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XX 集团有限公司公文管理办法 第一条 目的 为了规范集团公文管理，保障企业公文流传快捷高效，提高办事效率 和提升决策执行力，同时便于资源信息共享和文档管理，特制定本办法。 第二条 适用范围 本规定适用于 XX 集团有限公司（以下简称集团公司）、产业管理公司 以及集团公司各控股分（子）公司、控制单位（指拥有一定股份但实际负 责全权经营管理的公司及无股份但全权承包经营管理的公司）。 第三条 公文类型与形式 1、公文类型与形式 行文方 公文类型 公文 流转方式 公文级 公文流程在 CMP 系 向 形式 别 统启动的位置 上 请示、报 备忘录 下级单位向上级单位以公司 公司级 各单位行政管理部 行 告、建议 名义行文，或公司内部各部门 门 文 向本公司行文； 各部门 专业系统内下级部门向上级 部门行文 通知（重 红头 上级单位向下级单位以公司 公司级 各级行政管理部门 内 下 要事项）、 文件 名义行文； 部 行 通告、决 各单位以公司名义向本公司 行 文 定、决议 各部门行文。 文 批示、批 备忘录 上级单位对下级单位，或公司 公司级 各级行政管理部门 复、 对内部部门行文，或专业系统 各专业系统 通知（一 内上级部门对下级部门的请 系统级 般事项） 示或报告在 CMP 流程中可以 直接批复、批示流转。 平 工作联系 工作联 公司内部部门之间行文 部门级 各相关部门 行 函（对内） 系函 文 1 上级单位或部门重要会议纪 公司级 各级行政管理部门 会议纪 要向下级单位或部门传递；各 部门级 各相关部门 会议纪要 要 公司重要会议向内部部门传 其 会议记录 会议记 递； 系统级 他 录 下级单位或部门重要会议纪 公 要向上级单位或部门传递；会 文 议纪要不得越级或平行传递； 会议记录根据需要发给相关 人员。 计划总结 计划总 各公司/部门 公司级 各级行政管理部门 结 部门级 各相关部门 外 上 以公司名 红头文 办理工商登记注册的单位向 公司级 各单位行政管理部 部 行 义向政府 件 政府机构提交请示或报告 公文 门（未办理工商注 行 文 部门报告 册登记的产业管理 文 或请示 公司无权对外发红 头文件） 与外部合 工作联 公司的相关部门应工作需要 部门级 部门 平 作单位之 系 函 与相关协助或合作单位之间 公司级 行 间的工作 （工作 的工作联系。 文 联系函 文函） 2、部分名词定义与各公文流程在 CMP 平台启动的位置： （1）CMP 平台将主要公文分为公司级公文、系统级公文、部门级公文，公 司级公文流程放在公司的行政管理部门（如集团办公室、产业管理办公室等）， 系统和部门级公文流程放在各部门。 （2）公司级公文指以公司名义行文或需要公司批准的公文，包括对外使用 的红头文件、联系函和对内使用的红头文件、会议纪要/记录、备忘录； （3）部门级流程包括部门内部会议纪要/记录、部门间的工作联系函； （4）系统级流程指专业系统内上下级部门之间的行文，包括系统会议纪要 /记录和在系统内下行或上行的备忘录。系统内上行文指系统内下级单位就专项 制度政策和相关事宜，提请上级部门给与解释或帮助。 2 第四条 各类公文的使用规定 1、红头文件（格式见附件 1） 1.涉及重大、重要、全局性规章制度以及公司发布的部门经理级（含副职） 及以上人事任免文件，采用公文类型“通知”，以红头文件发布 用途 2.上级单位向下级单位或公司向内部部门下达的重要安排，或就重大事项 作出决定或决议，采用公文类型“通告、决议或决定” 3.以公司名义就专门事项向政府部门正式行文，采用公文类型“请示或报 告” 为便于使用和归档管理，红头文件依据公文内容，分为制度类、人事任免/ 组织架构类、重大活动类、其他类（预算考核等）。具体发布路程如下： 1．制度类红头文件由责任部门拟稿—公司行政管理部门校稿—公司相关领 导会签审核—公司负责人审批 对内 2．人事任免/组织架构类红头文件由人力资源部拟稿—行政管理部门校稿 发布 —公司相关领导会签审核—公司负责人审批 流程 3．重大活动类红头文件由行政管理部门拟稿与校稿—公司分管领导审核— 公司负责人审批 4．其他（预算考核等）类红头文件由相应部门拟稿—行政管理部门校稿— 公司相关领导会签审核—公司负责人审批 对外向政府部门等社会机构的请示或报告的红头文件发布流程：责任部门 对外 拟稿—公司行政管理部门校核稿—分管领导审核—公司负责人批准。 1．各单位内设机构不得对政府部门正式行文请示或报告； 使用规定 2．只有独立法人企业或办理工商注册的分公司，可以在授权范围内以本单 位名义发布红头文件，其他单位须以上级有权发布红头文件的单位名义发 布红头文件。 3 2、备忘录（格式见附件 2） 1．下级单位向上级单位，或专业系统的下级部门向上级