会见会谈教学重点.pptVIP

湖 南 商 务 职 业 技 术 学 院 《秘书实务》精品课程 模块二 秘书办事模块 项目五 有效组织商务活动 任务一 安排和准备会见、会谈 [知识目标] 1、掌握会见、会谈的会场布置的原则和方法； 2、掌握会见、会谈准备的内容和注意事项； [能力目标] 能够安排和准备（涉外）会见、会谈 [教学重点] 能够安排和准备（涉外）会见、会谈 情景导入  天地公司是一家大型中外合资企业，主要经营电子软件，春天集团公司经理伍总因公司发展需要需与天地公司经理张伟就某项软件开发的合作问题进行会见、会谈，此次会见会谈工作主要由秘书高山组织安排，请安排和准备会见、会谈工作。 任务分析  会见与会谈首先要确定议题和明确目标，收集信息和分析双方材料，确定参加人员，双方要协商好时间、地点，然后要布置好座位。在会见与会谈时要注意迎送及合影，必要时需要翻译，同时需要记录和服务，以及记者采访管理。最后，会谈会见结束后要整理文件并归档，如会谈有成效需准备安排签字仪式。  相关知识 （一）会见与会谈的含义 会见是指双方见面会晤，交换意见，也叫会晤。会见因身份高低不同有不同的称呼，身份高的会见身份低的称为接见和召见，反之则称为拜见和谒见。 会见就内容而言，可分为礼节性、政治性、事务性会见或兼而有之。 会谈是指双方或多方以平等的身份为达成某项协议正式交换意见 会见与会谈是沟通、交流、协商、消除分歧、达成共识、相互合作的重要手段。  （二）会见会谈的工作程序 确定议题和明确目标 确定与会人员 收集信息和分析双方材料 确定地点和时间 座次安排 会见会谈场所安排 记者采访管理 整理文件并归档 安排签字仪式 迎送及合影 翻译、记录及服务  任务实施 1．会见 2．会谈  一、会见 1、确定议题和明确目标 会见的目标一般为互通情况、沟通立场、消除分歧、确定原则。秘书高山应与其领导张伟确立目标为沟通。有了良好的沟通才有继续会谈的可能。 2、收集信息和分析双方材料 高山应该收集对方在软件开发合作方面有何意向、是否曾与其他公司合作开发过软件、有何条件等信息，以备我方参考。并考查对方开发软件的实际能力，了解分析对方的人员组成、谈判底线，寻找其是否有何弱点可供我方利用。调查此项软件开发的相关信息，分析其与我方合作的可能性。  3、确定参加人员 由于对方参加人员为公司经理伍总，由此确定我方参加人员为公司经理张伟，并配备相应陪见人员及秘书人员。 4、双方协商时间地点 高山应与对方秘书协商好时间地点，因此次会见是对方要求与我方合作，因此可选择在我方公司的会客室。 5、布置座位 安排我方公司经理张伟坐在伍总的右边，高山自己坐在张伟后面，其他人员依次坐在张伟右边。  6、迎送及合影 会见时，张伟应提前到达，在公司门口迎候，高山陪同，或者高山在门口迎候，张伟在会客室等候。会见结束后，高山应陪同张伟将伍总送至门口或车前，握手道别，目送客人离去。 离去前应安排合影，此次会见人数不多，不用安排合影架。张伟居中，伍总站在张伟右边，其余人员按身份高低先右后左排列，主宾方交叉排列，两端站我方人员。  7、翻译、记录及服务 会见时的不需翻译，只需记录，高山应坐在张伟身后记录。会见时应准备好招待的饮料，我国一般用茶水招待，可适当备一些水果。会客室可用鲜花布置装饰。 8、记者采访管理 此次会见张伟拒绝接受采访，因此应安排保卫人员制止外来人员采访。 9、整理文件并归档 会见记录由高山整理归档。  二、会谈 1、议题与目标不同了 会谈的议题与目标为商讨合作开发软件的具体事项。 2、收集信息和分析双方材料 这时应了解对方开发软件的能力，及被开发软件的市场，了解对方的资金支持和技术支持如何等。 3、确定参加人员 会谈涉及到比较具体的技术问题，这时候会谈的主谈人可由张伟担任，也可由公司的技术总监担任，其级别应与对方对等，并配备相应专业技术人员及秘书。  4、双方协商时间地点 会谈的时间由秘书高山与对方秘书协商后确定，地点可选择在伍总所住宾馆的会客室。 5、布置座位 会谈的座位可布置成长方形，张伟坐在背对正门的地方，伍总坐在张伟对面。如果会谈长桌的一端向正门，则以入门的方向为准，张伟坐在左边，伍总坐在右边。其他人员则按照右高左低的规则排列，高山坐在在两端或后排。  其余迎送及合影，翻译、记录及服务与会见同。会谈后可能产生的合同、协议书、约定书、条约、意向书、备忘录、会谈纪要、宣言等文件是秘书人员在会谈记录的基础上起草的，应提交双方讨论和磋商，直至达成一致。最后，双方在履行签字程序后，文件才能生效。签字后的文件应该和原始记录一起整理后归档。  实战演习 2007年1