五级秘书-会议管理.docVIP

会议管理（五级） 第一节 会前筹备 发送会议通知 （一）相关知识 1、会议的构成要素 基本要素：所有会议必有的要素，如目的、时间、地点、组织者、主持者、与会者、主题、议题、日程等 选择要素：会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等 2、会议的主要种类 按组织类型：内部、外部；正式、非正式 按时间方面的规定性：定期、不定期 按出席对象：联席会、内部会、代表会、群众会 按功能性质：法定性、决策性、执行性、告知性、学术性、协调会商性、显示性 按议题性质：专业性、专题性、综合性 按会议采用的方式：常规会、广播会、电话会、电视会 按与会者的国籍及议题范围：国内、国际 按规模大小：特大型、大型、中型、小型 特大型：万人以上，在体育馆、露天广场 大型：千人以上，在礼堂、会堂 中型：百人以上，在礼堂、会议室 小型：数人到数十人，在会议室 3、公司常见会议 （1）经理例会（2）部门员工例会（3）股东会（4）董事会（5）公司年会（6）客户咨询会（7）产品展销订货会（8）业务洽谈会（9）新产品新闻发布会 ·召开股东大会，应将会议召开的时间、地点、审议事项在会议召开前20日通知 ·临时股东大会在会议召开前15日通知各股东 ·发行无记名股票的，应在会议召开前30日公告会议的时间、地点、审议事项 ·对持有记名股票的股东应专函通知，对于持无记名股票的股东，可通过报刊公告 ·股份有限公司的股东大会，会议由董事会负责召集，由董事长主持 ·董事会每年度年至少召开2次；如有1/3以上董事提议召开，则应及时召开；应当提前10天通知全体董事；应有1/2以上董事出席方可开会；由董事长召集和主持 4、会议通知的内容：被通知部门、被通知人员的姓名及职务、通知事由、会议时间、会议召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期 5、会议通知的格式：便函式、卡片式 （二）工作程序 1、发送会议通知的方法：（1）口头、书面（2）正式、非正式通知 2、发送会议通知的程序 （1）明确会议通知发送对象和联系方式→填写会议通知单并准备好相关附件→选择会议通知信息传递方式→确认会议通知是否送达（或收回和处理回执单） （2）如果有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份 （3）书面通知的地址、邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装或漏寄。通知的封筒应醒目标出“会议通知”字样 （4）需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上面标注本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复（部分会议需要和通知一起寄出会议委托书和回执） （5）对于经常参加某类会议的部分人员，可用计算机打印出标签或准备多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新 （6）不管以什么方式发出会议通知，都应抓住确认回复环节，以确保会议信息能够按时、完整地传达给与会者 （7）可将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证、乘车证等）与会议通知一同发出 （8）如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具、线路 （9）会议通知样本要作为档案收存 （三）注意事项 1、会议通知的确认：（1）确认会议通知发送对象（2）确认发送的回复环节（3）确认会议通知内容是否准确 2、处理回执 （1）会议的回执一定要注明寄回的截止时间，截止时间一定要为会议住宿的预定和确认留有余地 （2）会议回执的设计要明确会议组织者所需了解的重要信息，包括是否到会、何时到会、几人到会、是否需要预定返程的机票和车票、参会的论文或报告的题目等 （3）会议回执寄回后要认真统计、及时确认。并根据统计情况安排会议的接待工作 （四）相关链接 1、与会者 （1）正式成员 权利：发言、动议、提案、参加讨论的权利；会议表决权；选举权 义务：按照会议通知做好参加会议的各项准备工作的义务；遵守会议规则、服从会议决议，应该出席而未出席者，其义务不应当减免；有共同维护会场秩序的义务，在主席发言及议案付诸表决时，不应该离开会场 （2）列席成员 权利：享有参加本单位有关问题讨论发言的权利；具有会议临时赋予的其他权利 义务：有遵守会议规则的义务；有礼貌发言及解答相关询问的义务；有保守会议机密的义务 （3）工作人员：会议筹备工作、会议材料准备和记录工作、会间的事务性工作 制作会议证件和指示标识 （一）相关知识 1、会议证件的用途：证明身份、保证会议安全控制人员出入、统计到会人数、维持会议的程序 2、会议证件的类型：代表证、列席证、