泛海物业档案管理手册.docVIP

PAGE PAGE 2 档案管理手册 前 言 档案是历史的真实记录，是企业发展过程的见证。为确保公司档案资源的真实、完整、有效，使档案资源更好地服务于企业的改革与发展，现依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法律、法规和制度，坚持系统性、实用性、可操作性原则，针对公司档案工作现状，着眼于公司未来发展，编制了《档案管理手册》（以下简称“《手册》”）。 《手册》由“机构设置与职责”、“档案分类方案”和 “档案管理制度”三部分组成，其中“档案管理制度”包括“文件归档管理制度”、“公司档案日常保管制度”、 “会计档案管理制度”、 “声像档案管理制度”、“信用档案管理制度”和“电子档案管理制度”。三部分全面介绍了档案工作的内容、工作方法、操作技能等，直接指导公司档案工作的实践。 《手册》中所称“公司”指泛海物业管理有限公司。 《手册》中所称 “所属各单位”指公司所属子公司、分公司、在京管理处、会所 《手册》适用于公司总部及各所属单位。 所属各单位参照本《手册》制定本单位档案管理制度。 二〇一二年二月 目录 TOC \o 1-2 \h \z \u 第一部分 档案机构设置与职责 1 第二部分 档案分类方案 4 第三部分 档案管理制度 23 文件归档管理制度 23 公司档案日常保管制度 35 会计档案管理制度 40 声像档案管理制度 48 信用档案管理制度 53 电子档案管理制度 57 PAGE 3 第一部分 档案机构设置与职责 总 则 第一条 公司根据物业管理行业特点及公司运行管理模式，按照“统一领导、分级管理”的原则，积极搭建档案管理体系，形成公司和所属各单位齐抓共管的工作格局。 档案机构设置及岗位管理职责 第二条 档案管理机构设置 （一）公司总经理是档案管理的最终领导人；公司行政管理部为执行机构，主要负责公司档案的管理，并对所属各单位档案管理工作进行指导、监督和检查。 （二）档案室是集中保管公司档案的馆藏机构，是公司所有档案的最终保管地。公司总部和所属各单位必须配置档案室，部门配置专用档案柜。 （三）公司配置公司级档案管理员，同时兼任公司总部单位档案管理员，统筹公司总部及所属各单位档案管理工作；所属各单位配置单位档案管理员，统筹管理所在单位档案工作，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各类档案。各部门按需求配备部门级档案管理员，自行保管档案的部门必须配有部门档案员，负责部门档案管理工作。 （三）所属各单位档案的管理分为三个阶段。第一阶段：由部门档案员保管，在项目发生、档案产生时，第一时间交部门档案员保管，将档案进行初步整理，确保第一时间产生的档案不流失。第二阶段：由公司档案员在本单位保管，各部门、项目根据档案的重要程度和移交期限，将档案分类、分批送交档案室。第三阶段：定期向公司行政管理部移交（具体条款见《公司档案日常保管制度》第五章《档案的移交》）。 第三条 公司及所属各单位档案员职责 （一）认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划，进行工作总结，并对总部各部门、所属各单位档案管理工作进行指导、监督、检查。 （二）负责对所在单位各部门各类档案的接收、分类、编制检索工具，进行科学的系统管理，有权拒绝接受不符合归档要求的档案，有权要求有关部门或所属各单位按标准重新收集齐全完整。 （三）对档案进行保管、登记、统计和定期清查工作。所属各单位档案员每月对单位档案进行自查，将具体情况以文字形式上报公司行政管理部；公司档案员每年对所属各单位档案管理工作进行抽检，对不符合要求的及时提出整改意见并跟进整改情况。 （四）对重要档案进行整理立卷。 （五）按照集团要求，建立统一格式的公司档案台帐，规范全公司档案台账系统，所属各单位档案员须将每年档案台帐上报至公司行政管理部备案。 （六）公司及单位档案员积极配合人力部门和财务部门档案管理工作，做好整体档案的衔接。 （七）提供档案利用服务，并对档案室资源进行开发利用，编写大事记与专题，更好的发挥档案价值，体现公司历程与风采。 （八）对档案室馆藏进行补充和完善，如设置分类表、增加新项目、修订目录等。 （九）积极开展档案知识宣传工作，增强全体人员的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理意见。 （十）组织部门档案员进行业务学习和业务培训。 （十一）树立和加强保密观念，做好文件、资料，档案的保密、保管工作。 第四条 公司各部门、所属各单位部门档案员职责 （一）部门档案员负责本部门的档案工作，承担本部门文件、资料、图纸和实物档案的形成、积累、保管、整理、立卷归档工作，工程资料应随工程进度同步收集、整理并按有关要求向单位档案员移交，保证归档文件材料