物业管理公司采购管理制度.docVIP

物业管理公司采购管理制度 物业管理公司采购管理制度 1.0 总则 1.1 目的 为了规范公司采购行为，兼顾效率及成本，在保证公司日常运营所需物资按时、按质、按量交付使用的前提下，降低风险，减少交易成本，保持并保证对供应商的谈判能力，以获得较优性价比的采购物资，特制定本制度。 1.2 适用范围 本制度适用于xx物业管理有限公司经营活动所需的所有物资的采购管理。 2.0 采购职能部门划分 2.1物资使用部门：负责《申购单》的申报及物资质量的把关。 2.2采购部门：负责物资具体的采购以及采购资料的管理。 2.3仓库管理部门：负责采购物资的数量、外观质量的验收。 2.4财务部门：负责采购货款的支付结算。 2.5总经理：负责权限内的采购、货款的审批和超出权限范围的审核，以及采购的监督。 2.6集团采购部：对采购的监督和检查。 3.0 采购管理 3.1采购物资分类 3.1.1A类物资：办公用品类物资。为满足公司正常办公而所需的IT设备、备件、网络设备及备件、开发工具、软件产品、计算机外设与耗材及其维护服务；公司用车辆、家具、办公设备、办公文具、办公耗材、印刷类产品、礼品、财产保险、场地修饰、设施维护以及其它行政类物资及服务。 3.1.2B类物资：工程水电类物资。为满足各小区物业维护而需要的各种水电配件、土建施工常用品。 3.1.3C类物资：清洁绿化类。包括小区清洁所需常用设备、工具、消耗品；小区绿化所需的设备、工具、消耗品、补种的花草、树木以及维护。 3.1.4D类物资：劳保类物资。包括办公室、保安、绿化、工程、清洁等全集职工的工服及劳动保护用品。 3.1.5E类物资：固定资产类物资。会同集团采购部统一采购。 凡本制度定义范畴内的采购物资类型，均按照本制度执行。未包括物资管理应参照本制度逐步统一集中管理。 3.2购方式 3.2.1计划采购：各部门根据正常经营活动、以及工作计划于每月25日编制申购计划，并填写《申购单》报主管经理、管理处经理审核后，报总经理审批，如超出审批权限，上报集团审批。 3.2.2紧急采购：采购人员得到总经理口头允许，可以先行采购，而后补办《申购单》手续。 3.3采购流程 申请人填写《申购单》--主管审核--区域经理审核--总经理审批--采购人员按计划采购--物资使用部门和仓库验收接受--采购人员办理财务等相关手续并登记管理。 3.4采购审批权限 3.4.1为提高工作效率，采购在2000元以下的，由总经理审批权后，可进行采购； 3.4.2采购在2000以上的由总经理审批后，报集团总经理或总经理授权人审批，方可进行采购。 3.5采购价格管理 3.5.1采用货比三家的方法：由采购人员与使用人员对市场价格进行调查，向几家供应商发放询价表，进行比价、议价到最后定价，并做好询价、定价表的管理。 3.5.2由集团采购部提供价格参考表，再进行市场询价、定价。 3.6采购实施 3.6.1采购人员根据审批的《申购单》，依据实际情况，进行询价、定价后，确定供应商，进行采购。 3.6.2大宗用品或长期需用物资，与有关厂家、供应商签订长期供货协议，以保证质量以及合理的价格供应。 3.6.3与集团采购部保持信息共享，做好物资采购保障工作。 3.6.4原则上采购人员应寻找至少三家以上的供应商，进行各方面的比较后再确定最终供应商。 3.7采购货款的支付与报销 3.7.1采购人员报销时，必须具备正式发票、手续齐备的《申购单》、送货单、仓库的《入库单》。 3.7.2由经办人在发票上签字确认、主管经理审核、财务经理审核、总经理审批后，由财务部负责支付结算工作。 3.8采购协议和合同以及各种采购资料的管理 3.8.1长期供应商。要求其提供营业执照复印件，都要与公司签订供货协议(合同)，以确保其供应物资的质量、规格以及价格的合理性。 3.8.2临时供应商。要求与其达成口头协议，保证物资质量、规格以及价格的合理性。 3.8.3表格管理。规范各种表格，做好各种表格的管理 4.0 供应商管理 4.1建立供应商档案。做好原始询价表的管理，以及对供应商定期评价，包括产品质量、价格、送货时间观念等各项评价。 4.2不达标的供应商。及时调整，减少对公司的损失。 5.0 采购的监督和检查 5.1采购人员每月5日向集团采购部上报《月度采购报告》，每年1月20日向集团采购部上报《年度采购报告》