针对文件级文档管理使用永乐文档一体化软件进行数据录入时的用法.docVIP

针对文件级文档管理使用永乐文档一体化软件进行数据录入时的用法 1. 分类号 a) 定义揭示档案主题内容和档案信息分类体系中的类目代码。b) 用法依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录。 2．档案馆代号a) 定义档案馆代号依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码著录。 b) 用法 用规定的数字表示。 3. 组织机构代码a)定义依据GB 11714-1997《全国组织机构代码编制规则》所赋予的一组代码。b) 用法用规定的字符表示。由八位数字（或大写拉丁字母）本体代码和一位数字（或大写拉丁字母）校验码组成。代码的表示形式为： XXXXXXXX- X 本体代码 连字符（自动产生） 校验码 4． 档号 a) 定义 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。b) 用法 由全宗号、年度、保管期限代号（或目录号）、机构（问题）代号（或案卷号）、件号（或页号）五部分组成。其格式为：?°XXXX-XXXX-XXX-XXXX-XXXX?±。（19位）凡是执行《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）的档案编号规则为： 全宗号-年度-保管期限代号-机构（问题）代号-件号格式。对已经装订成卷的未执行《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）的档案编号，应该采用： 全宗号-年度-目录号-案卷号-页号格式。 5． 电子文档号a) 定义是档案馆、室管理电子文件的一组符号代码。b) 用法用规定的字母和数字表示。在本系统中，凡是由现行文件经过计算机归档的，其形成文书档案后，电子文件号都缺省地设为现行文件的登记号。 现行文件登记号由系统自动产生 6． 缩微号 a) 定义档案馆、室赋予档案缩微制品的编号。b) 用法由盘号和画幅号组成。其格式为：盘号-画幅号，即XXXXX-XXXX。盘号、画幅号位数不足的，高位用0填充；中间的横杠由系统自动产生。 7． 题名a) 定义题名，又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。 b) 用法用汉字等表示。 在本系统中，所有文件级题名的长度均限制在120个字节（60个汉字）内。如果文件的实际题名多于60个汉字的，应按有关规定对题名进行重新拟写。 8．文件编号或文号a) 定义文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。b) 用法文号一般由机关代字、年度和顺序号三部分组成。形式为：机关代字[CCYY]####号。其中CCYY表示年度， ####表示机关代字内的年度顺序号。顺序号由四位数字构成，不足规定长度的，前面用0填充。 9． 责任者a) 定义责任者，也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。b) 用法用汉字表示。责任者有多个时，著录列居首位责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录。被省略的责任者用[等]表示。各责任者之间用分号分隔。 10. 稿本a) 定义稿本是指档案文件的文稿、文本和版本。b) 用法用汉字表示。稿本项依实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本等。对稿本项，本系统为用户提供的是自动累加的下拉列表式的编辑风格。 11. 文种a) 定义按性质和用途确定的文件种类的名称。b) 用法用汉字表示。文种项依实际情况著录。如命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等。对文种项，本系统为用户提供的是自动累加的下拉列表式的编辑风格。 12． 密级a) 定义文件保密程度的等级。b) 用法用数字表示。按GB 7156-87文献保密等级代码规定 13． 保管期限a) 定义对档案划定的存留年限。b) 用法用数字表示。若保管期限分别用永久、长期、短期表示，则其对应的数字代码分别为1、2、3。若保管期限采用其它的划分方法时，应依次使用4以后的数字代表。保管期限项在计算机内部以数字代码存储，而给用户的提示是汉字值。 14．时间或成文日期a) 定义文件形成时间。一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图为设计时间，竣工图为绘制时间，原始试验记录、测定检验数据为记录时间等。b) 用法时间项依据GB/T 7408-94（