生物食品公司文件控制程序.docVIP

版本/修订：A/0 安徽今日生物食品发展有限公司 文件控制程序 QB/JR01:2009 受控状态： 编写： 日期： 年 月 日 审核： 日期： 年 月 日 批准： 日期： 年 月 日 发放编号： 2009年3月 文件控制程序 1 目的 对与HACCP体系有关的文件进行有效控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。 范围 适用HACCP体系有关的文件，包括外来文件和技术资料的控制。 3 职责 3.1办公室负责HACCP体系文件的总体管理； 3.2各部门负责本部门在用文件的管理。 4 控制要求 4.1文件的分类和编号 4.1.1 Q □ / HT □□ □□□□ 年号 文件顺序号 企业代码 文件分类号 代表HACCP体系 4.1.2 QR / HT □□ ― □□ 记录顺序号 记录分类号 企业代码 代表质量记录 4.1. A．HACCP手册； B．前提条件和程序文件； C．HACCP计划； D．支持文件（作业指导书、管理文件等）； R．记录。 4.2文件的编写 4.2.1HACCP手册由HACCP小组编写，必要时可邀请外部专家参加； 4.2.2各类产品的HACCP计划由HACCP小组编写，必要时可邀请外部专家参加； 4.2.3指导特定质量活动的作业文件、管理文件和程序文件，涉及全厂的由办公室组织编写，涉及各部门的由各部门组织编写； 4.2.4记录由相应文件编写人员随文件编写同时编制。 4.3文件的审核批准 4.3.1HACCP手册由HACCP小组组长审核，总经理批准； 4.3.2各类产品的HACCP计划由HACCP小组组长审核； 4.3.3指导特定质量活动的作业文件、管理文件和程序文件由办公室主任审核，总经理批准；技术文件由技术部主任审核，总经理批准； 4.3.4外来文件由办公室报总经理批准后分发各相关部门使用。 4.4文件的发放 4.4.1办公室根据文件的性质和适用范围，确定文件的发放场所，并填写“文件发放表”，经办公室经理批准后发放文件，并做好文件发放签收记录； 4.4.2工厂内发放的体系文件均加盖“受控”标识。 4.5文件更改和换版 4.5.1文件需要更改时，由文件更改提出部门填写“文件更改建议单”，送办公室； 4.5.2办公室接到“文件更改建议单”后，根据文件性质及时组织相关人员对该建议进行讨论，并送原文件审核、批准人审核批准； 4.5.3文件更改后文件管理员根据文件发放记录，及时更改所有受控文件。更改采用划改或换页方式进行，对于划改的需要在更改处加盖“更改”印章标识。文件更改后应对该文件的修改状态进行变更； 4.5.4文件采用换页更改时，办公室应及时收回作废文件，各部门若需保留作废文件，则必须加盖“作废”印章； 4.5.5文件经10次以上更改，或文件作大规模更改时应考虑进行文件换版。文件换版后，办公室应收回原作废文件，并按4.4的规定重新配置和发放。 4.6文件的使用和管理 4.6.1发放给各部门的文件，由各部门负责保管。文件使用人应爱护文件，保持文件清晰，不允许在文件上乱写、乱划； 4.6.2文件持有者离开本工厂时，必须到办公室办理文件归还或转交手续； 4.6.3体系文件是本企业的保密文件，一般不允许对外提供。任何人不得私自复印和向外出借文件。如特殊需要，则应该向办公室提出申请； 4.6.4办公室应对所有HACCP体系文件存档，并建立“受控文件清单”，对存档的记录表式（样张）建立“质量记录总目录”。 4.7文件的定期评审 4.7.1 4.7.2文件评审需对文件进行更改的，通知办公室实施更改；需要进行文件换版的，按照4.2的规定由相关人员进行文件换版的编写。 4.8作废文件的管理：办公室应及时收回所有作废文件，各部门若需保留作废文件，则必须加盖作废印章。办公室对回收的作废文件应隔离存放，并及时作销毁处理。 5 记录 5.1《受控文件清单》 QR/JR01-01 5.2《质量记录总目录》 QR/JR01-02 5.3《文件发放表》 QR/JR01-03 5.4《文件更改建议单》 QR/JR01-04 5.5《文件借阅登记表》 QR/JR01-05 受控文件清单 表号：QR/JR01-01 序号 文件名称 文件编号 版本/修订 备注 编制： 审核： 质量记录总目录 表号：QR/JR01-02 序号 记录名称 表号 使用 部门 保存期限 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 编制：