企业OA办公自动化的发展方向.docVIP

找准切入点 突出人性化 ——关于企业推广OA办公的思考 中国南车集团公司武汉江岸车辆厂 王 浩 宋学斌 随着知识经济的迅猛发展，在企业寻找新的增值空间的进程中，信息化的普及和推广工作无疑成为其中的一个重要环节。如果说管理者是企业的核心，那么全体员工则是企业的主体。信息化建设只有深入到企业的各个部门和每个员工身上，才能使信息发挥全面、及时、高效的功能。就此而言，完善OA办公平台，使之更加贴近每个员工的日常工作，更加人性化，则是企业推广办公OA所要追求的目标。 　　一、企业办公自动化（OA）的发展现状及方向 办公自动化(OfficeAutomation)简称“OA”,在我国自20世纪70年代开始发展，到90年代中期大致经历了三个阶段，第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等；第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享、网络打印共享、网络数据库管理等工作目的。 　　在我国办公自动化的发展过程中，办公自动化建设取得了很多成绩，同时也暴露了很多问题，如投资大、效果不明显、水平低、重复建设多、硬件投入多、软件投入少、模拟手工作业增加管理负担等，造成这些问题的主要原因有三条：一是对办公自动化的本质作用理解不深，把办公自动化简单理解为办公过程中先进技术和设备的使用。而实际上，实现办公自动化，更重要的目的是提高管理机构的决策效能。二是忽视办公自动化发展的基础，认为只要有了先进的技术和设备就可以实现办公自动化。而实际上，办公自动化发展必需依赖两个基础——管理基础和信息积累基础，如果脱离了这两个基础，办公自动化就会变成空中楼阁。三是技术条件的制约，会使得办公自动化建设难以达到预期的目的，如早期的网络技术对信息共享和沟通方面的支持就显得明显不足。 　　自90年代中期至今，互联网技术在我国迅速发展和普及,引出了Intranet、Extranet、Internet、政府上网工程、企业上网工程、电子政府、电子商务、电子管理、政府内部网、企业网、数字神经系统和数字化办公等一系列新概念，面对这些新概念，再提OA也许会让很多人感到迷惑，好象OA这个概念已经不适应信息化发展的需要，在这里我们暂且认为这一个阶段为OA发展的新阶段。这一个阶段的主要标志是互连网技术的普遍使用。 　　我国办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互连网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，目前国内大多企业离全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式以及国家和行业的法律法规体系有很强的惯性，短时间内难以发生较大嬗变。尽管如此，全面实现数字化办公仍是企业办公自动化发展的必然趋势，未来的企业将在强有力的网络化、电子化支持下，把协同办公的思想带入办公生活，实现企业信息化水平的全面提升。 二、OA系统软件的运用和网络的架构 （一）、系统软件的选择。 如何选择和确立OA办公软件是致关重要的。中国南车集团决定在全集团企业中统一使用由北京中榕基公司开发的RJ-eFlow办公自动化系统不失为一个明智之举。它有效地避免了所属企业的各自为阵和重复投资，为分散在大半个中国的所属各企业提供了一个良好的办公基础平台。该系统是以IBM公司的LotusDomino/Notes“群组工作软件”作为开发工具设计的办公自动化系统。架构采用Brower/Server模式设计，客户机不需另安装软件，用户只需使用Internet浏览器，界面统一，操作十分方便，简单易学，降低了用户学习新知识的难度，易于接受。网络应用系统跨平台，兼容性好，保护原有的软硬件设施，企业原来的网络、操作系统都可以很容易地加以利用，可以使系统在最短的时间内发挥效益。RJ－eFlow是在总结了大量行政和企业办公需求的基础上，面向客户，以现代管理理论为指导的新一代办公自动化软件。软件结合现代管理理念帮助用户建立和完善自身的现代企业管理制度；利用强大的通讯平台使企业建立初步的协同工作机制，解决用户内外部信息交流不畅通的现状，从而奠定知识管理的基础，自如应对电子商务和知识经济的挑战。该系统只需在服务器上集中实现配置的维护和管理，大大降低了用户用于软件系统维护和升级的难度和费用，使办公自动化更加容易实施，用户投资风险小。后台采用LotusDomino服务器(自带Note服务器