2016《新归档文件整理规则》解读.ppt

5.5.4 归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附录B 图B2）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。 LOREM IPSUM DOLOR (全宗号) (年度) (件号) *（机构或问题） (保管期限) (页数) Z109 2011 1 BGS Y 45 Z109 2011 1 办公室 永久 45 序号 档号 文号 责任者 题名 日期 密级 页数 备注 6.4 装盒 将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。 6.4.1 档案盒 6.4.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等（见附录D 图D1）。 6.4.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附录D 图D2、图D3）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。 6.4.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。 6.4.2 备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附录E）。 a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。 c）整理日期：归档文件整理完成日期。 d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。 e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。 LOREM IPSUM DOLOR 6.5 排架 6.5.1 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。 6.5.2 归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。 6.5.3 归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。 LOREM IPSUM DOLOR 7 归档电子文件的整理要求 7.1 归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》“5 一般要求”的规定。 7.2 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。 7.3 归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894等标准的应用系统。 LOREM IPSUM DOLOR 第一步，装订。文件装订以“件”为单位进行。装订前，要对文件进行修整。一，残缺的（撕烂了或者是有孔洞）或磨损（如文件折叠处磨损）的文件要进行修补和托裱；二，字迹已经模糊或者是容易褪变的文件（比如圆珠笔写的材料、传真件、针式打印机打印的文件等）要进行复制。目前一般采用复印的方式进行复制。三，太大（超过A4的）的纸张如报表、图样要折叠成A4大小，小于B5的纸张要进行托裱。四，容易生锈的订书针、别针、回形针、大头针等金属物要去除（短期保存的文件可以不拆钉）。装订时，要注意顺序。带有组合性质的“件”应按如下顺序进行装订：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文在后。装订的方法，可采用左上角装订或左侧装订，采用左上角装订的文件，要将文件的左、上侧对齐；采用左侧装订的文件，要将左、下侧对齐。装订所用的材料，一般用塑料钉或不锈钢钉，也可用线缝。尽量不用胶水粘，因为不利于以后的扫描；一定不能用未去糖的浆糊，因为会生虫和长霉。还可用无酸纸做一个封套，将一件文件夹装其中。 　　　第二步，实体分类。　　　1、分年度。判定文件所属的年度需注意以下情况：㈠文件有多个时间特征。一份文件往往不止一个时间特征，划分年度时，一般以文件签发日期或落款日期为准来判定文件所属日期。如：2007年1月形成的“XX单位2006年工作总结”归入2007年度。类似的材料还有：计划、规划、预决算、统计报表等。㈡跨年度形成的文件。统一在办结年度归档，分类时也归入办结年度。如：召开会议形成的跨年度的会议材料，统一归在闭幕年；处