电力设计院档案管理存在的问题及解决措施.docVIP

PAGE PAGE 1 电力设计院档案管理存在的问题及解决措施 　　摘要：图档资料是电力设计部门信息管理和运用的重要工具。发挥信息技术优势，保障电力设计院生产运维，快捷传递交流信息和实现信息共享，本文通过现代档案管理工作现实问题分析，提出了切实可行的、符合新环境的有效对策。 　　关键词：档案管理；转变；规范；对策 　　中图分类号：G276文献标识码：A文章编号：1007-9599（2012）20-0000-02 　　图档资料是电力系统保存设计信息的重要手段，也是管理和检修设备的重要依据。随着信息技术的快速发展和大规模应用，人们生活的各个方面发生了巨大的变化，电力设计院在正常运转过程中，产生的CAD或公文性电子文件越来越多，资料所在空间越来越大，为了缩小档案保存空间，快捷传递交流信息和实现信息共享，必须提出切实可行的、符合新环境的解决方案。 　　1现代的档案管理工作的转变 　　1.1档案存储载体的转变 　　随着信息化程度不断提高，电子文档以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件，电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现，通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，同时节约了成本，提升了便捷性。 　　1.2企业档案的分类变化 　　新环境下，传统分类方案将被打破，取而代之以电子档案管理，在电子档案管理过程中，一份完整的档案信息可以分散在几个管理系统中，信息系统依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目，尽管各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是电子档案管理过程中档案分类更能贴近管理的需要，分类也将更详细、更科学、更规范。 　　1.3档案保存方式上也有所改变 　　在信息系统中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去，则很难接触到档案。 　　大量的电子图纸不可能最后归档，管理者必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家相关政策制定出电力设计院的《电子文件管理办法》，要求电力图档系统使用者在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等电子档案管理内容。使用者可以在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，也要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性。 　　2电子档案目前面临的问题 　　2.1档案的真实性有待确认 　　电子文件与纸质文件不同，其特性决定文件很容易被第三方修改，且很难追踪修改信息。计算机创建文件并不像传统文件的一样签字、笔迹容易辨认，创建者可以随意更改电子文件创建者的相关信息。 　　2.2档案安全性问题突出 　　由于互联网、3G网络的普及，电子文件很容易分发出去。此外，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁。 　　2.3档案保存时间性问题 　　随着OA的不断深人，很多设计院将会实现无纸办公，日常业务中所有的情况、决策、信息存储在网络中，使用者只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用，但是一旦网络突然瘫痪或被毁，如出现“黑客”问题，遇到病毒问题或其它方面的故障，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失。 　　2.4档案内容的一致性问题 　　软件的兼容性和拓展性会造成电子图档的统一性问题，计算机软件研制大大落后于硬件的发展，远不适应各方面存储的需要。档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件，势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网。 　　3建议采取的对策 　　3.1加强对电子档案人才的培养 　　合格的电子档案管理人才不仅应该精通业务，同时对计算机操作和电子档案的特性要熟悉。目前计算机技术飞速发展，OA、CRM、HR等大型管理软件日益普及，电子档案的管理必须经过专业培训才行，企事业单位应送出员工到先进的IT企业和信息管理咨询企业进行进修和学习，使得操作人员在熟悉业务的同时，精通计算机操作和信息管理。 　　3.2完善电子档案相关的安全法规 　　在信息系统中，所有的安全策略实施过程中最主要的因素是人，因此完善员工对电子档案操作的规范，强调安全的责任意识显得尤为重要。电子档案在形成和归档的过程中有众多环节，每个环节的工作人员都有不同的职责，对电子档案的都有一定的操作权限，即使有比较先进的信息安全技术，但在人为操作层面仍有漏洞，因此，只有通过完善制度最大限度降低人为造成的安全漏洞，才是提升电子档案系统安全性的根本途径。 　　3.3建立健全电子档案的工作标准 　　电子档案在业务系统中的流转是一个标准的过程，要有和业务系统向配套的电子档