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物业管理手册:采购控制工作程序 物业管理手册：采购控制程序 　　1、目的 　　对采购过程和供方进行控制，确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求。 　　2、适用范围 　　适用于对服务所需的物资采购和对供方的选择、评价和控制。 　　3、职责 　　3.1各部门负责本部门所需采购计划的编制及对供方提供的产品进行监督、反馈。 　　3.2管理部负责采购计划的审核、落实，采购物资的验证、管理及供方的评价,建立供方档案。 　　3.3工程部负责服务设施、设备采购计划的审核工作。 　　3.4总经理负责采购计划的审批工作。 　　4、程序 　　4.1评价范围 　　4.1.1对价值高、用量多、对服务质量影响大的维修配件、物资的供方需进行评价。 　　4.1.2对服务质量有较大影响的零星维修配件、物资，如：水暖管件、卫生洁具、电料等的供方需进行评价。 　　4.1.3对服务质量影响极小的零星维修配件、物资，如：扫帚、拖把等的供方可进行现场、简单的验证。 　　4.1.4对公司分包出去的绿化服务供方需进行评价。 　　4.2评价方式 　　4.2.1对产品资料的获取 　　4.2.1.1生产厂家不在本地的，由管理部采取信函的方式或到本地的批发商店、专卖店，调查物资的生产厂家、营业执照、规格型号、合格证、质量标准及认证情况等。 　　4.2.1.2生产厂家在本地的，可直接到厂家所在地收集资料，内容同上。 　　4.2.1.3对分包出去的绿化服务供方的质量按合同要求进行控制。 　　4.2.2对供方的评价方法 　　4.2.2.1对服务质量有较大影响的零星维修配件、物资，由管理部调查供方的营业执照、 　　产品认证、供货能力、产品规格型号等，对其供方进行评价，填写《供方质量、环境保证能力调查记录》。 　　4.2.2.2对分包出去的“服务产品”的供方由管理部调查其营业执照、企业简介、信誉等级及质量保证能力等进行评价。 　　4.2.3对服务质量影响极小的零星维修配件、物资，可由使用部门、采购人员在采购现场对质量、价格进行目测、比较等方法进行评价。 　　4.2.4对评价合格的产品和供方，报总经理审批同意后，可列入《采购物资一览表》、《合格供方名录》。 　　4.3对于属4.1.1、4.1.2范围，而又未列入《采购物资一览表》的维修配料、物资由管理部根据使用情况进行评审。 　　4.3.1此类物资的采购应根据实际使用量进行最小采购，发生质量问题随时退货、退款。 　　4.3.2管理部根据此类物资的使用特性确定其试用期（1-3个月），试用期内各使用部门根据使用批次填写《物资质量使用情况反馈单》报管理部。 　　4.3.3试用期结束后，管理部依据《物资质量使用情况反馈单》，对符合使用要求的物资按4.2中的有关规定进行评审。评审合格，由总经理签署意见，列入《采购物资一览表》。 　　4.4管理部负责合格供方的业绩考核，其依据为双方的供货协议及国家有关技术标准。考核方法为：物资使用部门，对物资质量情况随时填写《物资质量使用情况反馈单》报管理部，管理部对其汇总评价。考核标准为：对同一类物资连续两次发生质量问题的，由管理部报总经理审批取消供方资格。 　　4.5采购计划的编制、审批与落实 　　4.5.1各部门于每月26日前编制下月采购计划，通过办公平台以公文形式上报给管理部。 　　4.5.2管理部依据《合格供方名录》和《采购物资一览表》及上月的《仓库盘点表》在三天内分别完成对办公用品、电料、水暖、工具及其他类的数量和价格审核，报总经理审批。 　　4.5.3审批完毕，管理部根据总经理批示，通过办公平台以公文形式发至财务部。 　　4.5.4管理部负责在每月7日之前完成对采购计划的落实工作，并通报采购情况。 　　4.6管理部应保存有关采购产品的规格、型号、等级及相应的国家标准、行业标准或企 　　业标准等资料。各部门在编制采购计划时，应列出采购产品的规格、型号、技术参数。管理部负责有关资料的收集，对采购中发生的合同，在采购结束后，由管理部统一保存。 　　4.7采购产品的验证 　　4.7.1零星维修配件的采购由采购人员按照管理部指定的品牌、厂家、型号等要求购买，在购买时目测质量情况。 　　4.7.2对需要在货源处验证的，则由采购人员在现场进行验证；如不需要，则在产品使用 过程中由使用部门进行验证。 　　4.7.3分包出去的绿化、垃圾清运工作，品质部、物业服务中心按照委托合同的约定进行监督、考核。 　　5、相关文件 　　5.1《相关记录控制程序》 　　5.2《绿化服务委托合同》 　　5.3《垃圾清运服务合同》 　　6、相关记录 　　6.1《合格供方名录》JW/JL-7.4-001 　　6.2《采购物资一览表》JW/JL-7.4-002 　　6.3《采购计划》JW/JL-7.4-003 　　6.4《供方质量、环境