行政工作操作手册.docxVIP

行政助理的工作内容： 1、协助行政主管各项工作事务，按时完成行政主管下达的工作任务及工作目标。 2、做好来访接待事宜。 3、办公用品申请采购、发放及登记 一、办公设备及公共设施 1.1办公室的设备检查登记：办公室设备，如饮水机、风扇、取暖器、传真机、打印机、空调等，做好登记、维护、保养工作，对常用设备进行日常的检修，以便保证正常的工作运作。公共设施的门窗、天花、开关、灯具等要常检常修。如发现办公设备及公共设施损坏或存在安全隐患，及时上报并做好警示标志。 1.2维护及更换：若办公设备需要检修和更换，需让使用部门在OA上写维修申请，维修和更换先由电工进行核实及操作，若电工无法维修及更换的，再视具体情况处理。 1.3涉及到公共设施大面积安全隐患的，需及时联系施工方进行沟通协商处理。在涉及安全隐患的地方设置安全警示标志。 二、办公用品采购管理 2.1办公用品采购 每月第一周集中登记各部门所需的办公用品，以OA上的流程为准，并核对单价。统计完毕，提交办公用品采购审批。审批流程走完，及时让供应商送货，货到验收登记，核对订单，并及时通知各部门及时签字领取。保留好送货单和收据，及时做好付款。 2.2员工所需办公用品供应商无货，采用网购或其他方式购买，金额较大的及时申请借款，超出预算较大的，需及时上报处理。 三、固定资产管理及低值易耗品管理 3.1固定资产登记 对固定资产盘点登记，登记信息包括不限于以下：名称、规格、大小、颜色、购买日期、价格、折旧方式、使用状态、使用部门、责任人等，并登记入册备案管理。 3.2固定资产转移调拨、报废、新购 固定资产的调拨：接收到固定资产申请的OA流程，流程上须有物品详细的调拨信息，调入调出部门、时间、接收人、责任人，并通知调出部门及时发货，调出部门需检验物品是否有损坏，能否正常工作。需物流第三方托运的，物品在包装前后需拍照留存，并将物流运单号及时通知接收人。 对于报废的固定资产，需登记入册，并写明报废原因，申请人写明物品的信息，处理日期，处理方式，若变卖需写明变卖金额，并对物品拍照留存。 需要重新购买的，首先查询仓库有无存货，其他部门有无闲置，并要做好价格查询，在市场上进行比价。确认无误后登记入册，入册的信息写明、购买金额、商家地址、电话、物品名称、规格、保修期限，同样拍照留念。 3.3低值易耗品 低值易耗品，需有节约及环保意识，能不使用一次性用品的尽量不使用，能循环利用的坚决不浪费。例水杯、垃圾袋、一次性手套等。每个月末检查库存，及时提前购买，避免日常用品缺失影响正常的工作。有大型组织活动可申请增量购买。 四、费用缴纳及报销 4.1费用缴纳 常规付款的项目有： 4.1.1食堂原材料、调料、燃油等供应商结算。 4.1.2电信固定电话及宽带费用，按照话费单上明细进行统计各部门消费的金额。 4.1.3办公区域绿化租赁费用，每季度收到发票后，写明付款申请单、发票、租赁明细，领导签字后交予财务经理助理处审核。 4.1.4桶装矿泉水水费：核对供应商送水数量及空桶数，核对无误后，复印明细，附上填写完毕的付款申请单、发票、送水明细，领导签字后递交财务经理助理处审核。 4.1.5生产基地、物流基地租金及水电费 租金：截止已付款期限前一个月查看合同付款金额，提前OA申请，附件附上原合同扫描件或拍照。 水电费：收到收据发票后交与财务出纳陈欢乐处。 高层人员外租房租金（水电物业费等自理）：截止已付款期限前一个月先和高层确认是否继续续租，如继续查看合同付款金额，提前OA申请，附件附上原合同扫描件或拍照。 如不续租或有其他要求另找房。 4.1.6公司车辆加油卡充值：每个月月初查看车辆初始公里数并记录备案，查询公司油卡的余额记录、上月共充值多少。若有重大活动可提前充值。申请流程，付款申请单（写明车牌、充值时公里数、充值金额），领导签字后递交财务经理助理处审批。 采购部罗超每季度一次3000元充值。 4.1.7 快递费用：财务整理人事行政中心费用给到行政人员，核实签字确认，领导签字递交财务会计处。 五、后勤保障及卫生 5.1后勤保障：行政部要保障公司的后勤供应，平日保障物品有：茶叶、咖啡、一次性纸杯、桶装矿泉水、厕纸、抽纸巾、药品、垃圾袋。药品要经常检查，有过期或缺失的，及时补充更换。 5.2卫生整洁：行政部保洁人员每天工作内容 5.2.1做好责任区域内卫生，及时清理垃圾 5.2.2配合行政不定期做好4害防治工作。 六、车辆管理 6.1市内派车：申请填写派车单，写明申请部门、申请人、申请时间、用车时间、随车人员、目的地、用车原因、申请人部门领导签字。派车人员填写安排车辆车号，车辆驾驶人、出车前里程数、油表刻度，并检查车辆是否可正常安全行驶。 6.2车辆维护与保养：公司车辆要定期检修及保养，长期停放车辆要不定时检修，大型活动用车前，需作较全面