会议纪录-正修科技大学.pptVIP

實用中文單 元 三　  會議文書 的寫作與範例 本單元大綱： 一、會議文書的意義 二、會議文書的種類 三、會議之準備與進行 一、會議文書的意義 所謂會議就是集合眾人研究事理，集思廣益，達成決議，解決問題，謂之會議。問題要溝通，最好的方式就是透過會議。但是成功的會議必須透過會議文書工作來進行溝通協調，會議文書，就是會議整套流程所應用的文書。 二、會議文書的種類 目前最常用的會議文書有：開會通知、委託書、簽到簿、議事日程、開會程序、提案、會議記錄等。 三、會議之準備與進行 承辦人須規劃並執行完整的準備工作，可依會議前、會議時、會議後分項簡述 : (一)、?會議前 1. 蒐集整理會議所需提供的資料，請示主席(主持人)、洽詢與會人員適當之開會時 間、地點，研擬議程與開會通知陳核，分發開會通知(含會議附件)。 2. 佈置開會場所、備妥簽到簿、會議資料、空白發言條、及會議所需的設備、用具。 (二)、?會議時 ─ 安排或擔任會議進行時的各項工作 1. 簽到 2. 接待 3. 司儀 (宣布會議程序、宣讀報告事項、提案 … …) 4. 控制發言時間 5. 錄音及紙筆記錄 6. 其他有關工作 (三)、?會議後 1. 整理會議記錄、簽陳核定、函發各出(列)席單位與人員。 2. 依會議決議或結論按程序處理或執行。 ?  四、各項會議文書的製作與範例  (一)、?開會通知 1.內政部的『會議規範』規定，會至少要三人以上參加，因此必須於會議前發「開會通知」給與會者。不論是臨時性或定期性的會議，都應該書面通知。而E化時代的今天，常以發電子郵件取代書面通知。 2 .開會通知有下列特點： (1). 內容最少應包括開會事由、時間、地點。 (2). 通知方式有「個別通知」和「公告」兩種方式。 (3). 會議召集人應視路程遠近交通狀況，儘早將通知送達出列席人。 (4). 儘可能在送發開會通知時，附送議程及有關資料。 (二)、簽到簿 ?設在報到處，供與會人員簽到的簿冊，以便統計出席人數及證明會議的合法性。尤其是該會如有選舉的項目，或重要決議時須達到法定人數才有法定效力，否則以流會處理，或改為座談會。 (三)、?委託書 1. 會議出席人因故不能出席時，得具備委託書，委託他人代表出席，並代為行使會議一切的權利與義務。 2. 有關委託書的重要規定： (1).代表人依規定只有發言權，表決權和選舉權依會議另有規定才可行使。 (2).必須以書面委託。 (3).若無委託書，代表人不得代表他人出席會議，行使權利。 3. 委託書範例： 委託書範例： 一、茲委託 ○○○ 君為本股東代理人，出席本公司 ○○ 年 ○ 月○ 日舉行的股東常會，行使股東權利。 二、請將出席簽到卡、表決票交給代理人，憑以準時參加。如因故改期開會，本委託書仍屬有效。此致 ○○○ 公司 委託人： 蓋章 受託人： 蓋章 身分證字號： 住址： 中華民國 ○ ○ 年 ○ 月 ○ 日 議程範例 ： （詳見講義） 以正修科大第二屆論文發表會為例 ?以正修科大學務處導師會議通知書為例 ?(四)、議事日程及開會程序 A . 議事日程 1.議會日程又稱為議會程序，簡稱議程，是在開會前根據此次會議的實際需要，預為編訂的會議程序。普通會議由主席或召集人預先擬定，在開會時經主席宣讀，出席人如無異議，即為認可。若由常設的祕書處或委員會擬定，經過審查後，提交大會裁決，如無異議，即為認可，否則需要討論及表決。多先印好分發給出席人員，主席據以控制會議的進行。 ?2.議程範例： 以正修科大第二屆論文發表會為例 B. 開會程序 1.又稱「開會儀式」，為開會儀節進行的次序，多用於慶典、紀念會。如校慶、畢業典禮或開學典禮等。 2. 開會程序範例 正修科技大學創校五十週年慶祝大會 開會程序範例 正修科技大學創校五十週年慶祝大會 一、 司儀宣布開