监事会会议工作流.doc

PAGE PAGE 1 监事会会议工作流程 根据《公司法》、《上市公司信息披露管理办法》、《公司章程》及我司相关制度，对监事会会议工作流程归纳如下： 一、监事会会议类型 1、定期会议（例行会议）：每年度至少召开两次（我司监事会近几年召开会议情况见附件）； 2、临时会议：存在以下情形时，监事会应当在10日内召开临时会议： (1)监事提议召开时； (2)公司股东大会、董事会会议通过了违反法律、法规、规章、公司章程、股东大会的决议和其他有关规定的决议时； (3)董事、高级管理人员的不当行为可能给公司造成重大损害或恶劣影响时； (4)公司或公司董事、监事、高级管理人员被股东提起诉讼时； (5)公司或公司董事、监事、高级管理人员被政府有关部门处罚或被证券交易所公开谴责时； (6)其他情形。 监事会定期会议的决议与临时会议的决议均属监事会决议，具有同等效力。 （注明：监事提议召开监事会临时会议的，应通过监事会办公室或直接向监事会主席提交经提议监事签名的书面提议，书面提议主要包括：提议监事的姓名、提议的理由、提案、提议召开的时间地点等。收到提议2日内，监事会办公室应当发出召开临时会议的通知） 二、会议召集 由监事会主席召集和主持；监事会主席不能履行职务或者不履行职务的，由监事会副主席召集和主持；监事会副主席不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上监事共同推举一名监事召集和主持。 三、会议通知 1、监事会办公室提前2天将书面会议通知提交给全体监事和有关列席人员，同时准备好会议的相关材料（如签到表、表决票、会议材料等）； 2、通知内容主要包括：时间地点、会议提案、召集人和主持人（临时会议提议人及提议）、会议材料、监事应亲自出席或委托其它监事代为出席的要求、会务联系人等。 四、议事方式 1、每次监事会会议应由全体监事的2/3 以上出席方可举行；必要时，可邀请董事长、董事及高级管理人员列席； 2、监事应亲自出席，不能出席的，应书面委托其他监事代为出席（委托书内容主要包括：本人不能出席的原因、代理人、代理事项、代理权限及有效期、双方签名等），不出席又无书面委托其他监事代为出席的则视为弃权； 3、开会时，首先由召集人、主持人说明召集的原因及会议所通知的事项（提案）等，介绍完基本情况后逐一提请与会监事就所议事项发表明确意见，同时发表自己的明确意见。 五、表决程序 1、监事会决议可采取记名投票表决，也可采用举手表决，但有监事提议采取投票表决时应采用投票表决，表决意向为：赞成、反对、弃权； 2、采取记名投票表决的，与会监事表决完后，监事会秘书应收集表决票并在一名监事的监督下进行统计； 3、会议主持人宣布统计结果； 4、监事会做出的决议必须经全体监事的 2/3 以上成员表决通过。 六、会议记录 1、监事会秘书做好会议记录，会议记录主要包括：会议届次及时间地点、会议召集人主持人、出席情况、提案及每位监事发表的意见和表决意向、提案的表决方式及结果等； 2、与会监事应对会议记录、决议记录等材料进行签字确认； 3、在决议公开之前，与会监事及其他与会人员应对决议内容保密。 七、会后落实及资料归档 1、监事应当督促相关人员落实监事会决议（最好建立监事会决议执行记录制度），监事会主席在以后的监事会会议上应通报已形成决议的执行情况； 2、监事会会议档案由监事会办公室保管，包括：会议通知、会议签到表、会议材料、表决票、与会监事签字的会议记录、决议记录等材料； 3、监事会会议档案的保存期限为10年。 八、信息披露 1、信息披露文件主要包括招股说明书、募集说明书、上市公告书、定期报告和临时报告等。其中： （1）上市公司应当披露的定期报告包括年度报告、中期报告和季度报告。年度报告应当在每个会计年度结束之日起4个月内（其中监事会应于每个会计年度结束后 45 日内完成上年度监事会工作报告并汇总到总裁办公室及证券部）；中期报告应当在每个会计年度的上半年结束之日起2个月内，季度报告应当在每个会计年度第3个月、第9个月结束后的1个月内编制完成并披露。第一季度季度报告的披露时间不得早于上一年度年度报告的披露时间； （2）上市公司应当披露的临时报告：董事会、监事会、股东大会决议；香港联交所和上海证券交易所上市规则规定的“须予公布的交易”；香港联交所和上海证券交易所上市规则规定的“关联交易”；担保事项；重大事项等。 其中，监事会应当在监事会会议结束后 1 个工作日内，将决议、决议公告和会议记录送交董事会秘书，由董事会秘书根据信息披露要求上报交易所，并联系披露有关信息。监事人员变动，由其本人自发生之日起 2 日内报送。 2、公司信息披露工作由董事会统一领导，董事会秘书具体负责。监事和监事会负责监督公司信息披露事项，并应确保有关监事会公告内容真实、准确和完整。监事个人非经董事会书面授权，不得对外发