试谈Excel2003的使用相关知识.pptVIP

Page ? * 制作者： 第7讲 Excel2003 的使用——数据的管理与分析 主讲:田卫红 教学目标： 知识目标： 通过本节课的学习，使同学们能够学会运用EXCEL中数据的排序和筛选功能。 能力目标： 掌握数据排序 掌握分类汇总的方法 掌握数据筛选的方法 1 2 教学重点： 数据的排序 分类汇总 数据筛选 1 2 教学难点： 排序与分类汇总 一、Excel表格的数据管理 使用大量杂乱无章的数据常常会觉得不方便，而经过处理的数据则容易使用。数据处理就是要将不易使用的数据整理成容易使用的数据。 数据管理的内容 数据排序 数据的分类汇总 数据筛选 在实际应用中，为了提高查找效率，需要重新整理数据，对此最有效的方法就是对数据进行排序。 定义 根据某个特征值，将类似、相近的数据排在一块，故也称为“分类” 排序分为升序和降序 升序：按字母顺序、数据由小到大、日期由前到后排序。 降序：按反向字母表顺序、数据由大到小、日期由后向前排序。 如果排序的数据是中文，则排序是依据中文字的内码（拼音或笔画）来确定。 二、数据的排序 注意： 1）关键字为“汉字”时，按“拼音”的字母顺序或按“笔画”的顺序进行排列 2）若对一个关键字排序，用常用工具栏上的升序或降序按钮 若对多个关键字排序，须用菜单命令。“数据”“排序” 3）一般情况下，第一行数据作为标题行，是不参与排序的，即“无标题行”。 若第一行参与排序，则选“有标题行” 4）对某列或某个区域的数据排序，当前活动单元格应是“所选区域”的任一单元格；如果活动单元格是“选定排序区域”以外的单元格，则不进行排序 若选中“某列”数据，则只对此列数据排序，其他列不发生变化 操作步骤： 根据指定列的数据进行排序，其操作步骤如下： 1、选中希望排序的单元格区域 2、单击“数据”菜单中的“排序”命令，弹出“排序”对话框，如图所示 在该对话框中选中“有标题行”单选按钮，在“主要关键字”下拉列表框中选择“总分”选项，表示按总分进行排列。并选中其后的“降序”单选按钮，表示按总分递减排序。 4、单击“确定”按钮即可。 动手操作1：数据的排序 任务1： 将“成绩表”按“总分”从高到低的顺序排列。 任务2：若总分相同，则按“姓名”笔画由少到多的顺序排列。 任务3：观察排序结果。 任务4：按行排序，并观察排序结果。 提示：按某个字段排序时，不要选定该列，否则只对该列进行排序。 练习： 例1：工作表中的数据按“姓名” 依据笔划降序排列。 例2：使用工具栏以“三季度”数据为关键字按升序对电器销售表排序。 例3：使用菜单对“小计”进行递增排序，小计值相同的数据以“一季度”降序排序。 例4：以“商品名”为主要关键字，“小计”为次要关键字，按“商品名”升序“小计”降序排序。 例5：按“银行”进行升序排列，相同的银行按“金额”降序的顺序排列。 二、分类汇总 一般情况下，建立工作表是为了将其作为信息提供给他人。报表是用户最常用的形式，通过计算与汇总的方式，可以得到清楚与有条理的报告。这就可以借助Excel提供的数据“分类汇总”功能，它提供了求和、均值、方差及最大和最小值等用于汇总的函数。 提示：在进行分类汇总之前，必须先对“订货单位”字段进行排序。 汇总后的数据 作用：便于按类查看相关信息。 先按关键字对工作表进行排序 动手操作2：分类汇总的使用 任务1： 将“产品销售统计表”按“订货单位”进行排序。 任务2： 将“产品销售统计表”按“订货单位”进行分类汇总。 方法：单击“数据”菜单→单击“分类汇总命令” →…… 动手操作2：分类汇总的使用 任务3：练习分级显示汇总数据。 任务4：练习删除分类汇总数据。 单击相应的符号，可以显示指定的级别。 单击它，将隐藏明细数据。 单击它，将显示明细数据。 练习： 例1：在“销售表”中，统计每位业务员的销售总额。 例2：计算每个部门的实发工资的平均值。 例3：按“银行”分类汇总所有记录的“金额”和“本息”的金额。 删除汇总数据的方法有： 1）“编辑”菜单“撤销分类汇总” 2）“数据”--=“分类汇总”“全部删除”按钮 Excel提供的数据“分类汇总”功能，包括了求和、均值、方差及最大和最小值等用于汇总的函数。 三、数据筛选 含义从工作表中筛选出满足条件的记录，不满足条件的记录暂时隐藏。。 类型自动筛选 适用于简单条件 对一列数据最多可以应用两个条件。 筛选数据 自动筛选 数据／筛选／自动筛选 自动筛选 自动筛选是一种快速的筛选方法，用户可以通过它快速地访问大量数据，从中选出满足条件的记录并显示出来。 其操作步骤如下： 1、选中要进行筛选的单元格区域 2