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浅谈新时期的基层档案管理工作 南方论刊?2011年第10期工作研究 浅谈新时期的基层档案管理工作 崔小碧 (电白县疾病预防控制中心广东电白525400) 【摘要】随着科学技术不断进步,网络时代已悄然来到我们身边,给基层档案管理工作带来了新的机遇和挑战.如何 面对挑战,迎难而上,把握机遇做好基层档案管理工作,是新时期档案管理工作亟待解决的问题. 【关键词】新时期;基层;档案管理 基层档案管理工作对建立和谐的 档案系统有着重要的作用,在21世纪 这个高信息,高科技的时代里,在世 界新技术革命迅速发展的形势下,基 层档案管理事业也面lib着新的变革. 为此,要有效地提高档案工作者的素 质,加快档案信息化建设的步伐,加 强基层档案管理的立法和监督工作 并加大资金的投入促使档案管理现 代化,使之积极主动地为经济建设 主战场服务,为全面建设小康社会 服务. 1.新时期基层档案工作的背景 随着社会政治,经济,文化以及 科技的快速发展,我国社会生产力, 综合国力显着提高,我们迎来了更有 活力的新的时期,在新时期下,构建 和谐社会成了社会的主题,各部门工 作都应该坚持用科学发展观来统领全 局,与时俱进,开拓进取,发扬创新 精神面对新的问题,认真完成各自岗 位上的工作. 基层档案管理工作也迎来了一个 崭新的时代,在新时期里我们获得了 新的发展机遇的同时也面临了新的挑 战.比如,基层工作人员素质相对落 后,无法跟上网络计算机普及化的步 伐;基层档案管理工作还不够系统化 和科学化;相关法律还不够健全;保 密工作也更加难以把握等等. 2.如何进一步加强新时期基层 档案管理工作 2.1加强档案工作者的培训工 作,提高档案工作者素质 一 个单位基建档案管理的好坏, 不仅与本单位的档案规章制度健全与 否有关,也与主管档案的管理人员水 平的高低息息相关.时代的发展要求 档案工作者具有多专业,多学科的知 识,尤其是在科学技术高度分化与高 度综合发展的趋势下,各种新技术不 断应用,这个问题显得尤为重要.基 层档案工作作为档案系统中的重要组 成部分,针对某些领导和技术人员档 案意识薄弱,档案管理人员与基层人 员工作不协调,缺乏专职人才等问 题,应该着实加强档案工作者的培训 工作,从整体上提高档案工作者的素 质. 首先要加强思想教育工作,增 强历史责任感.档案交接工作中出现 的问题,不单纯是基层档案人员的业 务素质问题,其中一个十分重要的原 因就是近几年来,一些基层单位忽视 了对档案人员的思想教育工作,使得 一 些基层单位档案人员工作责任心不 强.因此在档案交接的过程中要补上 这一课,教育交接双方端正思想,提 高认识,明确责任,增强事业心和责 任感,从而保证档案交接工作严格按 照规定办理,使基层档案工作前后衔 接起来.其次要开展标准化教育,为 实现档案信息化管理打好基础.没有 统一的标准,就难以实现计算机联网 和文件共享.计算机可以在短短的几 秒钟内找到用户所需的文件或数据. 为此,需要档案工作者付出艰辛的努 力,做好档案信息输人计算机前的 预处理工作.要做好这项工作,必须 组织档案人员认真学习各种标准,规 则,如《中国档案分类法》的标准文 件,建立相应的规章制度,在工作中 严格执行着录标准细则,以确保档案 着录,标引等数据的标准化,规范, 以保证档案信息检索的查全率和查准 率.再次要开展新技术教育,适应档 案信息化建设的需要.档案信息化管 理离不开计算机的应用,因此档案部 门应把计算机基础知识及其在档案工 作中的应用作为档案人员的必修课, 用灵活多样的形式组织他们学习计算 机操作的一般知识,使他们能熟练操 作及应用软件,熟练掌握汉字输入技 术. 总之,随着计算机和缩微技术, 网络技术,光盘技术在档案工作中的 应用,传统的档案管理模式将彻底改 变.这就要求档案人员不仅要提高自 己的思想道德素质还要努力要学习更 先进的科学技术知识,学习光盘技 术,CDA技术及缩微技术,以适应档 案信息化建设的需要. 91 2.2要加强档案的科学管理,做 好保密工作 档案管理是一项单位自身发展 需要的管理,更是一项遵纪守法的管 理.科学规范管理,就是要按照法规 的要求,用科学的方法使人,财, 物,制度有机结合,有效运作,把档 案资料变成资源,促进单位发展.建 立健全基建档案管理制度,编制分类 方案和规则. 加强科学管理首先要坚决执行 制度要求.按照档案管理的法律法规 及国家规定的有关规定与标准,对已 经收集的文字,图纸,图片,声像等 资料,应根据基建档案形成的规律和 特点,在便于保管和利用的前提下, 进行科学分类整理,设置相应的归档 类目,如它所包括基本建设工程的规 划,设计档案,基本建设施工档案和 以竣工图为核心的工程竣工档案等. 应根据本单位的实际情况和具体要 求,制定本单位的基建