第6章-会议沟通.pptVIP

LOGO LOGO 容朝阳 rongrerongre@126.com LOGO 会议是现代人群体沟通最主要的形式，是工作中必不可少的环节 通过开会，我们交流工作进度、鼓励员工工作、碰出创意火花…… 第6章 会议沟通 LOGO 引 题 动物园里新进了几只袋鼠，这让动物园又增添了许多 游客。于是动物园的领导高度重视，并指派了人员来专门 看守袋鼠。 可有一天，动物园管理员们发现袋鼠从笼子里跑出来 了，经过一番奋战后才将跑出笼子的袋鼠归位。 因为这件事，动物园的领导们特意开会讨论，一致认 为是笼子的高度过低。经过商讨，决定将笼子的高度由原 来的10公尺加高到20公尺。 出乎意料的是，第二天他们发现袋鼠还是跑到外面去 了，所以他们决定又将高度加高到30公尺。 没想到隔天后，居然又看到袋鼠全跑到外面。 LOGO 这可令动物园的管理员们大为紧张。于是领导们再 次开会来讨论这件事。又一次经过长时间的讨论，终于 决定一不做二不休，将笼子的高度加高到100公尺。 一天，长颈鹿和几只袋鼠们在闲聊，“你们看，这 些人会不会再继续加高你们的笼子？”长颈鹿问。 “很难说，”袋鼠说，“如果他们再继续忘记关门 的话！” LOGO 事实：“企业中80%的开会时间是浪费掉的”。 调查显示： 80%的职场人认为自己所参加的会议2/3是在浪费时间 超过50%的职场人会在开会的时候走神 60%职场人因为对会议选题不感兴趣拒绝当众发言 接近60%职场人不为会议提前做准备 第6章 会议沟通 LOGO 会议多的原因是什么呢? 调查显示 仅有16.3%的职场人认为工作真的需要开会 47.8%的职场人认为原因是领导喜欢开会 21.4%的职场人表示“鬼知道为什么” 第6章 会议沟通 LOGO 在这些众多的会议中,职场人认为时间花得值吗? 调查显示 55.2%的职场人认为自己所参加的会议有价值的在10%以下 20.1%认为自己所参加的会议内容10%-30%是有意义的 即：将近八成职场人认为自己所参加的会议中有2/3是毫无意义的。 第6章 会议沟通 LOGO 学习目标： 明确会议的目的与类型 了解组织会议的基本步骤 认识会议中的角色及其职责 明确影响会议的因素 掌握有效的会议策略 第6章 会议沟通 LOGO 一、会议的目的 交流信息 给予指导 解决问题 做出决策 第一节 会议的目的与类型 第6章 会议沟通 LOGO 二、会议的类型 谈判 通知 解决问题 决策 交流 第一节 会议的目的与类型 第6章 会议沟通 LOGO 会议的成功与否取决于会议的组织，因此 为了使会议有成效，必须做好三个阶段的 工作：会前准备、会议进程的控制和会后 工作 第二节 会议的组织 第6章 会议沟通 LOGO 一、会前准备 明确会议的必要性 确定会议的目标 拟定会议的议程 准备会议文件 分发会议资料 第二节 会议的组织 确定会议主持人 确定与会人员 预定会议场所 补充最新信息 第6章 会议沟通 LOGO 一、会前准备 —— 补充内容 为确认是否已做好准备，会议管理者请向自己提问： 我召开这次会议的目的是什么？ 我应该召开这次会议吗？ 我有没有预先给每个人提供清晰的会议日程表？ 我有没有提前试探重要与会者的意见？ 我有没有提前为与会者提供足够的信息，以便他们做出有见地的决定？ 我有没有预料到可能的反对意见 我有没有得到高层的支持 第二节 会议的组织 第6章 会议沟通 LOGO 二、会议进程的控制 宣布会议的主题和目的 按程序提出每个议题 给每个人表述意见的机会 控制进程（避免跑题） 梳理不同意见 第二节 会议的组织 遵守会议时间，避免拖延 对讨论完的问题加以概括以便作出决策 对会议结果进行总结 安排下一次会议 第6章 会议沟通 LOGO 为控制好会议的进程，会议管理者应具备的技巧： 不要坐在一群与你持相同观点的人当中 不要总是立刻把整个计划和盘托出 让与会人员提前传阅支持你的观点的材料 对不同意的观点表示尊重和理解 结成同盟 在进入会场之前，尽可能多地知道他人的感受 保证并监控后续工作，确保责任明确，限期固定 第二节 会议的组织 二、会议进程的控制 ——补充内容 第6章 会议沟通 LOGO 三、会后工作 传达会议成果（下发会议记录或简报） 确定会议任务责任人，并制定任务完成期限 根据会议精神，对执行工作进行监督和检查 第二节 会议的组织 第6章 会议沟通 LOGO 会议管理在对会后工作进行管理时应具备的技巧： 迅速在几分钟内进行后续工作 和会议中那些意见没有得到听取、采纳，或者对结果不满的人见面 给与会者发送下一步的备忘录 提供你所许诺的各种资源 尽快就会议