邻里中心档案制度+沟通制度.docVIP

档案管理制度 为了规范邻里中心的档案管理，确保各类档案保管的规范有序和完整准确，提高档案资料查阅、使用效率，特制订本制度。 档案管理员的职责 （一）邻里中心必须指定专人负责档案管理，切实做好保密工作，严格按照本制度要求对各类档案资料进行分类、立目、归档等工作，确保各类档案分类清晰、立目规范、归档及时准确； （二）档案管理人员必须做好档案的“防火、防潮、防尘、防盗”工作，定期对纸质档案进行整理，确保安全； （三）所有档案一律采取纸质档案和电子档案保管同步的方式，确保档案查阅快捷、准确。 二、档案分类 （一）法规性文件。包括上级颁发、需邻里中心执行的，或由邻里中心发行的各种标准、规章制度等。 （二）邻里中心重大决议。包括由邻里中心会议形成的文件和会议材料、会议记录等。 （三）计划性文件。包括邻里中心总体计划或规划、年度计划、项目计划、财务计划等。 （四）总结性文件。包括邻里中心年度工作总结、活动工作总结、调查报告等。 （五）凭证性文书材料。包括邻里中心上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、合同书、协议书等的原始记录和文本。 （六）证件性文书资料。包括邻里中心法人登记证书、获得各类荣誉牌匾和证书、证明等。 （七）汇报性文书资料。包括邻里中心上报的文件资料和相关统计表，以及邻里中心对外汇报或发布的各类文书资料。 （八）人员资料。包括邻里中心的成员任命、调整，成员的培训，成员档案等相关资料。 （九）声像制品资料。包括邻里中心在其开展服务中，以及外出学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。 三、档案管理程序 （一）建档。档案管理人员收集到的档案资料，应按照档案性质进行合理分类，建立电子档案和纸质档案，确保电子文档记录与纸质档案统一、对应。对于没有名称的资料，档案管理人员必须命名。 （二）编号。同类档案资料，按收到资料的时间先后顺序进行排序。每份档案资料可以用铅笔或打印字条进行编号，按编号顺序在《档案登记目录表》（见附件一）中填写名称、日期等信息，以便查阅。 （三）保管。邻里中心必须要设立档案柜，档案柜钥匙由档案管理人员保管。可以采用文件盒或档案袋对各类档案资料进行装存，文件盒或档案袋上必须标注清楚档案分类名称、年份等。 (四)存档。档案保存期限分为定期、永久。定期按文件材料的保存分为1年，5年，10年。 1.永久保存： （1）邻里中心章程、制度、合同 （2）中心规程及办事细则 （3）财务报表 （4）政府机关下发文件 （5）其他经核定须永久保存的文书 2.10年保存： （1）预算类资料 （2）会计凭证 （3）其他经核定须保存10年的文书 3.1年至5年保存： （1）其他经核定保存5年的文书 （2）会议纪录 4.1年以下暂时保存：结案后无长期保存必要者。 档案日常管理 （一）借阅 1.因工作需要，邻里中心的其他人员需借阅档案时，经过中心负责人批准后，方可借阅。 2.借阅人须爱护档案，保持整洁，不得转借、拆卸、遗失、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。 3.借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需经中心主任批准方可。 4.财务档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关财务档案时，应持正式公文，并经中心主任同意。 （二）销毁 1.中心任何人非经允许不得销毁档案资料。 2.每年保管期限已满的档案由档案管理员编制纸质和电子的《档案资料销毁清册》（见附件二），报中心主任审核批准，并指定监销人后方可进行销毁。《档案资料销毁清册》需注明：销毁档案目录、中心负责人意见、档案管理员签章、监销人签章、销毁时间。 4.销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章。《档案资料销毁清册》需永久保管。 附件一：档案登记目录表 档案登记目录表 目录编号 档案名称内容 种类 档案编号 归档日期 交件人签名 收件人签名 备注 附件二：档案资料销毁清册 档案资料销毁清册 序号 档案名称 销毁人签章 监销人签章 中心主任意见 销毁原因 销毁时间 页数 备注 沟通制度 目的：规范邻里中心的沟通管理，建立畅通无阻的沟通渠道，及时沟通中心事务，与合作单位建立良好的沟通机制，形成“共识”机制，提高协作意识和协作技能，建设“高效能”团队。 1.每月例会 由中心主任组织邻里中心成员开展每月工作例会，撰写会议记录。 2.三方联席会议 社区（顾问、督导）、邻里中心（全体成员）、社工每季度开展一次联席会议，总结本季度服务开展情况、讨论下个季度服务计划及沟通其它重要事项。 年度总结会议 邻里中心组织全体成员开展年度总结会议，邀请社区、社工参与，对本年度开展的服务进行总结，包括优点、不足及改进建议。 邻里中心需设置会议记录员一名，记录会议事项，并按规