浅谈企业涉外档案管理.doc

浅谈企业涉外档案管理 枣 2000黧锄r(管理与捷采)平羊4期L 浅淡企业涉外档案管理 孔凡海 企业涉外档案,是我国改革开放,发展外 向型市场经济形势下的新产物.如何开展企 业跨外档案管理,使之更好地为改革开放和经 济建设服务,是我们面临的新课题. 一 ,企业涉外档案的范畴 企业涉外档案即企业在生产经营活动中 产生的,涉及外事活动和出口产品,引进,涉外 项目的有关文件资料.主要包括国家和上级 主管部门,企业各级领导及有关部门形成的各 类涉外文件资料 企业涉外档案主要包括以下几个方面内 容: 1管理性涉外文件材料 管理性涉外文件材料主要包括国家及有 关上级领导部门,各级外事管理部门形成的关 于涉外工作的指令性,指导性文件;有关专业 部门形成的相应文件.如涉外法律条文,商务 纠纷仲裁,报告及税务等有关材料.以及本企 业有关涉外工作的规章制度,条例以及项目考 察谈判,协议,合同等成套性材料. 21进材料 企业在引进有关技术,设备的同时,必然 伴随有关设备和技术资料图纸的引进.即引进 资料.它既包括了有关技术图纸资料,也包括 了引进过程中的项目合同,协议,备忘录,谈判 记录,来往电函,设备发运单,装箱单,品质保 证书等.引进资料的涉外性是由引进工作的 涉外性决定的.企业引进资料不仅是企业宝 贵的科技财富.同时也是处理引进质量问题, 技术问题的涉外凭证.是企业涉外档案的组 成部分. 3.出口产品文件资料 企业在出口产品时.根据任务来源不同情 况.各国要求不一样,按时间的先后.项目内容 必然会产生技术谈判,商务谈判,议定书,议 书,设计合同,建造合同,技术设计基本情况, 国外船东退审图,施工设计,船舶设备翻译资 料,进口设备说明书,设备装箱单,授权书,制 造厂证书,交船签字文书,产品检查验收,出厂 证明书,完工文件,设备完工文件,收到国外文 件,电传汇集,发出文件,电传汇集等.如果是 出口军品,还会产生技术交底,技术培训图纸 资料等.企业出口产品涉外性是由出口产品 涉外工作决定的.出口产品文件资料不仅是 企业的宝贵技术财富,同时也是为处理涉外售 后服务,遗留问题,修理等提供资料,发挥作 用.它是企业涉外档案重要组成部分,也是企 业档案不可分割的组成部分. 4.有关财务文件 在出口产品,引进技术设备的同时,会形 成一整套报价定价清单,髓之必然发生一系列 交付,承兑业务,由此产生一系列商业发票,各 类长短期信用证以及关税和索赔材料.这些 在涉外工作中形成的各类财务文件也属于涉 外档案范畴.它是解决涉外经济纠纷的重要凭 据. 二,企业涉外档案的特点 企业涉外档案.是企业档案的组成部分, 与企业其他各类档案相比较.既有性质相同之 处,又有其独自特点,主要表现有以下几个方 面: 1.内容广泛 随着改革开放.企业出口产品,引进技术 设备也与日俱增.随之产生了大量涉外档案. 它既是企业生产管理形成的有关资料,也包含 企业发展所要遵循的中国法令法规,市场情况 (管与我求)2000年弟4期 驶相应的外国法令法规和市场资料,涉及面 广,内容广泛. 2.文种,形式,载体多样化 由于出口产品引进技术设备来自世界各 地,企业涉外档案文种也是多样的.其中尤以 奠,法,日等发达国家语种居多.有形式上,有 传真,信函,图纸,资料,机读文件等多种形式 载体多种多样.有纸张,胶片,磁盘,光盘等各 种形式,体现出现代企业高科技的特点. 3.呈阶段性 无论是出口产品还是引进技术设备,都是 按～定的计划,设计阶段和施工步骤开展和进 行的.因而形成的文件资料也是按一定阶段 分别收集保管,按年度或特点的阶段统一归 铛=如项目立项阶段,谈判阶段,设计阶段,施 工阶段等,分别形成立项资料,谈判资料,设计 资料,施工资料等.涉外档案与工程项目联系 密切,阶段性特点_J亡为突出. 4来源渠道多.分布广 涉外档案既来源于国内,也来源于国外. 既有本企业形成的,也有国级上级主管部门和 外经贸部门形成的,并且有关文件及技术,管 理资料分布于有关机构和个人手中,给涉外档 案管理带来了许多困难. 三,开展企业涉外档案管理 企业涉外档案管理,是市场经济条件下企 世档案管理面临的新课题.面对这一新生事 物,我们的涉外档案管理也处于尝试阶段.根 据有关管理标准和技术标准,结合我们的工作 买际,对涉外挡案管理做如下思考: 1理顺关系,集中管理 . 涉外档案是企业档案的组成部分,是/止业 生产经营活动的真实记录和反映,它蕴含着丰 富的科技经济信息,与其他各类档案一样构成 企业档案的整体.企业涉外档案形成部门应 将该档案归于所在企业综合档案管理. 2健全制度,统一标准 由于企业涉外档案具有阶段性,分散性, 多样性等特点.档案各类管理制度建立健全尤 为重要.其中包括涉外档案收集,整编,归档, 借阅,保管等各项制度,