第3章 办公室事务管理 管理秘书实务（第二版） 教学课件.pptVIP

管 理 秘 书 实 务 （第二版） 赵锁龙 编著 第3章： 办公室事务管理 第3章办公室事务管理 3.1办公环境管理 3.2日常事务管理 3.3时间管理 教学目的 本教学模块重点介绍办公室事务中的办公环境管理、日程安排与管理、电话管理、印信管理等内容，帮助你尽快熟悉和掌握办公室的日常工作和各项技能，成为领导的得力助手。 教学重点与难点 1、教学重点 办公环境管理的内容与要求 办公环境管理的措施 日程安排、约会安排和旅行安排的原则与方法 接打电话的程序和要求 印信的管理方法与要求 值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法 收进和寄发邮件的程序和基本技能 教学重点与难点 2、教学难点 如何布置办公室 办公室安全管理的方法与技巧 识别办公室安全隐患 制作日程安排表、约会安排表和旅行安排表的方法 接打电话的程序、技巧和礼仪 印信的管理制度以及如何使用印信 值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法 收进和寄发邮件的程序和基本技能 技能训练 3.1 办公环境管理 3.1.1优化办公环境的含义 是指对秘书部门工作所处的自然环境加以合理的设计（planing）、控制（controlling) 和组织（organizing)，使其达到最优状态。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。 3.1.2优化办公环境的原则 方便 →舒适整洁 →和谐统一 →安全。 3.1 办公环境管理 1、 空气杀手； 2、光线杀手； 3、声音杀手； 4、空间杀手； 5、设备杀手； 6、文件杀手； 7、职能杀手。 3.1 办公环境管理 3.1.3优化办公环境的方法 1.办公室的布局 ①开放式布局 就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。 3.1 办公环境管理 1）开放式布局的特点： ①在这种布局的办公室里是没有私人空间的。 ②每次进行工作间布局规划时并不考虑窗户或其他常规结构的限制，而是以信息流和工作运转的自然路线所形成的不统一的款式来安排的。 ③工作人员的地位更多地是由分配给他们的任务，而不是由他们的位置来确定的。 3.1 办公环境管理 2）开放式布局的优点： ①建筑成本的降低 ②开放式的办公室中，空间利用率，大于常规的一排排格子式的设计中的可用面积 ③重新布局的灵活性 ④易于沟通，便于交流 ⑤易受上司的监督 ⑥容易集中化服务及共享办公设备 3.1 办公环境管理 3）开放式布局的缺点： ①缺乏单独办公的机会 ②不容易集中精力，员工易受电话、人们来回走动等干扰 ③很难进行机密性工作 ④开放式办公体系设计粗糙 3.1 办公环境管理 ②封闭式布局 封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。 每个房间给一个或几个人使用，带有办公桌等相应设备。 我国的企事业单位大多采用这种布局模式。 3.1 办公环境管理 1）封闭式办公室的优点： ①比较安全，便于锁门 ②可以保证工作的秘密性 ③易于员工集中注意力，专心致志于细致和专业的工作 ④保护私人空间，易于保彷隐私 2）封闭式办公室的缺点： ①建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多并要装修 ②难以监督员工的活动 ③难以进行沟通，员工被分隔开，易于感觉孤独 3.1 办公环境管理 2.办公室环境布置 （1）布置要点 ◇ 营造一个安静的工作环境； ◇ 保证良好的采光、照明条件； ◇ 合理安排座位； ◇ 力求整齐、清洁。 3.1 办公环境管理 （2）布置的原则 采用一个大间办公