福州大学生工学院仪器设备档案工作规范.docVIP

高等学校仪器设备档案工作规范 1. 引言 　　1.1 为了提高高校仪器设备类档案(以下简称设备档案)的质量和管理水平，充分发挥仪器设备档案在社会主义建设和高校教学科研中的作用，并为考核高校仪器设备档案工作提供依据，特制定本规范。 　　1.2 本规范依据《中华人民共和国档案法》，国务院批准的《科学技术档案工作条例》和国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法)等法律、法规、规章结合高校情况制定。 2. 主题内容 　　2.1 本规范规定了仪器设备档案工作的基本原则，归档范围的确定，文件材料的部门立卷和归档流程，设备档案管理，开发利用的主要内容和工作方法，各级岗责任制以及归档范围和保管期限表，二级类目代号简表，装具、常用表格、卡片规格。 3. 引用标准 ＧＢ３７９２．５＿８５《档案著录规则》 ＧＢ／Ｔ１１８２２＿８９《科学技术档案案卷构成的一般要求》 4. 设备档案工作的基本原则 　　4.1 凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具体保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属仪器设备档案。 　　4.2 设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全，设备档案工作量大的院校，可设分室。 　　4.3 设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为学校设备管理部门的职责之一。 　　4.4 要努力实现设备档案工作由经验管理向科学管理的方向转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学校的科技进步和经济建设服务。 　　4.5 把设备档案工作列入本校发展计划，配备必要的库房、设备以及人员，每年从设备费中拨给一定的数额，作设备档案经费。 5. 设备档案归档范围的确定 　　5.1 确定的原则 　　　5.1.1 归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 　　　5.1.2 归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。 　　　5.1.3 归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。 　　　5.1.4 作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均须 归档。 　　5.2 归档的主要内容和重点 　　　5.2.1 归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面，具体范围见附表一。 　　　5.2.2 归档的重点是仪器设备项目(特别是价值5万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。 　　　5.2.3 本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。 　　5.3 不归档的文件材料 　　　5.3.1 上级普发(非专指高校)、不办的文件； 　　　5.3.2 未定稿的管理性文件材料； 　　　5.3.3 未生效的合同、协议书； 　　　5.3.4 重份文件、校内单位发来的文件； 　　　5.3.5 无查考价值的一般性函件； 　　　5.3.6 仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。 6. 仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程 　　6.1 设备文件材料的形成与积累 　　　6.1.1 学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门，必须有专(兼)职档案员集中管理本校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。 　　　6.1.2 从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件，均归口设备管理部门负责收集、积累、过程结束后移交档案部门。 　　　6.1.3 设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记，移交设备管理部门。 　　　6.1.4 重大设备的开箱验收必须有学校档案部门参加，以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在给收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备定购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。 　　　6.1.5 建立设备档案分室的单位，其档案员应负责做好设备文件材料的积累、整理分类、编目、装订、保管工作，并按要求向学校档案部门移