公用品一般要求以班组为单位共用，领用控制标准详见附件。 5.3.2共性礼品 1）批量礼品由采购部门办理入库手续；库管部门按规保管，每季度末将存量信息传递给需求部门。 2）董事会所需接待礼品，由董事长或授权人审批后领用，列入董事会费用。 3）各直属部门所需接待礼品，由部门主管负责人审批后领用，费用列入领用部门的招待费开支项目；如属公司委托承办的接待活动所用礼品，可列入董事会或公司开支，但须经分“线”领导审核后报董事长（或授权人）审批。 4）专项活动所需礼品，由组织部门提交需求计划，按程序报批后，按规领用或由归口管理部门采购。 5）礼品管理部门对即将过期、半年以上无人领用且数量较大、已过时不宜对外赠送等积压礼品，按年度提交清单，并拟订处理方案按《财务收支审批制度》相关审批权限报批后进行处理。 6 其他 6.1 办公用品应尽可能重复利用。禁止公物私用。 6.2 办公用品、礼品费用实行年度预算管控，按公司相关办法实行费用控制和考核。 6.3 经营单元如自行设计个性化视觉形象的办公用品和礼品，须报公司市场管理部门审批后方可执行。 6.4 办公用品与共性礼品入库前质量的合规性由采购部门负责；库管部门在物品入库前应严格检查，质量不合格物品可拒办入库手续，入库后物品质量的合规性由库管部门负责。 7 处罚 对违反本办法的部门或个人，根据职能范围由所属管理部门责令其整改，并进行批评教育；情节严重的将按《员工奖惩制度》中的“不许”、“禁止”、“严禁”等规定对应处罚；对造成经济损失的相关责任部门或责任人，除承担直接损失外，还将依照公司有关规章给予相应的行政处分。 8附件 附件：《常用办公耐用品配备参考表》 附件： 常用办公耐用品配备参考表 序号 用品名称 单位 单价上限（元） 使用年限（年） 配置标准 备注 1 剪刀 把 6 5 1把/4人 2 笔筒 个 6 5 1个/人 普通 3 订书机 个 12 5 1个/4人 4 起订器 个 3 5 1个/4人 5 计算器 个 40 5 1个/4人 不含函