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物业文件控制工作程序 本文提要：在管理处管理体系运作过程中,各种因素均可导致管理体系文件和资料的更改,其原因、内容由申请更改的相关部门提出,并填写《管理体系文件更改申请表》交管理处,由管理处与原文件编写部门/人进行更改。 1.0程序目的 通过对与管理处质量有关的文件(包括外来文件,如适用的国家、行业、地方标准、业主提供文件和上级发文等)的管理控制,确保其有严格的分类编号、编制、审核、批准、发放管理、有效控制、保管和更改的规定,使管理处的各项工作依据正确的指示进行。 2.0适用范围 适用于管理处所有与管理工作有关的文件的管理与控制。 3.0主要职责和权限 3.1管理处客服中心文员负责公司管理体系文件和其它相关文件的收集、分类编号、整理存档保管、发放及其它相关工作。 3.2各部门负责人负责本部门文件的管理和控制。 4.0程序内容 4.1文件的编制、审核、批准 文件的编制、审核和批准按下述规定执行: 文件类别 编制 审核 批准 4.2文件的归属、分类、编号 4.2.1 管量处所有的已审批生效的程序文件、工作手册、质量记录表格均应归档、分类,由管理处统一编号。 4.2.2 管理处所有已审批的外来文件,根据类别交管理处客服中心文员和各部门负责人进行归档、分类。 编号方法如下: (1)JYHT-QP - □□(程序文件) (2)JYHT-□□- □□(工作手册) (3)QR-□□-□□(操作表格) 4.3 管理文件的有效性控制 4.3.1 为确保管理处管理体系的有效性能够得到控制,对所有文件及表格采用版次来控制最新有效版次。版本采用英文字母如:A、B、C表示第一版本、第二版本、第三版本;改次采用两位阿拉伯数字如00、01、02表示未经修改、第一次修改、第二次修改。 4.4管理体系文件发放 4.4.1 程序文件的发放由管理处客服中心文员将程序文件复印,让部门责任人在《文件发放/回收记录表》上签字后发放。 4.4.2 部门工作手册的发放,由管理处客服中心文员复印后,让部门责任人在《文件发放/回收记录表》上签字后发放。 4.4.3 操作记录空白表格作为规范填写方式的文件,其发放由各部门责任人制定《操作记录表格一览表》,进行统一管理和控制。 4.5管量体系文件的保管和借阅 4.5.1 管理体系文件由各部门责任人负责统一归档保管,严禁复印。 4.5.2 如管理处内部员工需要暂借阅某种管理体系文件和资料,应到相关部门办理借阅和归还手续,并填写在《管理体系文件借阅登记表》。 4.6管理体系文件的更改 4.6.1 在管理处管理体系运作过程中,各种因素均可导致管理体系文件和资料的更改,其原因、内容由申请更改的相关部门提出,并填写《管理体系文件更改申请表》交管理处,由管理处与原文件编写部门/人进行更改。 4.6.2管理体系文件的更改一般由其原审批部门/人审批,如因某种特殊原因必须指定其他部门/人审批时,该部门/人需获得审批所需依据的背景资料,以保证修改之适宜性。文件编写部门/人应将审批后的更改文件交与管理处。 4.6.3 管理处客服中心文员接到已审批《质量体系文件更改申请表》和更改文件后,应更新文件原版,复印更改的管理体系文件后,按《文件发放/回收记录表》发给文件相关部门及换回作废质量体系文件和资料。 4.7 管理体系文件的作废 4.7.1 对于已作废的管量体系文件,由管理处客服中心文员或相关部门文件管理员统一保管,其上应注明“作废”字样,并在《管理处保留作废管理体系文件登记表》上登记。 4.8 外来文件的管理 本程序所提及外来文件指适用的国家、行业、地方标准、法律法规、业主提供的文件和上级发文等。 4.8.1 编号由收文部门对外来文件进行编号,编号方法为: 1)发文单位有统一的原编号时,保持原编号。 2)单位无统一编号时,由收文单位按收文 本文提要：在管理处管理体系运作过程中,各种因素均可导致管理体系文件和资料的更改,其原因、内容由申请更改的相关部门提出,并填写《管理体系文件更改申请表》交管理处,由管理处与原文件编写部门/人进行更改。 时间先后编号。 4.8.