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物业公司《质量手册》之控制要求 物业公司《质量手册》之控制要求 　　5.0 控制要求 　　5.1.1.1 物业管理公司质量管理体系文件分类 　　a.质量手册 　　b.质量管理体系其他支持文件（如：作业文件等） 　　c.质量记录（表格、报告等） 　　5.2 文件编码规定 　　5.2.1 各部门编写的质量体系文件，由总办按照本规定的要求进行登记编码，每一份文件只允许有唯一的一个编号，各部门根据《文件记录编码规定》执行。 　　5.2.2 代码识别： 　　CPM---物业总经理(英文缩写) RCPM---管理者代表（英文缩写） 　　EO---总办 HR---人事行政 　　EM---工程部 AM---财务部 　　SM---秩序维护部 PM---客户服务部 　　5.2.3文件代码识别： 　　SC----质量手册 　　ZY----作业文件JL---质量记录表格 　　5.2.4 文件编码： 　　5.2.4.1 《质量手册》 　　BCXR----SC---X（A、B、C） 　　版次 　　质量手册代码 　　物业管理公司代码 　　5.2.4.2 部门作业文件 　　BCXR--ZY--XXX--XXX ---XX 　　序号 　　章节号 　　部门代号（英文） 　　作业文件 　　物业管理公司代码 　　例：客户服务部作业文件的编码：BCXR -ZY- PM-章节号 　　5.2.4.3 《质量记录》 　　JL--XXX---XX---XX 　　序号 　　部门代号 　　章节代号 　　质量记录 　　5.3 质量体系文件和资料的制定、审核、批准 　　5.3.1物业管理公司所有质量体系文件和资料、审核、批准按下列规定执行。 　　序号文件类别制定审核批准 　　1质量手册相关部门管理者代表物业总经理 　　2作业文件相关部门部门经理管 理 者 代 表 　　3质量记录表格相关部门部门经理管 理 者 代 表 　　5.3.2物业管理公司质量体系文件按下表要求设置： 　　序号文件类别页眉页脚 　　1质量手册每页均有 　　2作业文件首页批准页 　　3记录表格 　　5.3.3凡以物业管理公司名义与外单位签署的协议、合同等文件由物业总经理批准发文。 　　5.4.4 总办定期通过内审等方法对现行的质量体系文件进行评审更新，并按规定再批准。 　　5.4 质量体系文件和资料的标识与发放 　　5.4.1质量体系文件和资料分为受控、非受控。受控仅限于在物业管理公司内部使用，非受控一般是为某种需要提供给物业管理公司以外的人员使用。总办负责指定”受控”与”非受控”文件目录，及《受控文件清单》。 　　5.4.2 总办管理人员根据物业管理公司的具体情况制定《受控文件清单》，经审批后复印质量体系文件，于首页的右上方加盖红色”受控”或蓝色”非受控”印章，并列出分发号，统一发放，让持有者在《文件发放回收登记表》上签字，并列入部门《受控文件清单》中。 　　5.5 质量体系文件的保管 　　5.5.1质量体系文件的受控原版由总办管理人员按《档案管理制度》负责、存档保存。 　　5.5.2质量体系文件的受控副本由文件持有部门文员或文件持有人负责保管。 　　5.6 质量体系文件的有效控制 　　5.6.1为确保物业管理公司质量体系文件的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号来控制最新版本，版本号采用英文字母A、B、C...表示第一版、第二版、第三版…；用阿拉伯数字0，1，2.. 表示未经修改、第一次修改、第二次修改..。版本号与修改状态号之间的关系为：每一版质量体系文件可以允许修改5次，即修改状态号最高是5，当超过5次时，全部文件换版，即由A版升为B版，特殊情况下，换版可不受此限制。 　　5.6.2 总办管理员应按质量体系文件的类 别编制《文件受控清单》，确保物业管理公司各部门使用最新有效版本之文件。当质量体系文件更新后，相应的《文件受控清单》应于以更新。 　　5.6.3物业管理公司内所使用的质量体系文件均为加盖红色”受控”印章的受控文件，各部门不得使用私自复印的文件，物业管理公司内部不允许使用加盖蓝色”非受控”印章文件。 　　5.7 外来文件的控制 　　5.7.1收到外来文件的部门，由文件收集人送总办统一识别其适用性，由管理者代表批准使用，并控制分发以确保其有效。 　　5.7.2外来文件资料由总办统一收集登记，编制《外来文件清单》，妥善保存，重要文件应及时呈送物业总经理审阅，如需分发应经物业总经理批准控制其分发量。 　　5.7.3直接引用的国家或行业技术标准、管理标准，使用前应由总办统一编号，填写《法律法规清单》加盖受控印章，经物业总经理批准后使用。 　　5.8 质量体系文件的更