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國立臺中科技大學郵件處理作業要點
(100學年度第1學期第4次(總第345次)行政會議)
壹、目的：總務處文書組為加強本校郵件之管理，具體提昇郵件流通之效能，特訂定本要點。
貳、作業內容：
一、普通信件收發
二、掛號信件及包裹收發
三、大宗郵件收發
四、國外郵件收發
五、領件時間
參、處理原則
一、文書組受理本校教職員工公務執行郵件，及在學學生郵件之處理。
二、凡本校各單位各系所之公文收發信件，均由文書組統一寄發，若屬各單位應辦業務不在此限。
三、文書組受理各單位之(收)發，寄件人應依規定於信件上填妥郵遞區號、收件者、寄件者等必要之資料，並填寫郵件寄發登記簿、大宗掛號函件收據、包裹收據、雙掛號回執等必要之資料(備於誤投、遺失等之查詢及郵資申報之作業)俾郵件處理效率順暢。
四、文書組受理各單位之(收)發，寄件人應依規定貼足郵票(文書組不予接受來信不足郵資之信件處理)。
五、寄件時間：每日上午08:00-11:30，下13:30-16:00
(因郵局17時截止收件並須排隊候辦之作業時間)
肆、作業流程
一、普通信件：
文書組收文人員將郵政單位送來之普通信件，分文至效率櫃內，供各單位專責人員取回，誤遞之郵件則退回郵政單位。
二、掛號信件及包裹：
文書組收文人員將郵政單位送來之掛號信件及包裹，分別登錄於教職員工及學生取信簿，供各單位專責人員合對取回轉發，遇有快遞郵件時，為爭取時效收文人員應個別通知收件人。
三、日間部學生(包含男女生宿舍學生)由生活輔導組派員領取後轉發學生。
四、男女生宿舍學生請宿舍負責人員派員領取回轉發。
五、各學制員生部分由各學制派員取回轉發。
六、大宗郵件：
寄發大宗郵件之郵資金額超過三百元者，郵資費用由寄發單位支付。若郵件包裹體積太大重量過重，寄發單位通知文書組協調郵政單位取件遞送。
七、國外郵件：
國外郵件請寄件人詳實填寫資料，以利處理。
八、領件時間：
上課期間：上午08:00-12:00，下午13:00-17:00
伍、郵件管制作業
一、承辦單位主管應經常實施抽查，以掌握信件確實如期處理，圓滿結案。
二、文書組應於每月終了統計上月處理郵件，陳報主管。
陸、本要點奉 校長核定後實施，修正時亦同。
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