浅谈人力资源管理中人事档案管理的作用.docVIP

浅谈人力资源管理中人事档案管理的作用 浅谈人力资源管理中人事档案 管理的作用 赵俐婷湖北省地矿局职工技术业务培训中心430022 【文章摘要】|¨ 人事档案是组织中人员信息的重要 载体,人事档案管理是人力资源管理的 重要组成部分科学的人事档案管理能 促进人力资源的开发和使用,当人:档 案管j里不适应力资源管理的发展趋 势时则会对其产生负面影响.本文利 用辩证法一分为二地阐述了人事档案管 理在人力资源管理中的作用,并试着提 出了_些完善爵前人事档案管理的对 策,以期§更好地发挥其应有的职能, 进而提高人力资源管理的有效性- 【关键训一一 人力资源管理;人事档案管理;作用 一 ,人事档案管理与人力资源管理 的关系 人力资源管理就是对与一定物力相结 合的人力运用科学的方法进行合理的组 织,培训与调配,使人力,物力能够保持 最佳的比例,同时通过对人的心理,思想 和行为等活动进行适当的控制,引导和协 调,从而将人的主观能动性充分发挥,使 事得其人,人尽其才,人事相宜,从而能 够更好地实现组织的目标.即人力资源管 理以人为中心.人事档案是社会组织, 国家机构等在人事管理的活动中形成的, 用来记述和反映个人经历,德才能绩以及 工作表现等的文件材料.它具有现实性, 真实性,机密性,动态性的特点,是全面 的,历史的考察了解人才,以及正确选拔 和使用人才的依据.从定义可以看出,二 者存在隶属关系,人事档案管理是企业人 力资源管理活动不可缺少的环节,人事档 案是全面考察个人的重要依据,也是人 的管理主要依据的基本信息,要合理配 置人力资源,最大限度地实现人力资源的 价值就必须完善人事档案管理.人力资源 管理是以人事档案提供的信息为基础的, 人事档案管理的优劣将会对人力资源管理 工作的有效性产生直接影响. 二人事档案管理对人力资源管理 重要意义 人事档案中的信息作为人力资源管理 过程中识人,选人,用人的重要依据,人 力资源管理的各项职能都与人事档案有着 紧密的关系,有效的人事档案管理对人力 资源开发的促进作用主要表现在以下方 面: (一)人力资源开发提供真实可靠的信息 和数据 利用人事档案有助于动态分析员工的 人生轨迹,了解员工的过去,掌握现在,进 而预测其发展潜力.人事档案可以提供各 种有价值的信息,使组织能够及时的发现 新人,以免压制,埋没人才,尽管类型不 同,作用各异,但只要有利于系统功能发 挥的都是有用人才.通过利用人事档案提 供的信息,从而在使用各类人才时能够做 到扬长避短,使人才的最大效力得到发 挥. (二)有助于对人力资源进行合理配置 利用人事档案可以更深一步地了解相 关员工的信息,从而能够做到科学的管 理.有效的人事档案管理可以使人力资源 信息共享,在组织内进行资源配置时,根 据不同人才的能力和特点的不同,因事择 人,用人以治事,充分发挥人才的相对优 势,从而促进人才在各部门,系统,组织 之间能够合理有序地流动,进而更好地促 进企事业的迅速发展. (三)对人力资源需求预测更科学,规范 对人力资源需求产生影响的最主要因 素来自组织的内部,通过对人力资源档案 进行有效的分析有助于组织及时了解组织 变革与发展对人才的需求,从而制定合理 的人力资源计划.一个组织首先要从人事 档案里获取真实结果,建立工作分析表, 然后才能科学地预测人力资源需求. (四)人力资源的管理水平得到提升 人事档案管理作为人力资源管理一个 重要组成部分,不可分离,同步发展,两 者之间的关系就犹如鱼和水,谁也离不开 谁.人事档案提供的信息是人力资源管理 必不可少的,因为人事档案管理工作中的 所有业务活动都是围绕人事档案信息来展 开的,或是输出,或是输入,进而为人力 资源开发管理服务.能够将企业人事档案 管理工作做好,就能极大的促进对人力资 源的管理丁作,进而使得组织核心竞争力 得到提高 三,人事档案管理不善对人力资源 管理的阻碍作用 人力资源管理随着时代的发展出现了 新的趋势,而当前人事档案管理存在的不 足,阻碍了人力资源健康,持续的发展,并 对其发展产生了负面影响,主要表现在以 下方面: (一)虚假的档案材料妨碍了对人力资源 的合理配置 档案的基本特性是真实性,如果没有 了真实性,人事档案也就失去了利用价 值.因信息的不对称,使得档案中屡屡出 现个人信息内容失真现象,例如,假学历, 假年龄,假工龄等愈演愈烈.这些不真实 的信息将会使得人事部门不能够正确的对 职工进行评估,进而无法对企业的人力资 源计划中涉及到的人员配置计划,补充计 划,解聘及退休计划等进行正确的制定, 对企业的当前以及未来的人类资源配置需 求预测造成重大影响,并且将会使企业错 过某些重要的发展机遇. (二)人事档案材料分散,内容简单雷同, 降低了人力资源的效力 人事档案应该全面,历史,客观地反 映一个