外宾来访接待的办法2.docVIP

外宾来访接待办法 目录 1 目的及适用范围 2 参考文件 3 术语 4 职责 5 工作程序 6 记录与存档 7 附件 1 目的与适用范围 1.1 为规范集团公司及集团所属各公司在外宾来访时的接待行为。明确各部门职责，以便共同配合完成接待，特制定本办法。 1.2 本办法适用于集团公司及集团所属各公司。 2 参考文件 无 3 术语 3.1 外宾：指境外厂商或其他行业以及境内外资、合资厂商或其他行业重要来访人员。 3.2 接待：指对外宾进行的接待活动，包括安排接送机（车）、宾馆下榻、宴会宴请、会议接待、参观观光、礼品准备、票务预约等。 3.3 被访部门：指直接与外宾对口或发生业务往来的部门。 3.4 对口接待员：指由被访部门负责人指定的直接负责安排接待事宜的员工。 3.5 被参观部门：指外宾来访时被安排参观内容的归口部门，如物流中心归口于仓储部或物流部、直营药店归口于零售连锁公司等。 4 职责 4 职责 4.1 被访部门 4.1.1 负责外宾来访接待规格等级的拟定； 4.1.2 负责外宾来访接待日程框架的计划与安排； 4.1.3 负责接待准备及接待过程中的部门间协调； 4.1.4 负责接待过程中记录文档（如会议记录、访谈记录等）的记录与存档。 4.2 对口接待员 4.2.1 负责外宾来访接待日程中细节的设计，如会议室布置、宴会风格等； 4.2.2 负责具体安排接待各环节的细节事宜，如车辆