接待客户验厂与考察工作指引.docVIP

普耐光电科技有限公司 文件类别 指引文件 制订日期 2009-6-8 版本 A0 文件名称 接待客户验厂与考察工作指引 文件编号 PEP/D-VP-001 页数 3- PAGE 3 聲明：○蓋上紅色受控印章方可視爲有效； 指 引 文 件 文件名稱：接待客户验厂与考察工作指引 部 门：总经办 文件編號:PEP/D-VP-001 版 本：A0 编 写： 审 核： 批 准： 生效 日期： 修订日期 修 订 内 容 版本 修订者 2009-6-8 第一次发行 A0 会签部门 □工程部______ _ □ PMC__ _ _ _ □ 仓管部 □制造部 □ 采购课_________ □ 设计部____ ___ □品质部_____ __ □ 业务部_____ __ □行政部____ _____ 分发份数 共 份 1、目的：为了做好客户考察和验厂的接待工作，以期获得客户的信任与好评，特做如下规定以规范相关工作行为与流程。 2、适用范围：公司全体部门 3．访客类型 3.1客户分类 合作中客户：有业务往来的客户； 潜在客户：对公司的产品有意向的客户； 贵宾参观：政府领导、社会名流以及国内外各大企业负责人； 社会团体：机关、事业单位或社会团体约定来厂参观者； 其他。 3.2批准权限:合作中客户来访，只需副总审核批准；潜在客户、贵宾参观、社会团体等来访需要总经理审核批准。 4、接待工作指定责任部门 4.1 品质体系、环保体系验厂：主接待部门为品质部； 4.2 SA8000体系验厂：主接待部门为行政部； 4.3 生产能力考察性验厂：主接待部门为业务部门； 4.4 其他：由总经办指定。 5、信息收集 5.1接口部门应收集与确认以下信息： “客户相关具体信息”指：客户公司名称、所在地；来访人数、姓名、职位、 性别等； “客户审验项目与要求”指：质量体系、环保体系、SA8000体系、研发技术与能力、生产制造体系与现场（要看哪些现场？是否要进车间？）等； “需陪同部门及人员”指：需会议集中陪同的人员、参观厂区和车间的陪同人员、查验各种资料和记录的陪同解说人员、就餐陪同人员等； “需准备的相关资料”指：样品、内部质检报告与记录、内部环境评测报告与记录、工程技术资料、生产现场报表与记录等； “接待标准与要求”指：客户到达我司的时间、迎接的人员、陪同的人员、讲解的人员、欢迎牌及水果和饮料、会议室及相关设备仪器和文具的准备、就餐安排、住宿安排、用车安排等。 6、具体要求与协调 6.1接口部门填写书面文件《接待客户申请表》呈报到总经办，由副总或总经理批准。经审批后，接口部门应邮件通知并组织所有相关部门做相应准备工作，抄送至总经理及总经理秘书处，总经办对整个接待前后的配合工作进行协调、跟踪与监督。 6.2接口部门起带领组织作用，召集相关部门负责人和重要资料保管、准备人员（如：客户审厂时要接触的部门，PMC、行政部、总经办等）开会，通报客户审厂内容与要求、以及各部门准备工作的时间要求，并进行统一协调；特殊情况（如临时参观）来不及开会时，各相关需配合部门以邮件或电话信息为基础开展接待工作。 6.3 行政部的迎接准备工作参照《接待客户申请表》，包括欢迎牌、迎接的人员、拖鞋、会议场所、饮料与水果、接送车辆的车型和车牌号（确认后不可随意更改）等，并邮件知会公司全体员工有客户来访等。掌握最新的信息与动态，随时与接口部门负责人沟通，必要时，经协商批准后，可做出适当的调整与变更。 6.4 品质部要收集并整理好需提供的品质资料。客户现场参观时，PQE要出现在该生产线巡检。 6.5 PMC部要排好客户验厂当天的生产计划，要有该客户的产品在产线上流转上线，与生产部门协商后指定生产线生产该产品；安排好生产物料。有问题及时汇报并解决。 6.6 生产部要检查好生产现场相应的SOP和其他相关表格、记录，并安排特别的生产人员（不要安排生手、品质意识差的人员）；做好车间6S工作。 6.7 PIE：检查SOP的版本，并监督生产状况，要在客户参观生产线时出现在该生产线上。 6.8 各部门在做资料准备时，如果有资料不齐全，或者资料原来就欠缺的，及时汇报，及时解决。 6.9 接口部门将以上信息与各部门确认完毕后，如有调整或变化，应及时将最新的信息状况即时通知到相关部门负责人； 7、责任追究 7.1 各责任部门负责人，应严格按照接口部门的需求，提供本部门范围内应提供的协助，全力配合接待工作。各部门内部的各项接待分工