浅谈高等学校系级教学秘书的能力结构.docVIP

浅谈高等学校系级教学秘书的能力结构 摘要]本文从教学秘书工作性质出发，阐述教学秘书履行职责必备的基本能力；处理信息资料的能力、沟通的能力、文字处理的能力、计算机管理的能力和创新的能力。这些基本能力对保证教学工作的完成起着重要的作用。 [关键词]教学秘书；工作性质；能力 教学活动是各级各类学校工作的核心，高等学校系级人员各司其职，尽最大力量发挥自己的作用，完成上级部门布置的各项任务，提高教学质量，满足社会对人才标准的要求。一个学校整体的教学水平和社会声誉来自学校各级学院、系等基层单位的工作业绩，以及培养出来的学生在社会上的声誉。系级教学单位的一切工作是学校兴旺发展的前提。在系级组织中，教学秘书从组织、落实教学计划到协调配置教学资源都起着桥梁的作用。这项平凡而艰巨的工作对教学秘书的能力结构要求甚高，明白这些能力要求并在工作实践中有意识地培养这些能力，是教学秘书从新手到专家转变的必经环节。在社会转向市场经济的今天，竞争已渗入高校的各个环节，作为教学秘书，认识一个合格教学秘书的能力结构，对增强高校的竞争力和生存力具有重要的意义。 高校教学秘书的工作主要是协助系主任处理日常系里的具体事务，执行系领导指派的工作，是系领导的助手。从这个意义上讲，教学秘书的工作既有制定教学计划，任课申报、申请专业、对教师教学效果的考评等活动，又有参加校内各机关的会议，与上下级沟通的交往活动。工作性质决定了教学秘书应具有不同于教师、资料员的能力。 1、 高校教学秘书的工作性质 （1） 辅助性 教学秘书主要是从属于领导，根据系领导每个阶段的工作中心和要求，安排系里教学工作的具体事宜，保证各项工作的落实。在实际执行决策过程中，由于系领导工作忙，不可能面面俱到对各种情况分清类别是，亲自处理，在这种情况下必须依靠教学秘书去适时建议和协助处理。然后，对布置的工作教学秘书要做好跟踪，督促各有关人员完成。同时，收集实施工作时的各种反馈信息，及时客观地向系领导汇报，为进一步推进工作的进程，为系级领导的决策提供依据。 教学秘书的辅助性要求克服无视教学实际的情况，消极地被动地执行任务，事事迎合领导的思想和做法，应客观、适时地反映教学活动中存在的问题。此外，不能把自己等价于领导，言谈举止要和蔼，有意见要摆在桌面，切忌背后议论。一切工作从团结出发，以提高教学质量为己任。 （2） 参谋性 教学秘书的职责不仅是发挥执行功能，而且还应当协助领导起参谋的作用。教学秘书是连结系领导、教务处及各系部的桥梁，他们非常熟悉与教师教学科研工作相关的各项政策和要求。不仅如此，他们还熟悉教学资源的实际配置情况，各教学人员的秉性及实际从事的各种活动。 教学秘书的这种先天优势为充当领导的参谋准备了物质条件，教学秘书应多提供一些建议和新方案，供领导作决策时参考。决策做出后，教学秘书一方面应及时收集决策执行过程中各个环节的反馈信息，及时向系领导汇报，另一方面教学秘书应积极调查教学过程中出现的新情况，各兄弟院校校的改革信息，并做好分类整理存档工作。总之，这些信息为领导修改和重新决策提供了宝贵的依据，为推进教学改革发挥着重要作用。 2、 教学秘书的能力结构 能力是影响个体顺利完成活动所必备的心理条件的综合。从教学秘书的工作性质出发，教学秘书的能力是影响顺利完成教学秘书工作的必备心理条件综合。具体包括以下几种： （1） 处理信息资料的能力 教学秘书的工作是具体的，每天要面对大量的文件、电话、会议、资料，这些材料都是从不同环节和角度，保证教学工作的顺利进行。这些信息材料的时效性、指导性和收藏价值各不相同，它涉及到目前乃至今后教学的评估，教师的考核以及新专业的设置等教学工作，教学秘书必须具有迅速、准确地处理这些材料的能力，也就是对材料分门别类，收藏存档，并向系领导及时汇报，向有关教师及时通知。同时，教学秘书还要客观、全面、及时地采集基层的反馈信息，及时整理、报告有关领导，以进一步执行决策或调整补充，完善决策，使之更加符合教学实际的需求。 总之，教学秘书惧整理的信息是校（系）级领导做决策的依据，信息的及时，客观全面，直接关系到校（系）级管理工作的效率，信息处理的不好，就会影响到有关领导的科学决策。因此，处理信息不仅是教学秘书的重要工作也是他们必须具备的能力。 （2） 具有良好沟通的能力 秘书的工作是辅助系主任处理的日常事务，确保教学的工作有条不紊地展开。 这种工作避免不了时刻与人打交道，既有联系学校各部门机关和广大教职工，又有来自基层的汇报和请示的问题。这需要教学秘书是有较强的沟通能力。 这是因为教学秘书参加校内各机关的会议，经常和上下左右部门的人员传递消息，加之他们的个性不同，而且由于工作不同所形成文化氛围也不同，为达到沟通畅通，需要教学秘书在坚持原则的前提下，要有灵活性和应变性