IBM岗位分析与岗位说明书编写培训.ppt

* 岗位描述 – 职责描述的注意事项 确定岗位说明书的格式 逐项进行 职责描述 小组 讨论 反馈和 确认 工作持有人所负有的职责以及工作所要求的最终结果 岗位长期及经常性的工作,而不是短期或临时性工作 按照岗位职责的重要性顺序填写,重要的职责填写在前面 职责描述字数要求：每条职责描述不超过50字 * 岗位描述 – 职责描述的注意事项 确定岗位说明书的格式 逐项进行 职责描述 小组 讨论 反馈和 确认 职责条目确定 除非是特别重要的职责，每项职责占用的时间一般大于所有职责的5%。未被逐条详细描述的“其它”职责所占用的时间一般不超过该岗位完成所有职责工作时间的10%。 紧密相关的（如：用于完成一项任务的几个步骤）或类似的职责可以归为一条职责来描述，除此之外，尽量避免把几个职责合并在一个小标题下做概要描述。 * 岗位描述 - 职责描述的注意事项 确定岗位说明书的格式 逐项进行 职责描述 小组 讨论 反馈和 确认 职责描述句式规范 一份好的岗位说明书包含了准确描述“需要做什么”的以动词开头的语句，如：可用“起草”、“审核”、“执行”、“指导”等具体动词的，尽量避免用“负责”等笼统的词。例如： 每季度起草报告向…… 倾听客户的买卖指令…… 比较部门实际费用与预算费用的差别…… 用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的例子来描述，避免只使用“管理”、“监控”等字眼，而是描述出管理监督的具体事项。 * 职责描述语句通常包含的内容 1）动词；2）宾语；3）目的描述。如下表所示： 岗位描述 – 职责描述的注意事项 确定岗位说明书的格式 逐项进行 职责描述 小组 讨论 反馈和 确认 * 岗位描述 – 反馈和确认 岗位说明书的起草人在初步起草岗位说明书后，应经过岗位分析项目小组讨论确定。在讨论过程中如果有不明确的问题，还可以向相关人员进一步了解情况。 小组讨论的意义在于：小组各成员对同一岗位有不同视角，他们的意见可保证该岗位说明书内容更加确切、完整，文字表达更加准确。 确定岗位说明书的格式 逐项进行 职责描述 小组 讨论 反馈和 确认 * 岗位描述：编写岗位说明书 经岗位分析小组讨论确定后的岗位说明书可返回岗位现任职人员或其直接上级，征求反馈意见并进行必要的修改。 岗位说明书最终由人力资源部负责人审核批准，并进行编号，成为正式的岗位说明书档案。 确定岗位说明书的格式 逐项进行 职责描述 小组 讨论 反馈和 确认 * 岗位描述 – 职责描述的注意事项 确定岗位说明书的格式 逐项进行 职责描述 小组 讨论 反馈和 确认 总的来说代表了岗位的主要产出 描述了工作的成果而非过程 每一说明描述了单独的 、不同的最终结果 不是广义的，含糊的说明 每一个说明都是没有时限的，如果岗位没有改变，职责不会改变 * 职责说明－动词举例 决策或设定目标 批准 指导 授权 建立 制订 规划 决定 准备 预备 发展 执行管理 达成 增进 评估 建立 赢得 评定 吸引 限制 确保 维护 评估 衡量 监控 取得 认同 审核 找出 设定 执行 指明 改善 标准化 专业与支援 分析 辨明 界定 建议 提议 促使 建议 预测 协调 解释 支援 特定性或基层工作 检查 检验 执行 履行 对照 提出 分配 处理 收集 汇集 生产 制造 分发 进行 提供 获得 提交 操作 执行 供应 一般性 管理 联系 协助 控制 监督 协调 * 如何描述工作 工作职责 工作任务 工作要素 董事会秘书 提供董事长所要求的速记 准备和保存月董事会记录 适用于 岗位说明书 董事会速记 整理速记记录 打印董事会会议记录 复印会议记录，分发给董事会成员 会议记录保管归档  在打字印机中插入打印纸 确定打字机的边距 不适用于 岗位说明书 * 根据需求进行岗位说明书的更新或重新起草 起草 / 更新 重新进行岗位分析和描述，起草或更新岗位说明书的时机： 新岗位产生时 工作发生变化时 定期审核，一般至少一年审核一次 * 内容提要 一、岗位分析与岗位说明书的意义与作用 二、岗位分析流程和方法 三、岗位说明书编写流程和方法 四、本项目岗位分析与岗位说明书编写工作介绍 * 项目工作步骤 制定岗位说 明书的格式 调查各部门 现有岗位清单 选取 基准岗位 各部门修改、确认 岗位说明书 修改岗位说明书， 并最终定稿 岗位信息收集 撰写 岗位说明书初稿 * 调查各部门现有岗位清单 目的 明晰现有岗位设置