第五章-秘书团队管理.ppt

第五章 秘书团队管理 第一节 秘书团队概述 第二节 秘书团队的建立 第三节 秘书绩效测评 思考训练与教学互动 第一节 秘书团队概述 一、秘书团队的含义 二、秘书团队的形成条件 三、秘书团队的内部结构 一、秘书团队的含义 秘书团队是指不同年龄、层次，具有不同知识背景、能力结构的群体。他们共同服务于一级组织机构或领导，具有共同责任和同一目标。秘书团队通常被称做“秘书班子”。　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 二、秘书团队形成的条件 （一）共同的目标 1.明确的团队目标能激发团队成员的工作热情、活力和创造力，使得团队的存在有了价值。 2.共同的团队目标有助于团队成员设定个人目标，从而使团队成员在执行计划的过程中始终处于最佳工作状态，并能尽量使实际进度略微领先于目标进度，进而帮助团队获得最佳工作绩效。 （二）互信的协作 1. 应把具有各种不同素质、知识、能力的成员组合成一个彼此互补、优化的秘书团队，才能产生整体搭配的协同效应。 2.团队成员情感上相互认同也是团队成功的重要因素。 （三）明确的职责 1.一个高效的秘书团队应根据每个成员的个体特质安排其在团队中担任相应的角色并进行明确的分工。 2.秘书工作应讲究工作程序并明确团队每位成员的职责。 （四）较强的执行力 所谓执行力，指将目标转化为现实的能力，将不可能变为可能的能力。 三、秘书团队的内部结构 （一）团队规模 1.秘书团队人数以2—7人为宜 秘书团队要根据“精简的原则”，根据机构的性质、层级、规模、工作性质、工作量等参数加以综合考量，设置合理的团队规模。 2. 团队规模过大，团队的绩效有可能下降 （1）团队规模过大，成员无法深度沟通，团队较难形成凝聚力 （2）团队规模过大，个人投入被冲淡，工作积极性就会降低 （3）人数越多，公平问题越难处理 3.团队规模过小，将影响秘书工作质量 如果团队成员过少而工作任务繁重，则团队成员疲于应付，工作效率必然降低。 （二）角色 1.根据每位成员的气质（如胆汁质、多血质、黏液质、抑郁质）和专业背景（如工科、理科、文科）以及能力结构（如行动型、思考型、事务型）等个人特质分配其在团队中的角色。 2.必须对团队成员进行岗位分工，定职定责。 3.可从秘书事务能力、文字能力、沟通能力、表达能力、公共关系能力、办公自动化运用能力、协调能力等综合素质考虑。 （三）领导　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 领导是高效能秘书团队的核心人物，承担着管理、建设团队的重任。 联合国秘书长人选标准 具有领导、筹划和组织众多国家职员的管理能力；能流利使用联合国两种以上工作语言；具有作为领导感人的魅力和有效地沟通人际交流思想的能力。 安南视频 @@ 秘书团队领导的工作任务 （1）考察团队成员个人特质并据此分配其充任的角色； （2）设置团队工作目标并为此制订周密、翔实的工作计划； （3）在计划实施过程中随时关注进展与出现的问题； （4）争取必要的经费，为团队顺利完成任务提供物质保障； （5）定期向领导或上级管理部门汇报团队工作； （6）全程关注团队成员，随时与成员沟通，帮助成员解决存在的问题，等等。 （四）规范　　　　　　　　　　　　　　　　　 规范是用于约束团队成员并被团队成员共同接受和认可的一些行为准则。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 《秘书岗位责任制》 《档案管理工作制度》 《办公室工作细则》 《文稿审核制度》 《保密制度》 《用印制度》 《查办工作程序》 《接待服务工作程