新编秘书理论与实务项目二--办公室效率管理.ppt

任务二 工作日志编制 任务实施合理制定工作日志，可以科学地管理时间，有条理地安排领导活动和约会。小张制定11月26日的工作日志，应当先提前了解上司工作和活动的信息，在日志表中填入。并于当日一早再次确定与补充。输入的信息要完整，标明各项活动的时间、地点、姓名、联络方式等必要信息。同时可在备注一栏清楚标出为上司的有关活动所做的准备，并予以落实。可做成如下表格： 任务三 领导约会安排 任务情境 任务三 领导约会安排 任务分析一、日程安排的内容和形式1.日程安排的内容(1)各种接待、约会，包括接待和会见本单位员工、外单位来宾和国外来宾。(2)商务旅行活动。各组织领导特别是企业领导经常到各地、各国去联系合作事宜，进行市场调研和参观学习。(3)参加各类会议。各类组织都会经常举行不同类型的会议，领导部署重要的任务，听取员工的建议，组织各类表彰会议等。(4)到车间进行实地检查或指导。优秀的企业家都注重及时了解本组织的生产、营销、资产运行等方面的情况，这离不开亲自去做市场分析、产品分析、资产分析的工作。 任务三 领导约会安排 (5)组织的各类重大活动的安排。(6)领导私人活动的安排。在西方国家，秘书一般都要对领导的私人生活进行安排。比如何时去休假，替领导安排好接待私人亲朋的日程表等。2.日程安排的形式 任务三 领导约会安排 2.日程安排的形式二、日程安排的总体原则和基本要求1.日程安排的总体原则(1)掌握领导的工作脉络及其与公司内、外各组织的关联，细心观察领导的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；了解公司业务发展情况，特别是所服务领导的业务进展情况，留意近期的工作重点。 任务三 领导约会安排 (2)对既定事务预先写入日程，根据实际情况及时整理日程表，以免出现时间安排的冲突。(3)明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理。(4)定期与领导沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利于工作的开展。经常考虑应该先做哪项工作并向上司请示报告。请示时要认真，不要只报告聚会或会见的开始时间而不考虑需占用的时间。(5)注意日程安排的时间松紧，讲求“劳逸结合”原则。2.日程安排的基本要求 任务三 领导约会安排 3.日程安排的信息与技巧 (1)每周、每日的工作活动都不要安排得太满，要保证可能出现的临时性工作所占用的时间，具体安排要有弹性。(2)周一和出差前后一个工作日不要安排过多的事务。另外，领导出差和休假之后，等待他批阅的文件往往比平时多，所以在领导离开公司一段时间回来的第一天，一般不要安排会议、约会等活动，以便于让领导专门处理内部各种文件，并了解公司经营管理的基本状况。(3)在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给领导留出整理思路的时间。这样可以保证领导与客人会见时精神饱满，同时预留时间处理日常事务。(4)根据领导的习惯留出适当固定时间阅读报刊、资料及其他信息。 任务三 领导约会安排 (5)对于领导的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对的固定时间与领导核对日程，保证两者日程表内容一致。(6)不要代替领导作决定。在领导的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理。(7)控制约会时间。秘书要灵活，适时打断，防止拖延，以免影响后面的日程。(8)关注和掌握近期要回避的人物。 任务三 领导约会安排 4.其他注意事项(1)日程安排以简要的说明为主。(2)日程表旁边最好还要留一定的空白，以便随时添加和删除内容。(3)所有日程安排都要与领导保持一致，按领导的意图去办。 项目 二 办公室效率管理 学习目标 1.能够科学、合理地对时间进行管理。2.熟练掌握工作日志的制作方法。3能够.有条理地安排领导活动和约会。 任务一 时间管理策略 任务情境 周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 （1）给某客户打电话，与对方联系，说明自己的上司下周四将安排与他约会的事宜。 （2）为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表。 （3）向人力资源部门写报告，申请今年的休假日。 （4）