02.客户资料管理作业规程.docVIP

7 资料管理作业规程已201307 1 目的 规范业主档案资料、工程技术资料等重要资料的存档等管理、分类、借阅等工作。 2 适用范围 适用于管理中心业主档案资料、工程技术资料等重要资料的管理。 3 职责 3.1 各部门资料管理人员负责对相关重要资料的收集、整理、存档、出借、保管等工作。 3.2 主管负责监督各类资料管理情况，借阅资料的审核等工作。 3.3 经理负责监督各类资料的管理、借阅情况，出借资料的审核工作。 4 作业流程 4.1 资料管理人员负责对开发商提供的工程技术资料（产权资料、竣工图资料、技术资料等重要资料）按工程号及物业号归档，按要求进行资料的整理、保存，并在资料柜上进行标识，使文档方便检阅。 4.2 对于经常性使用的工程技术资料，可由工程人员复印一套自行存档，方便日常工作所需。 4.3 资料管理人员按物业号对业户入住后的入住文件（包括业户姓名、出生日、性别、身份证复印件、电话等基本资料）、装修资料及日常管理工作等形成的资料进行整理，由客服主管审核后及时归档；建立每户业主档案，永久保存。 4.4 公司内部人员如需查阅资料需经相关主管同意后方可查阅，并办理借阅手续，填写《资料借阅登记表》，在资料管理人员指定地点查阅。 4.5 外单位人员查阅资料，需有单位介绍信和个人证件经管理中心经理审核并同意后，资料管理人员方可让其办理查阅登记手续，并在指定的地点查阅。 4.6 一般情况下，资料不得出借，若需出借或出借当日无法归还的，需经管理中心经理批准同意。 4.7 借阅人未及时归还资料的，需及时向其催还资料或办理续借手续。 4.8 资料归还后归档，在《资料出借登记表》上注明归还日期及签收人。 4.9 建立规范的档案资料室，配备相应的灭火器材；每周对资料室进行打扫，及时更换干燥剂，如发现发霉的资料文件，用干布及时擦拭。 5 相关记录 《资料借阅/出借登记表》