材料采购制度课件.docVIP

材料采购制度 一、 制订本管理制度目的 为规范集团公司内材料采购管理， 控制和降低工程施工中的材料消耗、 减少材料浪费现象、努力降低工程施工成本、提高经济效益，特制订 本制度。 二、 材料请购的提出与采购方式 1、 由工程部、项目部依据工程现场情况，结合现有库存量，提出 采购申请。 采购申请要有一个前置期， 每月 25 日前提出下月所 需物资材料的采购计划单，内容包括主材、辅材、工具、设备 维修配件、劳保防护用品、临时设施等。每周五提出下周材料 进场计划，临时加急需用材料可临时提出。在 ERP上设置月计 划、周计划、加急临时计划三个表式流程。 2、 材料采购计划单应详细注明材料名称、 规格型号、 数量、质量、 品牌要求及要求进场时间。 3、 计划单在 ERP流程上由项目部发起，传送给工程部，在传至采 购部执行。 4、 计划单的撤销与变更，由于各种原因，需要撤销或变更，必须 提出采购计划撤销变更通知单，注通知单与采购计划单号相连 接，原计划自动调整。 5、 采购方式，根据目前市场的情况， 采购采取以下三种方式： ○1 合 同采购○2 零星采购○3 网上招标采购 三、 询价议价 1、 采购部在桀骜计划单后，即展开询价议价工作。 2、 询价议价对象在合格供应商信息网未建之前，可依据多家供应 商历史信息，参照现有行情，咨询多家供应商，供应商选择一 般不少于三家，并在 ERP上填报询价表。 3、 询价议价的对象要遵循先厂家后物资代理最后经销商的顺序。 4、 专业冷门材料，采购部门应会同公司专业人员共同参与询价议 价，在特殊情况下，可不走货比三家程序。 四、 议价定价原则 1、 始终获取最低价格的原则，大宗材料在有明显下滑的形势下， 要约定价格随下滑度调整价格下调比例，如水泥及水泥制品、 钢材等。 2、 确保采用最优供应商的原则，确定供应商要有四比：比价格、 比质量、比付款条件、比售后服务，一旦价格确定下来，首先 要选择其他三项条件，谁家最优就选谁家。 3、 稳定合格供应商队伍的原则，在一般情况下，要优先保证与我 公司长期合作且信誉度好的供应商。 4、 定价审批原则，在确定供应商后，价格走流程审批，供应商必 须按合同约定，提供材料封存样品，保证材料按质送货。 五、 合同签约与管理 1、 合同分统一合同与简易合同两种。 统一合同是公司统一模式的采购合同， 适用于大宗材料的约定。 简易 合同是用于金额在 1-5 万元之间的零星采购。 2、 供应商一旦确定后，应在最短时间内完成合同会签工作流程， 合同签约完成后应立即组织采购。 3、 合同的内容、格式、要素必须符合《合同法》 ，对双方的权利和 义务必须公平、公正、平等。合同中必须明确价格、数量、质 量、技术性能、质量标准、保修年限、供货方式及时间、付款 方式、售后服务、退货索赔、违约责任、法院仲裁地等条款， 并附上供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户 银行账号、增值税开票资料、 联系电话等信息。 合同一式四份， 甲乙双方各执两份，采购部留一份，公司档案室存一份。 4、 零星采购在 5 万元以下（含 5 万元）1 万元以上，采购时必须 签署简易合同，简易合同由采购员直接与供应商协商签订，价 格由采购部拍板，但合同上必须要有开户银行及账号，加盖与 付款单位名称相符的法人章，附上营业执照及联系人电话等信 息。 六、 付款申请及流程 1、 预付款，合同约定有预付款的，在申请付款时可不需要通过材 料结算，直接申请付款，流程自动弹出预付款金额，在需要先 付款后发货的情况下，也走预付款流程，单无论哪种付款，先 必须提供相应的发票。 2、 合同材料进度付款 合同材料进度款是指供应商供货至一定阶段的供货金额总量， 按合同 约定付款方式申请拨款的款项。 支付进度款时必须具备以下条件： ○1 符合合同约定的付款条件。 ○2 按合同规定提供相应的发票。 ○3 材料进度结算单与付款条件一致。 ○4 由项目部提出申请。 ○5发票、账号、收款单位三者同源。 3、 零星材料款的支付。 ○1 零星材料采购在 1000 元以下，可用现金支付货款。 ○2 零星采购在 1000元以上 10000元以下，必须用转账支票支付货款。 ○3简易合同付款，必须按合同通过银行打入对方账户。 ○4 所有零星材料必须先入库再报销， 入库单上没有上传ERP经办人的 签字，拒绝付款。 付款附近要包括发票、 入库单、送货单、简易合同、 转账支票存根，存根上有收货人签字。 ○5 使用支票付款人，要走 ERP流程予以核销。 七、 入库、出库及保管。 ㈠ 材料入库 1、入库单的填写，要求有关信息都能体现。 ○1 在入库单上要注明项目名称，供货商名称、入库时间。 ○2 要把材料名称、规格型号（有品牌的要注明品牌）填写清楚。 ○3 合理使用计量单位，一般