慈济大学职务说明书单位医学院解剖学科职称行政助理初任.doc

慈 濟 大 學 職 務 說 明 書 單位 醫學院 解剖學科 職稱 行政助理 初任本職資格條件 性別：不拘 年齡：不拘 教育程度： ○博士 ○碩士 ●大學 ○專科 ○高中 ○不拘 專業訓練要求 文書處理：Office Word、Excel、PowerPoint 經驗或其他 認同慈濟解剖人文精神 外部聯絡單位 /人員 基本職掌 基本職責： 執行解剖學科行政事務，使科務順利推展。 協助大體老師人文典禮，以確立解剖人文。 職責範圍： 負責科務相關之採購、會計、庶務、學生事務，管理教學空間及教具，以確保各項事務符合教學需求。 協助（解剖學科、模擬醫學中心）大體老師人文典禮，使典禮圓滿完成，讓大體老師靈安、家屬心安。 工作項目及內容 績效標準 一、執行解剖學科常態性事務： 有效率地執行各項事務，並定時向主管彙報工作進度，使科務順利推動。 （每日）依各單位公告建立學科google行事曆：含學校、醫學院、醫學系及生理暨解剖醫學研究所 注意與學科相關之重要訊息及會議通知等，登錄於google行事曆，協助學科教師建立行事曆行動管理（約1小時）。 （每日）代收同仁信件及包裹 至文書組收件、寄信，若有實驗室冷凍藥品，馬上領取（約30分鐘） （每日）管理解剖學科4間教室之借用：F204解剖講堂、F205標本室、E102組織學暨病理學實驗室、F321惟慧館（討論室） 依課程或課外需求，借用人填寫鑰匙借用登記表（約15分鐘）。 （每日）管理解剖學科7間共同實驗室之使用：F303第一共同實驗室、F304組織標本製備室、F307動物手術室、F308儲存室、F312細胞內染料注射實驗室、F313第二共同實驗室、F314-2儀器實驗室 依研究需求，借用人填寫鑰匙借用登記表（約15分鐘）。 （每週）採購及會計事務：執行一般採購、自辦採購、雜項核銷 彙整發票及單據，建議預算來源，陳主管核可後立即核銷辦理（約3天）。 （每週）遺體捐贈事務 郵寄「遺體捐贈同意卡」及「遺體捐贈志願書」（約15分鐘）。 （每週）雜務：執行公用冰箱及公共空間清潔維護工作，包含： 大捨樓3樓殘障廁所水槽 大捨樓3樓走廊飲水機及水槽 F308儲存室 F314-2實驗儀器室 F321惟慧館 ?清理學科公用冰箱（約1小時）。 ?確實清潔、打掃各公共空間，含補充洗手乳、洗碗精、擦手紙（約1小時），每次清理後皆登錄於管理表上。 （每月）學生事務：申請工讀金 依學生工讀狀況申請（約30分鐘）。 （每月）庶務：請領文具 每月清點，依需求數量申請（約1小時）。 （不定時）採購及會計事務：預算流用、電腦耗材 預算流用等項目依課程需求立即提出申請（約30分鐘）。 （不定時）庶務：物品請領、修繕申請、財產移轉、財產減損、校內場地借用 ?隨時注意教學耗材使用及庫存量，依需求數量申請物品請領（約30分鐘）。 ?巡視學科管理空間或依同仁反應，立即填修繕單申請檢修（約30分鐘）。 ?各項庶務依需求立即執行。 （不定時）辦理專題演講事務 與演講者確認演講時間、借用場地、申請派車接送、核銷演講鐘點費等（約3天）。 二、管理學科會議記錄： 擔任科務會議記錄 擔任工作報告會議記錄 收集課務會議記錄 收集研究事務會議記錄 建立完整的會議記錄檔案，以利資料查詢及推動學科事務。 ?儘速整理會議內容，陳主管核示後建檔（約4小時）。 ?收集所有會議記錄建檔（約1小時）。 三、協助教師聘任及升等事務： 教師新聘：待聘教師履歷及書面資料，連同「教師審查意見表」會請學科主管及老師評估 教師新聘及升等： 邀請5位醫學系教師擔任評分委員 借用演講場地，及確認單槍、音控及燈光 公告演講時間、地點及演講題目 印製演講評分表、考評報告及專題演講簽到表 講演結束，將相關文件提交醫學系 與人事室、總務處、醫學系、生理暨解剖醫學研究所等單位充分合作，確認申請人之完整書面資料，安排公開演講等事宜，務使所有細節符合「慈濟大學醫學系教師聘任暨升等審查辦法」，以利「醫學系教師評審委員會」審查。（約1週） 四、協辦（解剖學科及模擬醫學中心）遺體捐贈相關活動： 製作活動（典禮、研討會、音樂會）邀請函 製作活動簡式流程表 製作交通回函表 購買大體老師入殮用穿著：衛生衣、衛生褲、白襪、手套 申請基金會招待所／靜思堂寮房住宿 申請用膳 申請派車 申請場地借用 製作報到處簽到冊 家屬識別證裁切及分裝 彙整人數統計表：隨時注意參加人數、交通及住宿等變動，立即與相關單位聯繫 製作寮房安單表、告示表 引導家屬、志工報到 引導安單 回程點心分發 協辦下列活動： ?大體老師啟用典禮（1年6次）。 ?大體老師送靈、火化、入龕暨感恩追思典禮（1年6次）。 ?遺體關懷小組研討會。 ?感恩音樂會。 各項活動皆於一個月前開始作業至圓滿完成，且需與以下單位合心合力完成： 靜思精舍、 慈濟