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机关事业单位电子档案管理工作的研究 沈帆 深圳市机关事务管理局广东深圳518000 摘要：木文主要针对机关事业单位电子档案的管理工作展开了研究，对电子 档案的特点与优势作了阐述，并在分析了电子档案存在缺点的基础上，给出了一 系列相应的解决措施，以期能为有关方面的需要提供参考借鉴。 关键词：机关事业单位；电子档案；管理工作 随着科学信息技术的不断发展，电子档案逐渐成为了档案管理工作中的重点。 而机关事业单位电子档案的管理工作乂是一项政策性、机密性、专业性较强的工 作，因此，要做好机关事业单位电子档案管理的工作，我们就针对管理工作中存 在的缺点釆取有效措施做好应对，以不断促进电子档案管理工作的发展。 1电子档案的特点与优势 与传统档案相比，电子档案特点十分鲜明，具有无可比拟的优势，主要体现 在以下几个方面： 电子档案信息量大，便于储存和管理 传统的纸质档案体积大、占地广，需要有足够大的空间来储存，因此，古人 用汗牛充栋来形容藏书的丰富。如今的电子档案，通过数字处理技术、缩微技术， 将数量庞大的档案资料浓缩在一个极小的电子介质之中，体积小但存储容量非常 大，一个u盘、一个光碟，就可以容纳数十万、百万、千万乃至亿计汉字、图形 的文献资料。同时随着互联网的日益普及，虚拟的馆藏文献可以与世界各地实现 信息共享，“秀才不出门，己知天下事”。 电子档案内容丰富，便于处理和传递电子档案以集成保存的方式，将 文字、声音、影像等内容浓缩在一起，既具备可读性，也具备可视性，内容十分 丰富。 电子档案具有非肓读性，便于借阅和保密在传统的纸质档案时代，档 案往往是整卷保存的，在查阅吋只能是整卷提供，尽管查阅者只需查看其中的一 份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，这样显然不利于档案的保密。 电子介质材料特殊，便于保管和长期保存传统的纸质档案对保管的要 求较高，要防火、防水、防虫、防潮、防氧化等等，而且吋间一长，纸质容易褪 色、损坏。 2电子档案的缺点 电子档案的真实性难以保障 由于电子档案储存在计算机或电子介质之中，可以任意组合编辑，即使是反 复修改，也不会留下什么特殊标记，以致人们不能有效地辨别文档材料的原始性 和真实性，加上许多文件没有印章或签名，这给鉴别真伪带来困扰，因此，原始 性、完整性、真实性得不到有效保证是电子档案管理的一大难题。 电子档案的安全问题也很突出 互联网的飞速发展，在给人们带来方便快捷的同时，也带来电子文件储存、 管理的安全问题，稍不留神，病毒就有可能侵袭电脑，造成系统瘫痪、数据丢失， 加上现在的网络黑客水平很高，经常通过木马病毒以及特殊程序拦截相关电子信 息，这些都对电子档案的安全造成很大的威胁。 电子档案对管理人员的要求很高 传统的档案管理，对管理人员的要求较低，只要懂档案管理知识，具备细心、 耐心等素质就够了。但对电子档案管理人员而言，这些技能完全不能满足需要, 不仅要懂得档案管理的相关知识和技能，而且要能熟练地使用电脑，懂得现代信 息技术相关操作；不仅要会使用电子信息技术，还要懂得维护，才能适应档案管 理电子化的形势。总体而言，电子档案管理需要的是复合型人才，这在机关事业 单位档案管理岗位普遍奇缺。 电子文件的兼容性问题 当前，电子技术发展十分迅猛，电脑硬件和软件的更新换代速度很快，如果 新开发的电脑软件通用性差，就会产生电子文件不兼容的问题，导致不同系统生 成的电子软件不能识别，或者是难以实现制式的转换，很容易造成电子信息的丢 失，也容易缩短电子档案的寿命。 3机关事业单位电子档案应用中需要解决好的几个问题 3.1变实物管理为信息管理，解决好思想认识问题 在传统的档案管理中，管理人员管理的都是一些实物，包括纸质文件、图片 等等，进入电子档案吋代以后，档案管理的重点就转为信息的收集、处理、加工 和保存了。 面对浩如烟海的信息，面对现代信息技术飞速发展的新形势，档案管理人员一定 要更新思想观念，坚持与时俱进，努力学习新知识、新技能，以适应档案管理数 字化、信息化的新要求，发挥岀电子档案最大效益。 3.2加大档案管理资金投入，解决好钱的问题 电子档案的应用、管理和维护，需要加大资金投入，创造良好的基础和条件。 改造硬件设施。按照满足需要、适度超前的要求，加强本单位的档案 管理硬件设施建设，包括添置一定数量的电脑，购买扫描设备、刻录设备及其他 配套电子产品，建立局域网等等，要以相对完善的便件设施满足电子档案管理的 新需要。 更新软件设施。坚持内部开发与对外购买两条腿走路，一方面立足本 单位实际，在条件允许的情况下，组织本单位专业技术人才，开发档案管理软件 系统，另一方面通过购买服务和产品的方式，买进档案管理必需的软件，包括正 版网络防火墙等，确保电子档案正常运用及信息安全。 3.3加强档案管理队伍建设，解决好人的问题 电子档