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**分行电视电话会议管理办法 第一章 总 则 第一条 为规范**分行电视、电话会议管理，根据总行及省分行视频会议系统使用与管理的有关规定和要求，依照《**分行电视电话会议管理办法》，特制定本管理办法。 第二条 本办法所称电视电话会议有：总行召开至省分行的视频会议，总行召开至省分行和二级分行的视频会议，省分行召开至二级分行的视频会议，省分行召开至二级分行和县级支行的电视电话会议。 第三条 通过视频会议系统组织召开的应是全行性或涉及面较广的重要会议和培训活动；同一工作内容或相近工作安排，应合并举行；凡可通过文件、网讯、NOTES邮件或专业工作园地等其他方式进行的，一般不召开视频会议进行安排。 第四条 合理控制参加视频会议人员的层级和范围，尽量减少参加人员数量，凡一般性工作安排或具体业务培训，不应要求各级行领导参加。 第二章 组织机构及职责 第五条 总行及省分行召开的综合性会议的主办部门为办公室，总行及省分行召开的专业性会议和培训的主办部门为各专业部门。 第六条 视频会议的协办部门为办公室、信息科技部、后勤服务公司及相关专业部门。 第七条 主办部门职责 （一）发出会议通知。省分行召开的会议，应以正式文件发出通知；总行开至二级分行、文件直接发二级分行的，应通过“Notes”向主办部门发出通知，明确参会人员及相关事项。 （二）收集、确定参会人员名单，准备座签，安排座次。 （三）通知参会行领导。通过大厅通知栏或邮件、电话等形式通知本部部门。 （四）与总行或省行联系会议材料，根据领导意见印发本部，并通过NOTES系统发各支行。 （五）准备贯彻意见。 （六）会场设置等相关事宜。 （七）随时掌握会议的视频效果，协助科技部门及时解决出现的问题。 　　第八条 协办部门主要职责 （一）办公室：按照使用电视电话会议系统优先顺序为总行、省分行、二级分行的原则，确认会议不发生冲突，负责全行性会议材料的接收及传递，照相摄像； （二）信息科技部：负责全辖电视电话会议系统运行的组织协调工作，提前测试视频系统，会议中及时处理视频故障，保证会议效果； （三）后勤服务公司：负责分行会场电源、灯光的保障与维护、音响的操作维护及相关服务（卫生、桌椅、空调）等工作。 第四章 组织纪律和会场秩序 第九条 需要支行行长和各部室经理参加的视频会议，因故不能出席的要提前通过主办部门向市分行行领导请假。其他会议或培训的应参加人员，因故缺席应向主办部门负责人请假。因故不能参加会议的其他人员，必须提前履行请假手续。 第十条 各行、各部门召开的会议与总行及省分行召开的工作会议时间冲突，原则上服从上级行工作会议的要求。 第十一条 所有与会人员要着装整齐。要遵守会议时间，所有与会人员要按照要求提前15分钟入场，按次序就座。会议开始后进入会场者，一律视为迟到。 第十二条 会议期间，参加人员须将手机调整为静音或关闭状态。如无特殊要求，会议进行过程中严禁相互间交头接耳、随意走动，不准翻看与会议无关的资料、无故不得长时间离开会场或从事与会议和培训无关的活动。其他无关人员不得随意进入会场。 第十三条 由主办科室负责维护会场秩序。如有特殊情况需中途退场的，须经主办科室负责人批准。 第五章 会场布置 第十四条 会场布置力求庄重、朴素、大方。会议桌原则上要采用排式摆放，确保摄像机摄像清晰且不留死角，首排桌面中间部位要放置分会场桌牌，名称要规范、清晰；会场内光线要充足。 第六章 检查监督 第十五条 办公室、人力资源部负责对视频会议或培训情况进行检查和通报，促进全行精简会议和培训的数量，提高质量和效果。 第十六条 信息科技部办负责全辖视频会议系统的检查和维护。