商贸城物业管理系统的实施与应用.docVIP

PAGE PAGE 1 商贸城物业管理系统的实施与应用 　　【摘要】物业管理涉及的范围较为广泛，管理内容繁杂，加上政策性变动因素，日常工作中需要耗费大量人力和物力，为了提高物业管理公司的管理水平提高工作效率，必须对物业管理的各项工作进行规范化管理，如物业资源管理规范化、收费规范化、工程设备检修保养运行记录规范化、保洁绿化工作规范化等；通过规范化操作对员工工作进行指导，提高员工工作效率与技能，并且为减少人事变动给公司带来损失与降低新员工的培训成本；规范化的手段多种多样，如员工工作手册、ISO9000质量认证体系等，而采取现代计算机管理手段是一种行之有效的解决方法，信息化管理在物业管理中的作用主要体现在物业管理软件的应用。 　　【关键词】物业管理；项目实施 　　1.如何保证物业系统的成功实施 　　项目的成功实施离不开管理层的支持，配套推行相应的管理制度，如公司规定：业务人员每天要将信息及时录入系统，作为公司、集团层面分析的依据，公司根据系统中的业务资料，作为主要分析的依据，同时每月对业务员做量化考评。通过管理考评体系配合管理软件在基层的实施取得很好的效果，有效的提高出租率和收费数据分析精密度。强调将配套的制度和软件有机结合起来。一方面作为一套好的管理软件中应该带有完整的管理考核体系配套，另一方面管理制度的执行同样也需要管理软件的支撑和实现。 　　管理思想的培训，不能只进行到中、高层，针对基层要进行相应内容的培训，使每个员工都从企业的高度来理解和支持系统的实施。基层信息化的阻力，有相当一部分，来自由于对计算机系统的不熟悉造成的畏难心理。因此，充分的重视培训，特别是基础知识的培训，对解决基层心理，同时提高基层操作熟练度都有很大好处。 　　2.物业管理系统的实施原则 　　以“总体规划、分步实施”作为公司物业系统的整体实施策略，从业务管理的角度看，企业要建立一套“业务流为中心”完整的业务支持系统，实现业务信息化，加强对基层业务的支持和管理，促进各部门间的业务协作和信息共享。信息化管理的本质实际上是借助IT技术实现信息管理的工程，因此，从IT技术角度看，企业信息化实际上也是一个数据库建立和管理的过程。 　　在企业内部通过成立信息化建设项目组，明确相关工作的责权利，借助外界的IT管理咨询公司配合，结合企业实际业务和管理需求，进行整体信息化规划，作为企业信息化的整体指导目标，然后根据企业阶段性重点，进行有计划的分步实施。 　　3.主要模块功能介绍 　　3.1物业资源管理 　　物业资源是公司物业管理的最基本的模块，物业资源中除了房产外，还要记录摊位、广告牌、车位的位置、物业类型、摊位设施分布、摊位结构、摊位号、摊位面积等以及其它资源信息，并可对摊位、广告牌、房屋装修情况等。 　　3.2客户管理 　　建立完整的客户档案，对公司所管物业项目内的业主、租户进行管理。可详细记录租户的姓名、身份证号、联系方式等信息，同时可确定具体的收费对象。 　　3.3收费管理 　　所有收费项目、客户价格类型、各类报表均可采用客户自定义方式，可随时增减修改，满足物业管理公司灵活多变的收费管理。 　　3.4服务调度系统 　　在物业行业的客户服务工作上，企业经常遇到以下问题：服务工作情况难以实时监控、服务工作量和客户满意度难以统计，只能主观或半主观地推算、高质量的客户服务难以复制和推行、客户满意度波动等等。而信息系统在这些方面可以给企业领导强有力的技术支持。 　　根据酒店总台制的思想，服务台的员工可以对客户报事进行统一处理，包括登记报事、下达任务等，然后通过邮件发送给相关职能部门对时间进行处理，如果遇到重大事件需要领导时刻监控，也可将邮件抄送给领导；职能部门对事件处理结束后，需要对事件进行反馈，并将产生的费用发送给财务部门，最后由服务台的员工进行回访，并记录客户满意度和服务质量，减少客户办事环节，提高服务质量，实现高效、准确的客户内部调度。 　　同时客户服务调度可以与呼叫中心、短信平台、PDA移动应用等延伸产品相配合，实现多媒体、多渠道、移动化的客户服务。 　　3.5物资管理模块 　　3.5.1整体解决方案 　　设备设施资产全生命周期管理信息化整体解决方案，从设备设施和备品备件物资二条主线出发，贯穿设备设施资产从购置、启用、日常运行维保直到报废清理的全过程，配合各个阶段的备品备件采购供应过程及其成本控制和进度控制，与工作流、财务软件、人力资源等系统有机结合，形成了一个完整生命链。 　　3.5.1.1设备基础资料管理 　　以设备设施分类建档为基础，以设备运行记录（包括设备运行巡查参数记录、设备维修计划及执行记录，设备保养计划及执行记录，设备检查考评记录）为核心建立设备运行记录数据仓库。从而搭建出完整的设备设施台帐。 　　3.5.1.2设备文档管理 　　在建立设备档案的过